高校圖書館辦公室在管理服務中的作用和服務方法變革探析

相 前

(連云港職業技術學院圖書館，江蘇 連云港 222000)

1 前言

傳統圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點，相應的建筑設施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網絡化進程的不斷加快，當代大學生對信息的需求和來源也發生了很大的變化，館內書籍已無法滿足學生對信息的需求，因此，高校圖書館必須對管理模式和服務方法進行變革，擴大服務范圍、及時更新信息、提高管理和服務水平，滿足大學生對信息和知識的需求，最大限度地發揮圖書館對學生教育的作用。而在圖書館管理服務的變革中，圖書館辦公室的作用和服務方法的變革至關重要。

2 圖書館辦公室的作用

高校圖書館作為構成高校教育系統的組成部分，是由多個業務部門組成的圖書館管理服務系統，是一個有機的整體。而圖書館辦公室則是負責綜合協調各個層次、各個方面工作的辦事機構，對圖書館的整體起著綜合管理的作用，主要負責圖書館的規章制度的修訂、進行內外聯系、協調館內業務、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設備管理和大量的行政事務，并且將認真貫徹執行黨和國家的各項方針政策以及學校的辦學任務，因此，辦公室工作涉及到圖書館的各個方面，是保證圖書館正常運行的不可忽視的重要環節。

2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用

圖書館辦公室雖具有一定的專業性，但區別于其他各業務部門，它不直接承擔業務工作，而是協助館領導處理圖書館的全面工作，它的工作范圍廣泛，起著承上啟下、溝通內外、聯絡各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門不同，涉及的工作不僅包括圖書館的日常業務和行政管理，還包括對館內各個部門的組織協調工作，不僅要認真執行領導安排的任務，還要對來館的學生負責，其工作具有一定的綜合性。

2.2 圖書館辦公室的服務作用

圖書館辦公室的工作還具有一定的服務性，對內辦公室要為領導提供全面、準確的資料，配合領導完成如接待類的工作，為館內的工作人員提供后勤保障;對外辦公室為學生提供一定的服務，諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環境等，同時為外來讀者辦證以及處理突發事件。

2.3 圖書館辦公室的規范作用

圖書館辦公室的工作之一就是負責全館規章制度的修訂、宣傳、監督執行。因此，辦公室對館內的工作制度、工作內容、工作程序、工作方法以及相應的標準和要求進行了統一的規定，使館內工作能夠有序的進行。

2.4 圖書館辦公室的協調作用

圖書館辦公室因其所處的特殊位置，承擔著領導與工作人員、領導與學生、工作人員與學生之間的協調任務，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。

2.5 圖書館辦公室的創新作用

處在新的歷史發展時期，高校圖書館改革與發展的任務十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡單化、程序化，陳舊保守的思想，樹立創新才能發展的觀念，積極探索，改革創新，優質高效地為圖書館黨政領導提供決策支持，為各部門工作的協調提供保障，為讀者服務工作的井然有序提供條件［2］。

3 圖書館管理和服務方法的變革

3.1 傳統的高校圖書館辦公室管理

隨著網絡信息的不斷發展，信息的增長速度不斷加快，信息來源也越來越多，信息的資源開始從紙質載體向電子、網絡載體轉型，傳統的圖書館管理模式和服務方式已達不到大學生以及其他讀者的需求，為適應這種轉變，圖書館的管理由館內向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務模式和理念都發生了很大的變化。

要完成這種轉變，我們必須認識到傳統高校圖書館辦公室的特點以及不足，才能從根本上完成這種轉型，傳統高校圖書館辦公室具有以下幾個特點:

3.1.1 服務的封閉性

高校圖書館，在長期的發展中，致使圖書館辦公室形成了為特定的區域、特定的范圍、特定的人群服務的模式，加上因人員、服務的有限，使得不能發揮更大的作用。

3.1.2 服務的滯后性

圖書館在發展過程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發展而逐漸確定的，其館內工作人員大多是由上級安排，在最初的發展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發展，以及圖書館自身的發展，傳統的辦公室管理服務模式已不能滿足社會和學生對信息的需求，效率低下，已滯后于圖書館的發展。

3.1.3 服務的被動性和單一性

傳統的辦公室服務大多是被動的，其服務多是在得知上級任務、部門反映、學生反映之后才開始的，具有一定的被動性，而且圖書館辦公室的服務對象相對固定，與校內的其他部門較少來往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。

因此對圖書館辦公室進行變革，主要從管理模式和服務方法上進行變革，才能使圖書館更好地服務于社會、服務于讀者。

3.2 對傳統圖書館辦公室管理的變革

3.2.1 改變服務理念，提供個性化服務

高校圖書館作為高校信息資源和知識的存儲地，不僅要儲存好館內的書籍和多媒體資源，要使圖書館的利用率得到提高，就必須轉變傳統的服務理念和方法。辦公室在做好館內文獻借閱、咨詢服務的基礎上，還應當根據不同專業的學生或學生的興趣愛好，提供不同的信息服務，并且根據以下信息需求的特點，提供信息服務:①隨著科技的發展，信息的載體逐漸多元化，如書籍、電子、網絡、聲像光盤等，已形成了多媒介并存、相互補充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對信息的需求范圍隨著時間、地域的不同，對信息的需求范圍也在發生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多，信息的內容也非常豐富，讀者對信息的需求不僅需要近期的，而且對回溯性的信息資源也有很大的需求。

