高校圖書館辦公室在管理服務(wù)中的作用和服務(wù)方法變革探析

關(guān)鍵詞：圖書館辦公室；管理服務(wù)；變革

摘 要：圖書館辦公室起著承上啟下、溝通調(diào)節(jié)的作用，在管理中起著非常重要的作用。本文通過圖書館辦公室對圖書館的管理所起到的作用，表述了辦公室的重要性；同時對傳統(tǒng)圖書館服務(wù)方法的變革，如何有利于圖書館的管理服務(wù)進(jìn)行闡述。

中圖分類號：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2012）03-0092-03

收稿日期：2012-04-09

作者簡介：相前（1978-），連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員。1 前言

傳統(tǒng)圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點(diǎn)，相應(yīng)的建筑設(shè)施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快，當(dāng)代大學(xué)生對信息的需求和來源也發(fā)生了很大的變化，館內(nèi)書籍已無法滿足學(xué)生對信息的需求，因此，高校圖書館必須對管理模式和服務(wù)方法進(jìn)行變革，擴(kuò)大服務(wù)范圍、及時更新信息、提高管理和服務(wù)水平，滿足大學(xué)生對信息和知識的需求，最大限度地發(fā)揮圖書館對學(xué)生教育的作用。而在圖書館管理服務(wù)的變革中，圖書館辦公室的作用和服務(wù)方法的變革至關(guān)重要。

2 圖書館辦公室的作用

高校圖書館作為構(gòu)成高校教育系統(tǒng)的組成部分，是由多個業(yè)務(wù)部門組成的圖書館管理服務(wù)系統(tǒng)，是一個有機(jī)的整體。而圖書館辦公室則是負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各個層次、各個方面工作的辦事機(jī)構(gòu)，對圖書館的整體起著綜合管理的作用，主要負(fù)責(zé)圖書館的規(guī)章制度的修訂、進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)館內(nèi)業(yè)務(wù)、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設(shè)備管理和大量的行政事務(wù)，并且將認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針政策以及學(xué)校的辦學(xué)任務(wù)，因此，辦公室工作涉及到圖書館的各個方面，是保證圖書館正常運(yùn)行的不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用

圖書館辦公室雖具有一定的專業(yè)性,但區(qū)別于其他各業(yè)務(wù)部門,它不直接承擔(dān)業(yè)務(wù)工作,而是協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理圖書館的全面工作，它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡(luò)各方的樞紐作用［1］。因其職能與其他部門不同，涉及的工作不僅包括圖書館的日常業(yè)務(wù)和行政管理，還包括對館內(nèi)各個部門的組織協(xié)調(diào)工作，不僅要認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，還要對來館的學(xué)生負(fù)責(zé)，其工作具有一定的綜合性。

2.2 圖書館辦公室的服務(wù)作用

圖書館辦公室的工作還具有一定的服務(wù)性，對內(nèi)辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的資料，配合領(lǐng)導(dǎo)完成如接待類的工作，為館內(nèi)的工作人員提供后勤保障；對外辦公室為學(xué)生提供一定的服務(wù)，諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環(huán)境等，同時為外來讀者辦證以及處理突發(fā)事件。

2.3 圖書館辦公室的規(guī)范作用

圖書館辦公室的工作之一就是負(fù)責(zé)全館規(guī)章制度的修訂、宣傳、監(jiān)督執(zhí)行。因此，辦公室對館內(nèi)的工作制度、工作內(nèi)容、工作程序、工作方法以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)定，使館內(nèi)工作能夠有序的進(jìn)行。

2.4 圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用

圖書館辦公室因其所處的特殊位置，承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)與工作人員、領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、工作人員與學(xué)生之間的協(xié)調(diào)任務(wù)，在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。

2.5 圖書館辦公室的創(chuàng)新作用

處在新的歷史發(fā)展時期,高校圖書館改革與發(fā)展的任務(wù)十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡單化、程序化,陳舊保守的思想,樹立創(chuàng)新才能發(fā)展的觀念,積極探索,改革創(chuàng)新,優(yōu)質(zhì)高效地為圖書館黨政領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持,為各部門工作的協(xié)調(diào)提供保障,為讀者服務(wù)工作的井然有序提供條件［2］。

3 圖書館管理和服務(wù)方法的變革

3.1 傳統(tǒng)的高校圖書館辦公室管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，信息的增長速度不斷加快，信息來源也越來越多，信息的資源開始從紙質(zhì)載體向電子、網(wǎng)絡(luò)載體轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)的圖書館管理模式和服務(wù)方式已達(dá)不到大學(xué)生以及其他讀者的需求，為適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，圖書館的管理由館內(nèi)向館外延伸，使得高校辦公室的管理模式、服務(wù)模式和理念都發(fā)生了很大的變化。

要完成這種轉(zhuǎn)變，我們必須認(rèn)識到傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的特點(diǎn)以及不足，才能從根本上完成這種轉(zhuǎn)型，傳統(tǒng)高校圖書館辦公室具有以下幾個特點(diǎn)：

3.1.1 服務(wù)的封閉性

高校圖書館，在長期的發(fā)展中，致使圖書館辦公室形成了為特定的區(qū)域、特定的范圍、特定的人群服務(wù)的模式，加上因人員、服務(wù)的有限，使得不能發(fā)揮更大的作用。

3.1.2 服務(wù)的滯后性

圖書館在發(fā)展過程中，其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發(fā)展而逐漸確定的，其館內(nèi)工作人員大多是由上級安排，在最初的發(fā)展中，起到了很大的作用，但是隨著信息化、科技化的發(fā)展，以及圖書館自身的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室管理服務(wù)模式已不能滿足社會和學(xué)生對信息的需求，效率低下，已滯后于圖書館的發(fā)展。

3.1.3 服務(wù)的被動性和單一性

傳統(tǒng)的辦公室服務(wù)大多是被動的，其服務(wù)多是在得知上級任務(wù)、部門反映、學(xué)生反映之后才開始的，具有一定的被動性，而且圖書館辦公室的服務(wù)對象相對固定，與校內(nèi)的其他部門較少來往，獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室，因此還具有一定的單一性。

因此對圖書館辦公室進(jìn)行變革，主要從管理模式和服務(wù)方法上進(jìn)行變革，才能使圖書館更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于讀者。

3.2 對傳統(tǒng)圖書館辦公室管理的變革

3.2.1 改變服務(wù)理念，提供個性化服務(wù)

高校圖書館作為高校信息資源和知識的存儲地，不僅要儲存好館內(nèi)的書籍和多媒體資源，要使圖書館的利用率得到提高，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念和方法。辦公室在做好館內(nèi)文獻(xiàn)借閱、咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同專業(yè)的學(xué)生或?qū)W生的興趣愛好，提供不同的信息服務(wù)，并且根據(jù)以下信息需求的特點(diǎn)，提供信息服務(wù)：①隨著科技的發(fā)展，信息的載體逐漸多元化，如書籍、電子、網(wǎng)絡(luò)、聲像光盤等，已形成了多媒介并存、相互補(bǔ)充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多，讀者對信息的需求范圍隨著時間、地域的不同，對信息的需求范圍也在發(fā)生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多，信息的內(nèi)容也非常豐富，讀者對信息的需求不僅需要近期的，而且對回溯性的信息資源也有很大的需求。