企業知識門戶建設應以檔案管理為基礎

薛曄

隨著知識經濟的發展，智力資產以知識為核心，已經成為企業核心競爭力的決定因素。企業越來越重視知識體系，即隱藏在本公司內部的知識和外部可以利用的知識，以及如何管理這些知識。傳統企業向知識管理型企業轉化過程中，除了是對企業的生產方式、工作流程的改變，更重要的是企業自上而下思想觀念的變化，而思想觀念的改變來自知識共享過程中帶來的真正的效益和效率，這種效率使各部門和單位成為一個團結和諧的共同體,使員工能夠進行自發的、自如的知識交流與創造。在向知識管理模式轉換的過程中，知識管理體系中一個重要組成部分不可忽視，那就是公司內部知識——企業檔案中隱藏的信息和知識。

企業創立、生產、經營、管理、轉制等過程中產生的具有憑證和法律作用的檔案，是已經成熟的重要的知識和信息的體系。傳統檔案更多是實體檔案，利用過程需要跨越部門、實體調檔、借閱簽名或文印室復印、歸還等一系列手續。但隨著辦公自動化的應用，大量電子文檔產生，實現網上借閱等功能，檔案利用的便捷方式一方面使檔案自身價值得到充分發揮，另一方面數字化文檔也為檔案資源成為知識管理體系重要組成部分創立可能條件。

一、檔案提供知識基礎

一個企業要有效管理知識這種資產需要大量投入金錢和勞動力,但很多管理者忽視了一點,就是利用已有的知識管理部門與基礎,如果能有效地利用現有部門和人員,就能大大降低知識管理的成本與風險。知識管理無論從其目的、管理活動還是其具體技術來看,都與檔案工作具有相似性,涉及到各部門業務工作的檔案部門是知識管理中不該遺忘的中堅力量,在任何一個企業中要實施知識管理,沒有檔案工作的參與支持,都是不可想象也無法實現的。從知識管理的對象來看,檔案是一個公司必須擁有的基礎知識源,是企業顯性知識的重要組成部分；從知識管理活動來看,要建成知識管理系統,必然涉及知識的收集、識別、分類、整合、檢索、傳遞,而檔案部門及檔案工作人員在長期的檔案工作實踐中早已積累了這方面的知識,他們熟悉信息來源的渠道、善于對知識進行識別、知識的檢索與分配；從知識管理具體技術來看,文檔管理技術是處理顯性知識的關鍵技術,這同樣是檔案工作者再熟悉不過的技術。

二、檔案管理促進知識積累、沉淀

知識管理中，雖然強調隱性知識占企業知識體系的大部分，但是，隱性知識存儲于員工個人的頭腦中，難于管理。隱性知識只有通過外部化、文件化才能產生價值，“外部化”就是我們通常所說的隱性知識顯性化，也就是通過記錄將頭腦中的知識“物化”于文件、檔案中。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，而對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了知識的沉淀。檔案管理強調客觀地記錄員工各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶丟失。例如，公司規定，在企業領導或員工外出考察后，要形成考察報告、照片及考察資料電子化上交檔案室，通過日積月累，形成了考察成果的文檔基礎，考察更有目的，產生效益，考察成果成為知識資產。檔案管理使文檔處于集中統一控制之下，使松散的知識集中統一，使知識得以沉淀和積累，為知識管理提供了知識資源基礎。

三、檔案管理促進知識傳播、交流

信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體的交流。書面交流的缺點是過于正式、規范，不能形成問題的即時互動和反饋;文件所要求的規范統一的格式與處理程序，無形中又約束員工的知識創新思維。但是，借助現代信息技術的書面交流，使信息和知識的互動速度加快，減少了信息損耗或失真，同時也便于記錄信息、沉淀知識，這是口頭交流所不具備的優點。可見，文件仍然是企業之間和員工之間交流的主要媒介。檔案管理者一向關注于提高文件流轉的效率，通過催辦、督辦等過程，使交流更有效率，這有力地促進了知識的傳播、交流與共享。

四、檔案管理有助理解、挖掘知識

電子文件不僅包含了內容信息，還包含了它的背景信息和元數據，即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數據、采用怎樣的結構形式等方面的綜合信息，這些背景信息是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在，一方面它幫助人們更好地理解文件所蘊藏知識內容，另一方面為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據。背景信息維護了文件、檔案的證據價值與相互關系，這種維護證據價值是檔案人員的特殊權限范圍，也是使數據變成信息、信息變成知識的關鍵。檔案管理對來源的尊重，對背景信息的強調，有助于人們理解、挖掘知識，促進知識應用。

五、檔案管理有助于保護知識產權

企業的知識產權主要是指企業擁有的專利權、商標權、著作權等，它是企業知識創新的成果，是企業核心的無形資產、知識資本。保護企業的知識產權是維護企業合法權益、促進企業知識創新能力、提高企業核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內容。文件、檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的過程與結果，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。當發生知識產權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。公司的商標注冊、土地問題、法律糾紛、房產證辦理、進出口貿易等各項業務中，檔案都是保護企業知識產權的有力武器。

知識管理以檔案管理為基礎的同時，企業檔案工作也要拓展新的思路，吸收新的管理理念、改進工作方法、實現由知識的保管者向知識的提供者的轉變。

1.積極進行隱性知識的挖掘。檔案工作者不僅要注重文檔的收集、管理,而且要重視對隱藏在公司內部的隱性知識的發掘,信息技術的發展已為隱性知識的顯性化提供了良好的技術條件,檔案工作人員要對蘊藏在文檔中的，甚至公司管理流程中、公司文化中的隱性知識進行積極的分析、識別,通過網絡平臺,建立擴大收集知識的渠道,組織各種專題文檔、編研材料,為單位和業務部門的發展提供多方面的幫助。如果檔案工作不僅能提供工作所需求的原始檔案信息,而且可以將那些隱含在公司內部的知識挖掘出來,經過加工、整合,以知識產品的形式加以提供,使利用到的人感受到這些知識的可貴,那么檔案工作的價值就能更充分地顯現出來。

2.全力推進知識共享。檔案是一種重要的知識資源,這是毋庸置疑的,知識資源只有共享才能最大限度地發揮它的價值,傳統檔案工作重藏輕用的觀念阻斷了檔案部門和利用者之間的有效溝通,使檔案這種重要的知識資源發揮不出應有的作用,檔案工作因為脫離它的服務者而失去在社會生活中的應有地位。檔案部門應從知識管理所描繪的知識高度共享的理想圖景中得到啟示,改變以往圍繞以檔案實體為中心的思考、管理方式,代之以利用者為中心的思維方法和管理方式,以檔案信息資源共享為目標,大力進行檔案信息資源的開發、開展檔案利用服務,發揮館藏優勢，促使企業建立以檔案部門為主的知識中心。

總之，檔案管理與知識管理在管理對象方面重合，管理目的相同，管理流程、管理技術等方面相近。檔案管理促進了企業知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解和挖掘,加強了對知識產權和商業秘密的保護。而知識管理拓展檔案管理的領域,提升了檔案管理的價值。檔案管理作為企業知識管理的重要元素，它的管理水平將成為評價企業管理水平的重要因素。