優惠活動在文獻傳遞服務推廣中的作用及改進措施——以CASHL文獻傳遞優惠活動為例

●肖 景（華中師范大學 圖書館，武漢 430079）

文獻傳遞作為現今最有效的資源共享的方式之一越來越受到各個圖書館的重視，越來越多的讀者也開始關注和使用圖書館的文獻傳遞服務。但相對于圖書館的其它免費服務而言，文獻傳遞作為一項計費服務，其推廣和使用在一定程度上受到了費用的制約。很多圖書館為了推廣文獻傳遞服務，對使用文獻傳遞服務的讀者進行了不同比例的補貼，如華中師范大學圖書館對申請期刊文章的讀者補貼70%，對申請圖書、學位論文以及其他類型文獻的讀者補貼50%。但從圖書館目前的服務現狀來看，還是有不少讀者在使用文獻傳遞服務時因為其費用高而選擇放棄。如何采取更多的優惠活動吸引和鼓勵讀者來使用圖書館的文獻傳遞服務是每個圖書館都在積極思考的問題。最近幾年開始的CASHL文獻傳遞優惠活動給讀者帶來了福音。

CASHL全稱為“中國高校人文社會科學文獻中心”（China Academic Social Sciences and Humanities Library），它是由若干所具有學科優勢、文獻資源優勢和服務條件優勢的高校圖書館組成的虛擬信息服務機構，通過有計劃地、系統地引進國外人文社會科學期刊，并利用網絡提供文獻傳遞服務，從而為全國高校乃至其他科研單位提供高水平的文獻保障。［1］

1 文獻傳遞優惠活動的內容與方式

CASHL在全國有五個區域中心，分別設在東北的吉林大學、華東的南京大學、華中的武漢大學、華南的中山大學和西部的四川大學，基本上覆蓋了全國的各個大區。它們在CASHL統一規劃下，負責本區域的資源建設和在全國范圍內開展文獻服務。目前，CASHL已擁有250多家成員館，包括高校圖書館和其它人文社會科學研究機構等，文獻傳遞個人用戶突破 20000 個。［2］

2004年CASHL正式啟動服務以后，本著資源共享、服務大眾的原則，分不同區域有計劃、有規律的在全國范圍內開展文獻傳遞優惠活動，在優惠活動期間，免費為成員館讀者提供館藏文獻。以華中地區為例，CASHL近3年在華中地區舉辦的文獻傳遞優惠活動如表1所示。

表1 CASHL近3年在華中地區舉辦的文獻傳遞優惠活動

表1中的數據顯示，2009年CASHL共舉辦了3次文獻傳遞優惠活動，2010年CASHL共舉辦了4次文獻傳遞優惠活動，無論是優惠次數，還是優惠時間的長度，2010年的優惠幅度都超過了2009年，2011年截至10月30日為止，CASHL已經舉辦了2次文獻傳遞優惠活動。總的來說，CASHL一般每年固定有兩次文獻傳遞優惠活動，上半年3月份一次，下半年9月份教師節一次。最近3年CASHL文獻傳遞優惠活動越來越多，優惠時間也越來越長，從最初優惠周變成了現在的優惠月。

2 文獻傳遞優惠活動對文獻傳遞服務推廣的作用

2.1大幅度提高了文獻傳遞申請數量

以華中地區華中師范大學圖書館為例，該館近3年在CASHL文獻傳遞優惠活動期間以及全年讀者提交文獻傳遞申請的情況如表2所示。

表2 華中師范大學圖書館近3年文獻傳遞申請數量

從表2中的數據可以看出，2009年華中師范大學圖書館在CASHL文獻傳遞優惠期間申請數量超過了圖書館全年文獻傳遞申請總量的三分之二；2010年，華中師范大學圖書館在CASHL文獻傳遞優惠期間文獻傳遞申請數量超過了2009年CASHL文獻傳遞優惠期間申請數量，并占圖書館全年文獻傳遞總量的77.6%；2011年華中師范大學圖書館CASHL文獻傳遞優惠期間的文獻傳遞申請數量又超過了2010年CASHL文獻傳遞優惠期間申請數量，占圖書館全年文獻傳遞申請總量的比例更是攀升到了85%。由此可見，在CASHL文獻傳遞優惠活動期間，文獻傳遞申請量大幅度攀升，占圖書館全年文獻傳遞申請總量的比例非常大，近3年都超過了70%。

