論出口跟單的要素及相互關系

柳 昊 柳仕超

(1.中南財經政法大學，湖北 武漢 430073;2.廣東白云學院，廣東 廣州 510450)

一、出口貿易的基本流程

出口貿易的基本流程分為出口前的準備工作、對外進行洽談與履行合同三個階段，詳見以下流程圖。

從以上流程圖來看，出口貿易跟單從接單、落實訂單到交單結匯，環節多且程序復雜。初做外貿的業務人員常常顧此失彼，易出錯，給公司造成損失。筆者認為外貿跟單的流程看似復雜，但只要理清外貿跟單工作的要素，抓住重點，跟單工作就變得簡單易行。

二、出口貿易跟單的要素

簡而言之，出口貿易跟單的流程就是接單→落實訂單→跟單出貨→制單結匯，其要素包括“貨、證(款)、船、單”四個方面，跟單工作即是“跟貨、跟證(款)、跟船、跟單”。現將這四個要素詳解如下:

(一)跟貨

“跟貨”就是接單(貨)→落實訂單(貨)→出貨。

1.接單

接單(貨)是落實訂單(貨)和出貨的前提。接單(貨)是一項復雜和技巧性較強的工作，外貿業務員要想多接訂單，須了解公司的產品和其銷售市場，盡可能詳細地收集客戶資料，充分利用身邊的資源尋找客戶并設法接近客戶;詢盤時要謹防客戶套價，還盤須提及所有異議;了解構成有效接受的條件;收到客戶訂單一定要仔細審查。如果要與客戶進行商務談判來確認訂單，商務談判前要做充分準備，做到知己知彼，談判之中要注意技巧;慎重對待每項每款，根據業務需要選擇合同訂立形式，對合同的內容了解透徹，如數量、品質條款須明確具體;包裝條款應避免含糊規定;價格條款要選擇適當價格術語;裝運條款應明晰;支付條款應加倍重視;保險條款應確定投保險別;檢驗與索賠條款要規定清楚;不可抗力條款一定要提出;仲裁條款要擬訂適當;合同簽訂前要細心核對。

2.落實訂單

落實訂單(貨)直接關系到能否按照合同的規定準時、順利出貨。按照《國際銷售合同公約》的規定，按合同交付貨物、移交單據和轉移貨物的所有權是賣方的三項基本任務。

落實訂單(貨)時，專業外貿公司須安排好采購計劃，外包生產須小心選擇加工企業。自產自銷型企業的外貿跟單員須協調采購人員采購需要的原輔材料;協助生產管理人員編制生產計劃，做好生產日程安排，貨物的數量必須符合出口合同的規定，且由于產品合格率難以達到百分之百故下單時最好留有余地;協調車間解決生產中出現的各種問題，嚴把質量關，貨物品質必須與合同規定相一致;貨物備妥的時間應與合同和信用證規定的裝運期相適應;交貨期若有延誤要及時處理，與客戶充分溝通，避免造成客戶索賠。

3.出貨

出貨是跟單的重要環節。發貨前跟單員要選擇適宜的運輸方式，一定要客戶確認發貨裝箱資料，接到客戶出貨通知即開立出貨單，認真計算裝柜的貨物數量，以節省運費;出口貨物需提前三四天聯系出貨事宜，以留出制單、報檢報關的時間;出貨時最好到現場監督裝貨，防止出現貨損、裝柜不滿或裝不完貨的情況，出貨后要第一時間通知客戶發貨的時間和裝箱資料。貨物到達目的地后，還需同客戶溝通，取得反饋資料，如進口國的貿易政策的變化、市場的信息、用戶對產品的意見和產品的銷量等，以利于以后改進產品，提高服務質量，為同客戶建立長期的合作關系打好基礎。

(二)跟證(款)

“跟證”意指催證→審證→改證;跟款即跟蹤貨款的收付。

1.催證

信用證結算的條件下，為保證出口合同和信用證的順利執行，外貿跟單員在以下四種情況下應向買方催證:①在合同規定的期限內買方未及時開證;②簽約時間與履約日期較遠，應及時提醒對方開證;③賣方貨已備妥，并打算提前裝運;④買方資信欠佳。

2.審證

賣方收到信用證后，跟單員首先要讀懂信用證，明確相關條款要求，全面考慮實際業務情況，并根據合同和《UCP600》審核信用證的條款是否與合同相符、是否符合《UCP600》有關規定和查找信用證中的不符點。

