人事檔案工作要堅持“全、細、嚴”

李立叢

人事檔案管理工作是黨和國家工作中不可缺少的一個重要組成部分，是做好職工工作的基本條件之一，人事檔案管理工作直接影響職工工作的效率和質量，涉及到每個職工的切身利益。為了更好地管理人事檔案，為職工工作服好務，做好檔案工作，不僅要充分認識到檔案工作的重要性，而且要抓住檔案工作的關鍵技巧。

當前，檔案收集不全、流通不暢、利用率低等現象已經成為檔案管理工作人員關注的焦點。解決問題的關鍵，是要理順收集、整理和利用等環節的關系，明確各自職責和權限，重視制度的落實，加強領導，充分發揮每個人的主觀能動性，做到人盡其才，勞有所得。具體來講，主要應該抓住以下幾點：

1.加強領導，明確職責。作為單位領導，要重視職工人事檔案管理工作，將這項工作擺上重要議事日程，要由主管領導親自抓。主管領導要定期聽取工作匯報，切實解決工作中遇到的實際問題，下設辦公室和具體工作人員，堅持一切從實際出發，明確分級管理責任。檔案工作者要充分認識檔案工作的重要性，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，確保職工人事檔案管理工作順利和深入開展。

2.掌握規律，收集材料求“全”。全面完整地收集材料，是搞好人事檔案管理工作的起點和前提，完整的材料才能使人事檔案比較客觀地反映員工德、能、勤、績的全貌。在平時收集材料的過程中，要根據不同情況、采取不同方法，從被動中掌握主動。一是做好普遍材料的收集。這類材料主要是鑒定類、考核類、黨團類、任免類材料，包括職工履歷表、民主評議黨員考評表、年度考核表、調資晉級表等。二是做好階段性材料的收集。如職稱評定、年終表彰及工改方面的材料等。三是做好特殊性材料的收集。這類材料主要是職工審查、違紀處分、落實政策及某些表彰獎勵材料。要采取經常收集與定期收集相結合、重點收集與普遍收集相結合的方法，向有關科室催索檔案材料，防止缺漏。

3.提高質量，鑒別整理求“細”。平時要對職工的基本情況，如出生日期、參加工作時間、學歷和身份等，進行認真校核，發現差錯按照程序予以糾正。對不符合入檔要求的材料進行處理，并對缺少的材料進行催索。在整理中，力求做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊、嚴格把好質量關；在材料鑒別上，注重真實性；在材料分類上，注重準確性；在材料裝訂和外表上，強調整齊美觀。

4.健全制度，檔案管理求“嚴”。要建立健全職工檔案管理制度，并在落實上下功夫。對轉進轉出的檔案嚴格把關，履行登記手續，杜絕發生檔案丟失、擅自涂改、抽取、偽造等現象。

在利用時，查閱單位要填寫《查閱檔案審批表》，按照查閱職工檔案的規定辦理審批手續，要有主管負責人簽字方可查閱，不得憑借調查證明材料、介紹信查閱檔案。

人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經過主管負責人批準，并嚴格履行登記手續，限時歸還，不得擅自轉借他人。在檔案的轉遞中，也要嚴格按照統一規定的“職工檔案轉遞通知單”項目詳細登記，嚴密封包。

胡錦濤指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。”這充分說明了檔案工作在建設中國特色社會主義事業中的重要地位、重要使命和重要意義。檔案工作要以黨的十七大重要思想為指導，緊緊圍繞組織、人事工作中心任務，堅持解放思想、實事求是、與時俱進、開拓創新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基礎設施建設和檔案管理人員的素質建設，不斷提高管理水平，為改革發展提供優質服務。