因此，高校圖書館應逐漸完善圖書館的軟硬件設施，實現信息資源的集約化，根據圖書館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性，使圖書館辦公室在管理和服務上做到有針對性地開展服務，為讀者提供更好的信息資源。

3.2.2 轉變服務方式，提供人性化服務

傳統高校圖書館辦公室的服務主要是等待大學生進館借閱圖書，并且受到人員、經費、設備、體制的限制，使得高校圖書館辦公室的服務變得被動。因此，應采用主動的服務方式，為滿足大學生和社會讀者的信息需求，提供全面有效的信息服務，使圖書館的效益最大化，并主動與其他服務機構之間形成信息互補的機制，互通、共享資源，形成社會化的網絡信息服務體系，并發揮網絡優勢，通過郵件、傳真等方式，為讀者提供人性化、信息化、網絡化的信息服務。

3.2.3 整合信息資源，提高服務水平

隨著現代網絡技術的不斷發展，高校圖書館面臨著巨大的挑戰，要實現圖書館的價值，必須以讀者為中心，從讀者的需求出發，整合信息資源，提高信息利用率，首先辦公室應將圖書館自身所具備的資源，包括書籍資源、電子資源、視聽資源進行整合，并將其內容進行不同層次的劃分，以滿足不同需求的讀者，提高信息資源的有效利用率;其次，通過計算機網絡技術，建立虛擬圖書館，并按一定的主體，將不同的資源按類進行整合，滿足對不同信息的需求。因此，圖書館應在最短的時間以最高的效率，通過采集、收錄、管理、存儲的方式，將信息資源分層次地進行整合，方便讀者對信息的搜索和需求。

3.3 對傳統圖書館服務方法的變革

3.3.1 改善服務方式，提高服務效率

高校圖書館在長期的發展中，辦公室對圖書館內的書籍文獻主要是通過手工操作，進行登記、分類、編目等，隨著網絡的發展，建立了圖書館網站，進行虛擬圖書館操作，在網頁上設立導航，對學科、專業、主題等進行分類，利用網絡檢索，使讀者能夠更快地找到自己想要的信息，并對網絡信息進行共享建設，通過虛擬圖書館，提高資源的利用率。

3.3.2 利用網絡技術，創新服務平臺

當今世界是一個信息化的時代，網絡技術已深入各行各業，網絡已是生活中不可或缺的一部分，現代高校圖書館的服務平臺，已是集書籍、多媒體、網絡為一體的綜合性系統，對于高校圖書館的發展，必然與網絡密不可分，因此，圖書館辦公室應在網絡技術的基礎上，加強信息導航與信息內容的開發整理，整合信息化流程，利用網絡信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務，逐漸向網絡化發展。將圖書館的信息資源進行整合，建立一個共同的服務平臺，利用圖書館的先進設備和網絡技術開發數字化的信息資源，提高信息服務的效率。

3.3.3 創新管理制度，提高服務質量

傳統高校圖書館辦公室的主要職責是對圖書館內的信息資源進行管理，并盡可能多的將信息資源提供給學生或讀者，隨著時代的發展，學生或讀者對信息資源的獲取渠道也越來越多，但是往往找不到自己想要的資源，因此，高校圖書館要為學生或讀者提供及時、有效、具有針對性的信息資源，首先必須要對圖書館辦公室的管理制度進行創新，才能夠解決本領域較為深層次的問題。為了達到更好的服務效果和效益，應做到以下幾點工作:首先，要了解大學生或讀者的需求，辦公室可以組織定期調查。其次，對有關的學科信息資源進行搜集和整理，建立數據庫，并利用網絡技術提供導航，方便讀者搜索和提供更全面的資源;再次，對于建立起來的信息資源數據庫，應加強宣傳和培訓，讓大學生讀者及相關的讀者了解信息資源數據庫的使用方法，并開設相應的咨詢服務臺;最后，加強與學院的其他院系的合作，并為相關的院系提供相應的學科資源，提供相應的咨詢服務和業務指導等。

3.3.4 加強溝通交流，提高工作效率

高校圖書館的建立，是為了給大學生或相關的讀者提供有效的信息服務，其本質就是服務學生或讀者，因此，圖書館辦公室應將工作的重心放在服務學生上，同時，為了增加學生或讀者對圖書館的了解，應讓學生或相關的讀者參與到圖書館的管理中，因為他們最了解讀者需要什么樣的信息和服務，因此加強與學生和相關讀者的溝通與交流，可以增進相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相關的反饋機制，搜集讀者的需求和建議，對圖書館的管理進行調整，提高服務質量，改善服務內容，滿足讀者需求，提高工作效率。

4 結語

高校圖書館辦公室的工作是圖書館管理中的重要組成部分，做好辦公室工作，對于提高圖書館的服務質量至關重要，隨著網絡技術的發展，圖書館的管理方法也在不斷變化，只有不斷提高圖書館的管理水平和改善服務方法，才能提高圖書館的服務質量，并根據現代圖書館的發展要求，將高校圖書館建設成為適應網絡化、信息化的數字圖書館。

［1］劉華梅.怎樣做好圖書館辦公室主任工作［J］.圖書館建設，1999(3).

［2］黃美英.高校圖書館辦公室管理工作探討［J］.黎明職業大學學報，2008(3).

［3］周建強.漫議高校圖書館辦公室的工作意識［J］.文獻信息管理，2007(4).

［4］李雅.提高圖書館辦公室工作水平的幾種有效途徑［J］.科技情報開發與經濟，2009(5).