中小企業(yè)會計信息化實施探討

□文/李讓紅 魏祥健

（1.重慶市龍力房地產(chǎn)開發(fā)有限公司；2.重慶科技學(xué)院 重慶）

會計信息化是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實踐中的簡稱，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)橛嬎銠C(jī)會計信息系統(tǒng)。而在數(shù)量眾多的中小企業(yè)中，會計信息化的應(yīng)用缺乏全企業(yè)的參與，會計信息化的實現(xiàn)只對財務(wù)部門產(chǎn)生了影響，全企業(yè)無法感受到會計信息化帶來的便利，人們對會計信息化還存在許多誤解。本文將從會計信息化的各個基本內(nèi)容出發(fā)，對我國中小企業(yè)會計信息化存在的問題進(jìn)行分析，指出其不足之處，給出應(yīng)對的措施，提出正確的發(fā)展方向，以期對我國會計信息化的發(fā)展助力。

一、我國中小企業(yè)會計信息化存在的問題

通常，企業(yè)資源問題是制約中小企業(yè)信息化的主要瓶頸之一，根據(jù)研究與實踐分析表明，中小企業(yè)在會計信息化實施過程中主要存在以下問題：

（一）缺乏對自身會計信息化條件的正確評估。中小企業(yè)普遍對自身管理上存在的問題、自身信息化的基礎(chǔ)缺乏正確的評價。如沒有判斷企業(yè)的類型，是創(chuàng)業(yè)型企業(yè)還是依托型企業(yè)，是流程類企業(yè)還是離散型企業(yè)。自身問題的發(fā)現(xiàn)決定著會計信息化目標(biāo)的確定（是管理改進(jìn)還是由系統(tǒng)解決），進(jìn)而決定會計信息化實施是否成功。由于會計信息化評估體系的缺乏，導(dǎo)致企業(yè)信息化目標(biāo)不明確，甚至對是否搞信息化持觀望態(tài)度，不了解管理上的問題正嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展，不了解信息化能夠解決的正是管理上的問題，不了解過去的優(yōu)勢正在消失，如規(guī)模、品牌、成本、技術(shù)、市場等，不了解競爭的焦點是什么，從而容易導(dǎo)致企業(yè)陷入“IT 黑洞”。

（二）會計網(wǎng)絡(luò)化缺乏系統(tǒng)性。網(wǎng)絡(luò)化是會計信息化的前提，有關(guān)資料表明，中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)性和網(wǎng)絡(luò)化程度不高，不能使會計信息系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)充分共享數(shù)據(jù)，造成了信息資源和人力資源的極大浪費，會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)性有待提高。在傳統(tǒng)的會計電算化系統(tǒng)下，只能通過打印的報表數(shù)據(jù)或通過軟盤報送的方式，這樣無疑增加了數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹芷冢瑫r更會因為打印報表數(shù)據(jù)的錯誤、軟盤損壞和病毒感染等因素，造成會計數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，導(dǎo)致錯誤的發(fā)生。與會計網(wǎng)絡(luò)化要求相悖，中小企業(yè)會計信息系統(tǒng)之間缺乏協(xié)作。選用的會計軟件通常只限于財務(wù)部門使用，其他如人事、生產(chǎn)、采購等部門所產(chǎn)生的與會計信息緊密相連的信息不能實現(xiàn)很好的銜接。同時，與企業(yè)外部信息系統(tǒng)分割，大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)仍需通過人工開具、傳遞單證，如納稅申報，企業(yè)仍需定期持有關(guān)打印好的財務(wù)報表到稅務(wù)部門申報納稅。

（三）對ERP認(rèn)識存在多個誤區(qū)。會計信息系統(tǒng)是ERP的一個子系統(tǒng)，ERP的成功實施也就意味著企業(yè)的會計信息化程度較高，但中小企業(yè)在ERP實施上存在以下誤區(qū)：

1、將ERP視為普通辦公軟件。有的人認(rèn)為實施ERP就是花錢買來一套軟件系統(tǒng)，以為可以像辦公軟件一樣購買回來就可以使用，把ERP首先看成是軟件問題，然后才是管理問題。這種認(rèn)識上的錯誤導(dǎo)致許多企業(yè)將ERP項目預(yù)算的90%都花在購買功能齊全的ERP軟件系統(tǒng)上，而忽視了對人員的培訓(xùn)和系統(tǒng)流程的調(diào)整。

2、過高估計實施ERP及其流程重組產(chǎn)生的費用。由于ERP首先是在一些大企業(yè)中引入實施并獲得成功的，實施費用動輒數(shù)十萬、百萬，甚至千萬，從而使許多人產(chǎn)生了一種錯誤的認(rèn)識：實施ERP費用昂貴，中小企業(yè)無力支付。另外，流程的重組必然會觸發(fā)已經(jīng)對舊管理流程輕車熟路員工的情緒外，流程上的不合理也會使人力資源的合理配置受到約束。

