地方高校圖書館辦公室工作探討

張揚 龍斌

關鍵詞：地方高校；圖書館；辦公室工作

摘 要：對地方高校圖書館辦公室工作職能以及工作中存在的問題進行了探討，并從工作實際出發，提出了改進地方高校圖書館辦公室工作的對策。

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2012）03-0095-03

收稿日期：2011-11-11

作者簡介：張揚（1983-），黃岡師范學院圖書館；龍斌（1978-），黃岡師范學院圖書館。近年來，隨著高等教育宏觀管理體制改革的不斷深入，地方高校在教學、科研及人才培養方面已取得了長足的進步，對圖書館各項工作也提出了更高的要求。而作為圖書館運行的神經中樞的圖書館辦公室，如何發揮其職能做好這一工作，使圖書館更好地為高校教學與科研服務，為地方高校持續發展給力，是我們面臨的新課題。

1 當前地方高校圖書館辦公室工作職能

圖書館辦公室承擔著文秘、組織、協調、管理等重要工作職能，是承上啟下、溝通內外的樞紐，是聯系館領導和館員之間的橋梁和紐帶，其工作大多數都是服務性的、常規性的，工作任務繁重，同時又十分瑣碎、細致。具體來講，有如下工作職能。

1.1 文秘檔案工作

一是各類公文、信息的傳遞及信函、印章的管理與使用。對學校文件及時交與館領導傳閱并做好保密工作，對學校、館內各類通知及時、準確傳達給相關部室或人員，各類信函保管及分發，圖書館印章保管及使用登記工作。二是起草各種文字材料。要及時、準確完成各類請示、報告、總結、計劃等文字材料的草擬及上報工作。三是數據統計及報表填寫工作。各類業務數據的統計要規范、準確，具有連續性，按有關部門的要求及時報送全館業務、考勤、財務等統計報表。四是對外宣傳工作。及時宣傳、報道圖書館各項工作任務完成情況及各類文獻資源使用情況。五是各類檔案歸類存檔。做好學校及館內各類重要文件、報告、報表、合同、協議等材料整理及歸檔工作。

1.2 財務、資產管理工作

一是負責圖書館日常財務收支。協作日常財務收支管理工作，負責財務報銷工作，做到賬面清晰、賬款相符。二是負責監督圖書館各項服務性收費工作。如丟書賠款、超期罰款、電子閱覽室上機費及其他創收款。三是負責館內各項日常用品購置、保管及分發工作。包括辦公用品、勞保用品、低值易耗品、宣傳、裝訂等。四是負責館內固定資產申報、驗收及管理工作。即全館儀器設備的購置計劃、申請報批及資產驗收、分配、登記、管理。

1.3 安全、衛生及維修工作

一是督促檢查衛生工作。每月定期或不定期檢查一次各部室衛生，并對存在的問題及時整改。二是落實安全保衛工作。認真宣傳、貫徹、落實上級部門及學校安全保衛工作的各項規定，定期檢查防盜措施、消防設備、應急照明、電梯等項目[1]，做好安排節假日值班和安全檢查工作，發現隱患及時解決。三是館舍、設備維修工作。及時溝通，聯系做好各部室上報的水、電、館舍、門窗、儀器、設備等問題的實施。

1.4 溝通、協調與組織工作

一是各種溝通、協調工作。包括與高校圖工委、兄弟高校圖書館、學校職能部門及館內各業務部室聯系、溝通，協調本館各項工作。二是對內、對外接待。接待過程做到熱情、周到、耐心。三是館內各項會議、活動組織、籌備工作。

1.5 考勤、人事管理

一是館員工作紀律監督工作。不定期抽查全館人員出勤情況，督促他們遵守工作紀律，辦理館內人員請銷假手續，每月據實上報考勤到學校。二是臨時用工管理工作。負責館里臨時用工和勤工助學學生調整、調撥、管理工作，做到合理用工。三是館內考核、評比工作。及時匯總并核查各類考核、評比、獎懲等材料，做好評比的組織工作。