審核信用證要點包括:①開證銀行的資信及信用證的有效期;②受益人的名稱、地址是否正確;③付款期限(即期、遠期)是否與合同一致;④裝運期的規定是否符合合同的要求;⑤運輸條款(分批裝運、轉運)是否可接受;⑥商品的描述、單價、總值是否與合同一致;⑦保險條款是否與合同一致;⑧單據條款是否可接受;⑨銀行費用條款是否合理;⑩檢查信用證中是否有“陷阱條款”。

所謂“陷阱條款”，即信用證中的“軟條款”，主要有:①附加生效條件，拖延信用證的生效時間;②規定苛刻的條件，使條款難以執行;③受益人憑買方簽發的貨物收據議付。如信用證暫不生效條款;細分價格和認證的發票條款;限制運輸的提單條款;規定內容的證明書條款;指定商檢的檢驗證書條款;交單和付款的特別條款等。

對于信用證的“軟條款”，跟單員應有效加以防范。一是要嚴格審證，及早發現“軟條款”，提出修改;二是對“軟條款”不能做到的堅決修改，不要急于出貨，能做到的盡量不改，盡快處理，以提高出口跟單的效率。

3.改證

跟單員在審核信用證發現不符點后，要及時提出修改，以保證訂單的順利履行。信用證的修改應掌握的原則和應注意的問題:①信用證的修改必須經過各有關當事人全部同意后，方能有效;②對于那些非改不可的不符點堅決要改，對于那些可改可不改的不符點要酌情處理;③對多項信用證的不符點，受益人只能全部接受或全部拒絕，不能只接受一部分而拒絕另一部分;④一份信用證有幾處需要修改的不符點，應集中一次通知開證人辦理，并提出具體的修改要求，不可多次提出修改。

在匯付或托收結算的方式下，外貿業務員跟款要控制風險。匯付結算時，如T/T付款，最好能要求客戶先付款后發貨，至少要求客戶先付兩至三成的訂金，收到訂金后再安排發貨，并且在收到余款后再放單給買方，不可先發貨后收款。托收(如D/P，D/A)結算時，一定要先調查買方的信譽和支付能力。對于信譽好的老客戶，可考慮采用即期付款交單(D/P)的方式，慎用遠期付款交單和承兌交單(D/A)付款方式。對于新客戶，D/P和D/A最好不要考慮使用，可選用信用證或匯付的方式結算貨款，以防范風險。

(三)跟船

“跟船”即租船訂倉、辦理貨物出運手續以及辦理報檢、報關和投保。

1.租船訂倉

發貨前跟單員要查看船期表，填寫出口貨物托運單(B/N)。貨物應在合同或信用證規定的裝運期內出運。運輸單據的簽發日期視作裝運日期，不能遲于信用證或合同規定的最遲裝期。貨物裝運后，出口方應立即向進口方發出裝運通知(Shipping Advice)，以便對方及時辦理投保或做好接貨準備工作。裝船完畢后，由船長或運輸代理公司簽發正式提單。

2.報檢

進出口貨物的檢驗檢疫流程為:報檢(審單)→施檢部門接單→現場查驗或取樣檢驗、檢疫、鑒定→出具檢驗檢疫結果→計費(收費)→出證。

出入境貨物報檢的要求及應注意的問題有:①報檢的時限和地點。出口貨物最遲應在出口報關或裝運前報檢，報檢地點原則上應堅持產地檢驗檢疫;②準確填制《報檢申請單》，內容包括品名、規格、數量/重量、包裝、產地等項;③報檢時應附的資料包括合同、信用證、廠檢單、發票、裝箱單等。

3.報關

進出口貨物的通關基本流程是:申報→查驗→征稅→放行。報關員須準備好相關單證向海關申報，主要包括發票、裝箱單、產地證、提單、配額證、許可證和登記證等。

一般來說，企業應在貨物的實際進出境口岸辦理申報。另外經海關批準，企業可以不在貨物的進出口口岸而是在鄰近企業的內地海關辦理申報業務。

報關員填好出口貨物的報關單后，必須如實、及時向海關申報(出口貨物的報關時限為裝貨前24小時)，到現場交單、配合查驗、納稅、放行。出口貨物不可少出多報，低出高報。如進口貨物不可多進少報，高進低報一樣。否則就是嚴重的違法行為。