3、對ERP的投資回報期望存在偏差。目前，一些企業(yè)無法正確評價ERP系統(tǒng)的真實價值，要么把它看成是包治百病的靈丹妙藥，認(rèn)為企業(yè)的所有問題都可以通過實施ERP來解決；要么認(rèn)為ERP是雞肋，沒有多大價值。這兩種認(rèn)識都把實施ERP的投資回報極端化了。

4、對ERP功能缺乏完全了解。很多使用了ERP的部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為：ERP的功能僅僅停留在庫存、物流、財務(wù)、會計的層面上，甚至認(rèn)為ERP的使用只是把財務(wù)或倉庫管理（盡管目前公司的倉儲管理還不夠完善）的工作轉(zhuǎn)嫁到其他部門罷了。

二、我國中小企業(yè)實施會計信息化的建議

（一）建立會計信息系統(tǒng)，正確選擇財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的財務(wù)軟件。建設(shè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的計算機(jī)會計信息系統(tǒng)，可以自行開發(fā)，也可以委托開發(fā)，還可以聯(lián)合開發(fā)，但對規(guī)模不大，業(yè)務(wù)量不多的中小企業(yè)來說，一般選用通用財務(wù)軟件。業(yè)務(wù)量小的可以采用單機(jī)版，業(yè)務(wù)量大的可以采用網(wǎng)絡(luò)版（局域網(wǎng)）。核算和管理要求高、條件具備的中小企業(yè)，可采用基于Internet網(wǎng)絡(luò)的B/S模式。B/S模式是基于瀏覽器界面的網(wǎng)絡(luò)操作、數(shù)據(jù)實時傳輸?shù)募刑幚頃嬓畔⑾到y(tǒng)模式。“財務(wù)業(yè)務(wù)一體化”的特點是以賬務(wù)處理系統(tǒng)為核心，通過“庫存管理系統(tǒng)”和“資金系統(tǒng)”集成了“采購、生產(chǎn)、銷售”三個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動，加強(qiáng)了中小企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的管理和控制。利用財務(wù)軟件強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理功能，為編制和提供管理決策所需的各種報表信息，提供了清晰的數(shù)據(jù)和信息層次。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部會計控制，確保會計資料合法、完整、正確

一是加強(qiáng)采購活動的內(nèi)部會計控制。采購業(yè)務(wù)流程，從采購計劃、采購臺同、驗收入庫直到付款。其中內(nèi)部會計控制的兩個重要環(huán)節(jié)是收貨與付款。輸入要求：嚴(yán)格根據(jù)“驗收入庫”和附件“送貨清單”錄入系統(tǒng)，物資主管進(jìn)行審核；輸出要求：“庫存管理系統(tǒng)”的“采購”模塊，輸出供應(yīng)商的供貨數(shù)量、單價、金額，與“資金管理系統(tǒng)”的“付款”模塊輸出的信息核對。

二是銷售活動的內(nèi)部會計控制。銷售業(yè)務(wù)流程，從客戶訂單、銷售合同、收款到發(fā)貨。其中內(nèi)部會計控制的兩個重要環(huán)節(jié)是：收款與發(fā)貨。輸入要求：嚴(yán)格根據(jù)“銷售出庫單”和附件“銷售合同”錄入系統(tǒng)，由銷售主管進(jìn)行審核；輸出要求：“車間管理系統(tǒng)”的“銷售”模塊，輸出客戶的商品數(shù)量、單價、金額，與“資金管理系統(tǒng)”的“收款”模塊輸出的信息核對。

三是生產(chǎn)活動的內(nèi)部會計控制。生產(chǎn)活動流程，從生產(chǎn)計劃領(lǐng)料質(zhì)量檢驗到完工入庫。其中，內(nèi)部會計控制的兩個重要環(huán)節(jié)是：領(lǐng)料與產(chǎn)成品（半成品）完工入庫。物料的編碼和分類是計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部會計控制關(guān)鍵。輸入要求：嚴(yán)格根據(jù)“領(lǐng)料單”和“入庫單”錄入系統(tǒng)，由生產(chǎn)主管進(jìn)行審核；輸出要求：“庫存管理系統(tǒng)”的“生產(chǎn)領(lǐng)用”模塊，輸出各車間各部門各產(chǎn)品消耗領(lǐng)用的材料（或半成品）的數(shù)量、單價、成本，與“資金管理系統(tǒng)”的“付款”模塊輸出的各車間各部門的費用數(shù)據(jù)核對。通過“完工產(chǎn)品”模塊，輸出各車間各部門各種產(chǎn)品（半成品）的完工人庫數(shù)量，與“資金管理系統(tǒng)”的“付款”模塊輸出的工資信息核對。

（三）完善管理信息系統(tǒng)。通過會計信息化的推進(jìn)，借助信息化手段，不斷完善會計信息化平臺的設(shè)置，逐步實現(xiàn)系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一。從對外的業(yè)務(wù)受理、采購、內(nèi)部的辦公自動化、人力資源管理、工程項目管理、預(yù)算編制與分析跟蹤、管理會計、統(tǒng)計信息等諸多系統(tǒng)進(jìn)行整合，實現(xiàn)自動化的信息系統(tǒng)，積極與銀行等外部機(jī)構(gòu)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接或電子化服務(wù)協(xié)議，完善企業(yè)的系統(tǒng)化建設(shè)。其結(jié)構(gòu)如圖1所示。（圖1）