2 當前地方高校圖書館辦公室工作中存在的問題

2.1 人員編制總體偏少，整體素質不高

當前，地方高校圖書館總體存在人員缺編、學歷層次不高、現代化程度不高的現狀。由于人員缺編、現代化程度不高，為維持傳統借閱服務，圖書館大量的人力都投入在讀者服務部從事傳統圖書借還、上架、整架等工作，造成圖書館辦公室人員緊缺；由于學歷層次不高，高素質人才相對較少，地方高校圖書館自動化建設、數字資源開發、信息咨詢等工作又不得不需要這部分人，造成在實際工作中，既具備圖書情報專業基礎知識，又接受過辦公室工作培訓的人員不多。辦公室人員力量配備不強，在一定程度上也影響了辦公室工作的整體效應。

2.2 工作的重要性沒有得到充分重視

在大部分看來，圖書館辦公室就是圖書館的“后勤科”，工作就是“通信員”的角色，上傳下達、跑跑路，不涉及圖書館業務工作及業務知識，沒有技術性、專業性。同時，地方高校圖書館主要館領導通常身兼數職，他們一般只注重圖書館業務發展工作，認為辦公室就是做一些具體的事務性工作，對圖書館管理工作沒有給予、也沒有精力給予足夠的重視。在這種狀況下，辦公室工作狀態懈怠，工作人員也只是做好分配的工作，工作被動。

2.3 管理體制落后、職責劃分不清導致工作很難開展

地方高校圖書館沒有形成科學的管理制度和有效的管理體制，責權利沒有落實到具體的部室和人員，部室間相互協調、配合的意識不強，致使工作中存在相互退諉的現象。一些業務部室只做“份內”之事，涉及“中間地帶”的事一律推到辦公室，使得原本一些不屬于辦公室的事也不得不做。此外，涉及需要各業務部門落實或配合解決的問題，各部門也是各自為政，不支持、不配合，致使辦公室成了矛盾堆積的地方，工作也很難開展，極大地影響了辦公室工作人員的積極性。

3 改進地方高校圖書館辦公室工作的對策

3.1 加強辦公室“軟件”建設

圖書館辦公室是一個綜合性服務機構，工作的特殊性決定其既要具有較強的文字表達與處理能力、管理協調能力，又要熟悉各部室的主要工作流程，具有扎實的圖書情報學專業知識。

3.1.1 加強政治理論、業務學習。結合圖書館工作的實際，多學習了解國家的大政方針及學校的重要文件精神，從思想上武裝自己；利用多種方式加強圖書情報、計算機等專業業務知識學習，以熟悉了解各部門各個崗位的業務工作；經常性學習公文寫作、公共關系、禮儀接待等文秘方面的理論知識，通過實踐增強辦文、辦會、辦事的能力；提高自身辦公自動化的技能，不斷提高辦公室的工作效率。

3.1.2 提高服務意識，加強職業道德修養。業務部門工作的開展離不開辦公室所提供的服務，因此要加強辦公室人員職業道德準則的學習，培養為館領導、各業務部門、館員及讀者服務的意識和嚴謹的工作作風。工作中要擺正自己的位置，不能將自己凌駕于業務部室之上，不搬弄是非，對讀者反映的資源、服務方面的需求、圖書館管理及館員工作質量情況等應及時、準備、全面的向館領導匯報[2]。同時，辦公室的工作成績通常無法直接顯現出來，可能經常會人忽視，因此要培養辦公室人員淡泊名利、任勞任怨、甘為人梯的默默奉獻精神，才能開展好辦公室的工作。

3.2 實現管理體制科學化

辦公室工作繁瑣、綜合性強，往往無規律可循，大部分工作沒有計劃性，更多的是突發和臨時性的，決定了辦公室工作必須進行精細化管理。

3.2.1 完善圖書館層面的各項制度。堅持科學崗位責任制度、服務承諾制度、目標責任制度與責任追究制度、考核獎懲制度相結合，每一項制度要細分目標任務、人員崗位、工作流程、工作責任，明確各部室、各崗位人員的責權利，形成科學完善的圖書館精細化管理長效機制。