2.2 擴大了讀者受益面

隨著CASHL文獻傳遞優惠活動逐年廣泛深入的開展，CASHL文獻傳遞優惠活動越來越多，CASHL文獻傳遞申請數量越來越大，圖書館全年文獻傳遞申請數量也越來越大，這意味著使用CASHL文獻傳遞服務的讀者越來越多。通過CASHL文獻傳遞優惠活動的不斷舉辦，享受文獻傳遞服務的讀者受益面也越來越廣。

2.3 啟動了一部分潛在用戶

以前沒有使用過圖書館文獻傳遞服務的讀者通過CASHL文獻傳遞優惠活動了解了文獻傳遞服務，了解了CASHL的特點和優勢，不僅會在優惠期間使用CASHL文獻傳遞服務，在優惠活動結束后的計費期間依然會選擇使用圖書館的文獻傳遞服務，選擇CASHL文獻傳遞服務。這樣CASHL的使用群體得到了擴大，使用圖書館文獻傳遞服務的讀者數量也會越來越多。

2.4 提高了CASHL的館藏利用率

通過這些一系列的CASHL文獻傳遞優惠活動，鼓勵和促使讀者來了解和使用CASHL文獻傳遞服務，讓原來不知道CASHL的讀者也有機會來了解和使用CASHL，提高了CASHL的知名度，也提高了CASHL的館藏利用率。

3 文獻傳遞優惠活動存在的問題

3.1 優惠活動形式單一

目前CASHL采取的文獻傳遞優惠方式是一年提供3-4次的免費時間段，最短一個星期，最長一個多月，在這段時間內，CASHL向所有讀者免費提供文獻。在免費期間沒有獲知免費信息的讀者如果錯過了免費使用文獻傳遞服務的機會，等待再次免費的機會又得一段比較長的時間。這種優惠方式優惠次數間隔時間長而且優惠形式單一，不方便讀者掌握其規律，對讀者也沒有針對性的鼓勵和獎勵。

3.2 優惠活動的信息宣傳還不夠到位

由于每次優惠活動都有期限，所以要盡量在有效期內最大限度的利用免費資源。根據以前的情況，很多讀者沒有在優惠期利用文獻傳遞服務的原因，大部分是因為沒有獲知文獻傳遞優惠活動的信息，有些讀者等到知道文獻傳遞優惠活動信息的時候優惠時間已經過了，這樣就非常可惜。這些情況都說明目前的優惠活動的宣傳還不夠到位，宣傳力度還有待加強。

3.3 部分讀者的信息檢索能力差

有些讀者由于計算機水平或者檢索能力比較差，因而無法檢索到自己需要的文獻導致不能提交文獻傳遞申請。另外，還存在一定比例的重復性申請，即向外館申請本館已有的館藏文獻，［3］這就會造成資源浪費，這兩方面的原因是目前讀者提交文獻傳遞申請不成功的主要原因。

3.4 優惠期間龐大數量的文獻傳遞申請無法及時處理

優惠活動期間的文獻傳遞提交量比平時的文獻傳遞提交量要大很多，一般情況下圖書館的專職文獻傳遞工作人員只有一或兩個人。在優惠活動期間，一兩個專職文獻傳遞工作人員根本不足以應付短期內龐大數量的文獻傳遞申請，如果沒有及時處理優惠期間讀者提交的文獻傳遞申請，這些申請就作廢了。

3.5 優惠期間網絡不穩定影響讀者提交文獻傳遞申請

在文獻傳遞優惠活動期間，優惠時間有限，網絡的技術支持和保障尤其重要。如果網絡運轉不暢通，必定造成網速過慢甚至無法上網，這樣就會影響讀者正常提交文獻傳遞申請，如果超過文獻傳遞優惠期限沒有提交文獻傳遞申請，讀者就無法享受文獻傳遞優惠活動。

4 文獻傳遞優惠活動的改進措施

4.1 采取靈活多樣的文獻傳遞優惠方式

4.1.1 增加文獻傳遞優惠活動次數

為了減少文獻傳遞優惠活動的間隔時間，可以適當增加文獻傳遞優惠活動次數，例如隔一個月甚至每個月都有一個優惠的時間段，使用文獻傳遞服務時受經濟限制的讀者就可以等待每次的優惠時間段提交文獻傳遞申請。如果增加了文獻傳遞的優惠次數，那么優惠時間就沒有必要像現在的一個多月的優惠期那么長，每次一個星期比較合理。

