新時期檔案信息化建設面臨的困難與應對措施

王書榮

隨著現代社會的發展，信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演了越來越重要的角色。信息化已經成為當今社會發展的一個重要標志。檔案作為人們社會實踐活動的產物，必將隨著社會的發展和進步而不斷發展和進步，隨之而來的機遇與挑戰更是如影隨形。

一、檔案信息化建設面臨的困難

1.信息化理念的認識和理解不夠

目前在檔案界，存在很多認識上的不足和片面性，主要表現在：一是有些領導認為檔案信息化離自己還比較遠，思想上對其沒有足夠的重視；二是有些業務人員對信息化的認識比較膚淺，對信息化工作沒有深入的認識。等等此類不正確的認識和看法在信息技術迅速發展的今天仍然存在，這些都是影響信息化工作開展的主要原因，不可輕視。

2.檔案信息化工作基礎較差

檔案信息化工作能否順利開展，一個很重要的因素取決于信息化基礎工作準備得是否扎實。目前大部分檔案館計算機應用水平較弱，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于處理一些辦公文件，專門的檔案管理軟件利用率極低，大多只能進行簡單的查詢，難以達到資源共享的目的。

3.檔案業務的現代化管理水平較低

檔案信息化采用全新的現代化管理理念，它要求業務操作規范化、流程處理專業化、信息集成一體化、服務利用網絡化。傳統的檔案管理業務模式是很難適應現代化管理的需要的。開展檔案信息化，進行適當的組織機構調整、業務流程重新定義、管理方法逐步改變、檔案數據重新整合是非常必要，也是必須開展的一項工作。然而這些工作的開展涉及方方面面的因素，實際工作過程中阻力比較大，主要表現在檔案管理人員和業務人員對現代化管理的思想理解得不夠深入，工作開展得不夠細致。

4.檔案信息化人才匱乏

信息化建設需要懂業務專技術的復合型人才，在我國已經采取了多種措施加大力度培養。但由于全國信息化工作開展迅速，且需要大量的復合型人才，加之政府信息化、企業信息化已經吸引了很多信息化人才，而檔案學和檔案業務領域信息化人才的培養卻很有局限性，面也不夠寬，因而更加造成了檔案信息化人才缺乏的現象，這也是影響檔案信息化工作的一個嚴重問題。

二、應對措施

1.更新檔案管理理念

在信息技術發展迅速，不進則退的時代，先進管理理念的引入是檔案管理工作發展的必然要求。檔案工作者在堅持優良的傳統檔案管理方式和理念的同時，必須要敢于引入現代思想和理念，對傳統檔案管理思想加以改革和創新，更新檔案管理理念，樹立信息意識、服務意識，從思想上充分認識檔案信息化的必要性和緊迫性，認識到這是時代賦予當今文件與檔案工作者的使命，只有圓滿地實現現代信息技術與先進管理理念在檔案管理領域的合理契合，檔案工作才有可能更好地適應新時期的要求。

2.建立信息庫

檔案信息是現代化管理的核心內容，信息庫的成功建設首先需要檔案館配備相應的軟件，建立信息化基礎設施的建設；其次，檔案業務人員需要與信息技術專業人員進行密切的配合和溝通，對檔案業務和信息結構的需求進行調研，確定數據庫管理系統和文件管理系統，安裝并建立數據庫服務器和文件服務器，為檔案信息化的順利進行奠定基礎。

3.提高現代化管理水平

檔案信息化給現代檔案管理帶來了前所未有的挑戰，也帶來了檔案事業蓬勃發展的新契機。作為一項管理性活動，檔案業務也要求檔案工作者必須融合現代管理理念，從經濟、社會等多角度審視現有的檔案管理理論，對檔案管理理論進行全方位的創新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。

4.加強信息化人才建設

信息化人才的建設，應從我國檔案部門的實際情況出發，首要的問題是建立吸引人才的機制。打破傳統檔案界的人才結構，開展組織結構調整和創新，加大宣傳力度，吸引和使用國內外信息技術領域的優秀科技人才；第二，要創造能夠留住人才、發揮人才作用的機制，鼓勵各個業務崗位上的人才，使他們能夠最大限度的發揮自己的聰明才智；第三，應加強檔案領域內部業務人員的培訓，提高業務人員的綜合素質，使他們在精通業務知識的同時，掌握更多的信息技術知識，使檔案界脫穎而出更多更優秀的復合型人才。

面對諸多挑戰，檔案工作者必須知其難而不畏艱險，積極探索，勇于創新，加快檔案信息化建設。