圖1 企業(yè)管理信息系統(tǒng)

1、財務(wù)會計系統(tǒng)。財務(wù)會計系統(tǒng)即為我國通常意義上所說的“會計電算化”，它以財務(wù)會計系統(tǒng)實現(xiàn)計算機(jī)信息化管理為目標(biāo)，由賬務(wù)處理（或稱總賬）、工資管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理、往來管理、會計報表等子系統(tǒng)組成；它側(cè)重于資金價值流的管理。總賬系統(tǒng)的核心工作是填制記賬憑證，并進(jìn)行憑證記賬、管理賬簿、出納管理等。工資管理系統(tǒng)主要是進(jìn)行工資發(fā)放管理、計提工資及工資附加費等。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要進(jìn)行固定資產(chǎn)增、減、存管理，并進(jìn)行折舊或減值準(zhǔn)備的計提與核算。資金管理系統(tǒng)主要進(jìn)行集團(tuán)內(nèi)部存、貸款的管理與計息。往來管理主要進(jìn)行客戶、供應(yīng)商的管理。報表系統(tǒng)主要進(jìn)行財務(wù)會計報告的編制與分析等。

2、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。它包括業(yè)務(wù)循環(huán)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)；就工商企業(yè)而言，業(yè)務(wù)系統(tǒng)即是供應(yīng)鏈系統(tǒng)，也稱購銷存系統(tǒng)。供應(yīng)鏈循環(huán)管理系統(tǒng)以機(jī)內(nèi)原始單據(jù)為手段，對購貨與付款循環(huán)、銷售與收款循環(huán)、倉儲物流等進(jìn)行業(yè)務(wù)流、工作流管理。購貨與付款循環(huán)的機(jī)內(nèi)原始單據(jù)，主要有采購訂單采購入庫單、采購發(fā)票、付款單；銷售與收款循環(huán)的機(jī)內(nèi)原始單據(jù)，主要有客戶訂單、銷售出庫單銷售發(fā)票、收款單；倉儲管理的機(jī)內(nèi)原始單據(jù)，主要有商品調(diào)撥單、商品移庫單、盤盈盤虧單、組裝拆卸單等。業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)可將業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)會計系統(tǒng)結(jié)合，實現(xiàn)對物流、資金流、信息流和工作流的綜合管理。它實現(xiàn)管理的手段是，將業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的原始單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)核算，并生成記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。

3、管理決策系統(tǒng)。管理決策系統(tǒng)包括財務(wù)分析與預(yù)算、業(yè)務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢和決策支持等系統(tǒng)。比較成熟的是財務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢等子系統(tǒng)。需說明的是，計算機(jī)會計信息系統(tǒng)一般沒有生產(chǎn)成本核算子系統(tǒng)，它一般是管理信息系統(tǒng)軟件中生產(chǎn)制造系統(tǒng)的組成部分。因為不同企業(yè)的生產(chǎn)性質(zhì)、工藝流程和管理要求有很大的區(qū)別，單純?yōu)樯a(chǎn)成本核算設(shè)計的系統(tǒng)，應(yīng)用受到限制。

三、完善措施

（一）加強(qiáng)職責(zé)分工。職責(zé)分工必須將系統(tǒng)開發(fā)部門與系統(tǒng)應(yīng)用部門的職責(zé)相分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)，通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工來補救不相容職能集中化的不足。

（二）加強(qiáng)人員管理與培訓(xùn)。企業(yè)必須重視對管理人員的選用培訓(xùn)，會計信息系統(tǒng)建設(shè)得再完善，若沒有稱職的人員來執(zhí)行，也不能發(fā)揮作用。管理人員應(yīng)既熟悉會計業(yè)務(wù)，又能進(jìn)行軟件分析，同時還應(yīng)具備較高的職業(yè)道德。因此需要加強(qiáng)人員選用控制，定期進(jìn)行培訓(xùn)與考評，獎優(yōu)罰劣。

（三）加強(qiáng)會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制。目前，企業(yè)在會計電算化進(jìn)程中主要存在的問題是數(shù)據(jù)的安全保密性差，這也是企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)。可以從如下方面來加強(qiáng)這一環(huán)節(jié)：

一是系統(tǒng)環(huán)境控制。環(huán)境控制指計算機(jī)機(jī)房的環(huán)境和各種技術(shù)安全要求以及磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存儲體的存放和保護(hù)。計算機(jī)機(jī)房應(yīng)該符合技術(shù)要求和安全要求，應(yīng)充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術(shù)條件；對用于數(shù)據(jù)備份的U盤、光盤等存貯介質(zhì)應(yīng)注意防潮防磁，對于環(huán)境安全要定期檢查并做好記錄。

二是軟、硬件安全控制。會計電算化系統(tǒng)的可靠運行要依賴于硬件設(shè)備，關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。要注意應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺的大系統(tǒng)。

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