4.1.2 對初次使用文獻傳遞的讀者采取免費

文獻傳遞優惠活動的目的就是吸引讀者來了解和使用文獻傳遞服務，對于沒有使用過文獻傳遞服務的讀者來說，文獻傳遞優惠活動是一個很好的幫助他們了解和使用文獻傳遞服務的機會。為了吸引和鼓勵讀者在非優惠期間來使用文獻傳遞服務，可以對在非優惠期間初次使用文獻傳遞服務的讀者實行第一次提交文獻傳遞申請免費，鼓勵讀者再次提交文獻傳遞申請，相信讀者在嘗到這樣的甜頭以后，還會繼續樂于提交文獻傳遞申請。

4.1.3 對多次使用文獻傳遞的讀者進行獎勵

使用過文獻傳遞服務的讀者，了解了文獻傳遞服務的好處，如果有文獻需求就會再次提交文獻傳遞申請，對于多次提交文獻傳遞申請的讀者可以進行獎勵，比如對文獻傳遞申請提交數量達到10條的讀者獎勵1次免費提交文獻傳遞申請的機會。這樣對讀者既是一種獎勵，也是一種鼓勵，鼓勵讀者這種多次提交文獻傳遞申請的行為，鼓勵讀者以后繼續提交文獻傳遞申請，讀者提交的文獻傳遞申請的數量越多，獲得的獎勵就越多。

4.2 加強優惠活動的信息宣傳

每次文獻傳遞優惠活動開始之前圖書館就要啟動宣傳，最好提前三四天就開始宣傳，不僅在圖書館的網頁上掛出電子公告，圖書館大門口的醒目位置也要張貼紙質廣告，方便不經常上網的讀者了解文獻傳遞優惠活動信息。對于學校的重點院系重點專業還需要重點單獨通知，對于學科帶頭人可以采用電話、E-mail的方式進行通知，這樣以點帶動面，以學科帶頭人為首的科研團隊、學生團體就都可以獲知文獻傳遞優惠活動的信息，這些人中大部分都是平常文獻需求量比較大、使用圖書館文獻傳遞服務比較多的人。

4.3 優惠活動期間有針對性的進行讀者培訓

文獻傳遞優惠活動免費提供文獻的范圍僅限其館藏期刊，所以讀者的信息檢索能力非常重要。讀者提交重復性資源的原因主要有不熟悉館藏，不明白系統顯示的館藏含義，不知道如何利用本館資源，或者因為是優惠活動期間而隨意提交申請等。這些都說明對讀者進行培訓是非常有必要的。文獻傳遞優惠活動期間，圖書館可以有針對性的舉辦提高信息檢索能力的專題講座，以院系為單位，結合不同院系的專業設置，針對其專業進行專題培訓。

4.4 優惠活動期間成立文獻傳遞小組

面對目前優惠期間讀者提交的文獻傳遞申請數量越來越多的局面，在優惠活動期間成立文獻傳遞小組迫在眉睫，圖書館領導應該重視這項工作，把成立文獻傳遞小組作為優惠期間的頭等大事，從圖書館其它部門抽調一些計算機能力比較強和英語水平比較高的工作人員成立一個文獻傳遞小組，來支援優惠期間的文獻傳遞工作，及時處理優惠期間讀者提交的大量文獻傳遞申請。

4.5 增強優惠活動期間的網絡保障

文獻傳遞系統正常工作基于網絡平臺的良好運轉，讀者能在文獻傳遞系統里正常檢索館藏，提交文獻傳遞申請，網絡的穩定和正常運轉是必備條件。所以在文獻傳遞優惠活動期間，圖書館一定要增強網絡技術支持，保障網絡的穩定和正常運轉，這樣讀者在文獻傳遞系統里才能暢通無阻，正常檢索館藏和提交文獻傳遞申請，才能在有限的優惠期限內盡量多的提交文獻傳遞申請，最大程度的享受文獻傳遞優惠活動帶來的福利。

［1］CASHL.中國高校人文社會科學文獻中心主頁［EB/OL］.（2008－03－28）［2011－11－02］．http://www.cashl.edu.cn.

［2］楊堅紅．CALIS CASHL NSTL系統文獻傳遞服務比較 ［J］．情報科學，2009（1）：83－88.