4.投保

凡按CIF和CIP條件成交的出口貨物，由賣方辦理投保手續。在辦理時，跟單員應根據出口合同或信用證規定，在備妥貨物，并確定裝運日期和運輸工具后，按規定格式逐筆填制保險單，具體列明被保險人名稱，保險貨物項目、數量、包裝及標志，保險金額、起止地點、運輸工具名稱，起止日期和投保險別，送保險公司投保，繳納保險費，并領取保險單。如果發生了貨損，應向承運人或保險公司提出索賠。

辦理保險時須遵循五個基本原則:最大誠信原則;可保利益原則;損失補償原則;代位追償原則;近因原則。

(四)跟單

“跟單”即制單結匯。出口貨物裝運后，跟單員應立即按信用證或合同的規定，正確繕制全套單據，包括匯票、發票、裝箱單和出口收匯核銷單，并取得海運提單、產地證明書、保險單和檢驗證書。在信用證規定的有效期和交單期內送交銀行，辦理結匯，結匯后再去銀行和外匯管理局辦理核銷手續。

制作審單的基本原則是正確、完整、及時、簡明、整潔。要求是“五個一致”，即單同一致、單證一致、單單一致、單貨一致、單據與慣例一致。

如果出口的產品可享受國家出口退稅，跟單員須向國稅局提交“三單兩票”，即出口貨物報關單、出口收匯核銷單、銀行結匯水單、出口發票和增值稅票，貨物報關出口之日起90天內(遠期收匯180天除外)辦理退稅申報。

綜上所述，外貿出口跟單的工作可簡化為:

三、出口跟單要素的相互關系

在出口合同履行過程中，以上四個要素之間相互關聯，環環相扣，構成了一個完整的外貿跟單流程，一個環節出了問題，就會影響其他，從而影響到出口合同的順利履行。因此理清和處理好跟單各要素之間的關系，對出口貿易合同順利履行至關重要。

四個要素中“款”是核心，“貨”是重點，“船”、“單”要與之同步，如果在訂船和裝運環節銜接不好，就會導致貨物不能及時出運;制單交單不符，即使賣方嚴格按照合同交貨，也會導致銀行拒付貨款，給賣方造成損失。因此，“款”、“貨”、“船”、“單”之間須相互銜接，協調平衡。具體來講，操作過程中外貿跟單員應做好“四排”、“三平衡”。

“四排”是指以買賣合同為對象，根據合同項下的信用證是否開到，貨款是否收到、貨物是否備妥，按四種情況進行分析排隊，即“有證(款)有貨”、“有證(款)無貨”、“無證(款)有貨”、“無證(款)無貨”。

“四排”原則是在出口貨物排單時，首先安排“有證(款)有貨”的訂單，即公司有現貨，并且有信用證(即買方已開來信用證)或已收到買方訂金、貨款的貨物，這樣賣方就可早交貨，早交單，早結匯。其次安排“有證(款)無貨”的訂單，即收到買方已開來信用證或訂金、貨款后，按計劃安排貨物的采購、生產，以保證按合同或信用證規定的日期出貨。“無證(款)有貨”應放在第三位，賣方應催促買方盡快開證或付款、收到證或款后再出貨，不可先出貨后收款，以降低出口收款的風險。對于“無證(款)無貨”，只有一紙合同的訂單，則應排在最后，視款或證落實的情況再做安排，如果款或證無法落實，就只有終止履行合同。

“三平衡”，即以合同或信用證為依據，根據合同或信用證規定的裝運期的遠近，結合貨源和運輸能力的具體情況，分輕重緩急，力求做到“貨、船、單”三要素的協調平衡和有效銜接，即及時備貨，提前租船訂艙，按時出貨，及時制單交單結匯。跟單過程中如果出現問題，跟單員應想方設法予以解決，盡量避免“貨等船”或“船等貨”;制單出錯或交單延遲;無證(款)出貨后收不到貨款的情況，應最大限度地降低出口的風險。

總之，外貿跟單員只要明確上述出口跟單工作的四個要素，熟悉各個要素的內涵和相互關系，并在合同履行的過程中做好“四排三平衡”工作，使各個要素緊密銜接，就能化繁為簡，提高效率，做好出口跟單工作。