3.2.2 規范辦公室層面的各項工作。每學期把辦公室各項任務落實到具體責任人，采取定量與定性結合的方式實行目標管理。對公文資料撰寫整理、信息收發、會議籌備、接待等工作實行量化管理，其他如溝通協調等工作以定性方式來衡量目標的完成情況。要求辦公室人員每天做好工作日志，建立辦公室日清日畢制、跟蹤問效制、重要事件即報制等工作制度，對辦公室人員工作態度提出具體要求，如接聽電話文明禮貌、言行規范、態度熱情、耐心周到等。“沒有規矩, 不成方圓。”各項制度規范了，管理精細了，才能有利于辦公室工作的順利展開。

3.3 建立溝通機制

辦公室的一個重要的職責是溝通協調，在工作中要起到“溝通上下、協調左右、聯結內外”的樞紐作用，這就要求圖書館辦公室應建立和諧有效的溝通機制，以利于工作的全面拓展。

3.3.1 發揮承上啟下作用，協調館領導與部室之間關系。承上，辦公室要全面、準確地領會館領導的意圖，及時將館領導的決策傳達給各業務部室；啟下，辦公室要督導、檢查業務部室目標任務完成情況，了解工作中的困難，并將情況及時向館領導反饋。

3.3.2 發揮綜合協調作用，協調部門與部門、人與人之間的關系。要想使各部室充分發揮職能，辦公室要及時、準確了解館內各種信息，充分發揮自己作為圖書館“管家”的作用，協調各部門的工作、館內業務工作任務及館員之間的關系，統一各部室行動步伐，確保圖書館工作系統運行和諧。

3.3.3 發揮對外溝通作用，協調圖書館與學校職能部門及其他高校圖書館的關系。從學校層面上，圖書館工作順利開展，離不開學校各職能部門的配合與支持。加強文獻資源建設需要密切與學校教學院系的交流與溝通，深入了解教師、學生對文獻資源的實際需求情況；館內人才引進、經費管理、設備購置、館舍水電維修、讀者教育培訓、館員福利落實都需要辦公室及時與學校相關職能部門溝通。此外，地方高校圖書館工作需要得到高校圖工委、部屬、省屬重點高校圖書館指導、支援，需要借鑒、學習其他高校圖書館先進的管理理念、服務方法和服務內容，地方高校圖書館辦公室應加強與他們的溝通，促進本館發展。

3.4 發揮團隊精神

地方高校圖書館辦公室工作要服從于學校及圖書館中心工作，服務于圖書館業務工作開展，很多工作處于從屬的被動地位，沒有了工作的自主權和決策的主動權[3]。如果辦公室人員得過且過，只是被動應付日常工作，將缺乏和喪失了獨立思考、解決實際問題的能力和魄力，導致圖書館整體工作難以推進。作為辦公室人員，要充分發揮主觀能動性，變被動為主動，及時轉變觀念，更新意識，樹立辦公室的嶄新形象。同時，辦公室人員之間要有合作意識，相互溝通、相互支持，形成既有分工又有協作的良好工作團隊，即辦公室人員在具體工作上雖然各有分工、各司其職，但遇突發、臨時性的工作全體人員通力合作，全力以赴完成。此外，辦公室工作要取得領導的認可和各部室的支持，也需要辦公室人員具有友好協作的團隊精神，樹立大局觀念，只有通過全體人員的扎實肯干和卓有成效的工作，才能實現圖書館辦公室服務全局的總體目標，這是做好圖書館辦公室工作的根本保證[4]。

4 結語

圖書館辦公室工作是一項既簡單又復雜，既籠統又具體的工作，做好并不容易。它需要辦公室人員樹立“服務育人”的宗旨，不斷提高自身綜合素質，充分發揮吃苦耐勞、無私奉獻的精神和橋梁紐帶作用，認真總結和探索工作中的經驗和規律，才能促進圖書館工作開展。

參考文獻：

[1] 余峰.高校圖書館辦公室主任的素質與辦公室職能[J].圖書館,2009(6):121

[2] 張湘萍,李詩幸.知識經濟時代高校圖書館辦公室人員素質探析[J].高校圖書館工作,2008(6):69.

[3] 吳恒梅.高校圖書館辦公室工作探討[J].農業圖書情報學刊,2005(6):100-101.

[4] 劉玉紅.芻議高校圖書館辦公室工作[J].圖書館建設,2008(3):117-118.