淺析醫(yī)院檔案管理面臨的問題與對策

王霜

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。醫(yī)院檔案，反映了醫(yī)院工作的歷史和現(xiàn)狀，是醫(yī)院工作的依據(jù)和參考。加強醫(yī)院檔案的管理，對醫(yī)院領(lǐng)導決策科學化和醫(yī)院管理現(xiàn)代化有著極為重要的意義。

本文就如何做好檔案管理工作，更好地促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展作思考如下。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.醫(yī)院檔案收集歸檔存在困難

（1）目前，醫(yī)院檔案管理制度雖然較為健全，但是檔案收集歸檔過程相對緩慢，管理人員在匯編資料過程中，缺乏主動積累、主動服務、超前服務的意識，往往需要時才著手編，甚至才開始補，從而使檔案編研和材料的搜集往往滯后。（2）醫(yī)院雖然建立了三級檔案管理網(wǎng)絡，但它的運行效果不很理想，不少人員檔案意識較淡薄，一些人員為圖方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞。（3）醫(yī)院對科技檔案管理較差。例如：醫(yī)院的重點學科建設過程中會產(chǎn)生許多寶貴的資料，從項目計劃到項目報告，包括其中的論文發(fā)表，實驗數(shù)據(jù)，社會效益和經(jīng)濟效益信息統(tǒng)計，人才培養(yǎng)和建設等等，由于缺乏跟蹤性紀實性的材料積累，日后無法收集，并且隨著醫(yī)院人才的流動，這些成果往往會被帶走，大量的資源都被浪費了，因此難以推動醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作。（4）醫(yī)院的基建檔案存在漏洞。有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質(zhì)檢認定書，各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工圖上沒有做相應的修改和注明變更年號，造成竣工圖紙失去準確性等。

2.檔案的利用和開發(fā)效率較為低下

醫(yī)院檔案管理的目的并不在于將其分門別類打好包后束之高閣，其真正價值的實現(xiàn)源于有效的流通和利用。當前醫(yī)院檔案管理工作基本上處于一個收集、保管階段，對于怎樣開發(fā)利用檔案信息資源，使檔案資料更好地為醫(yī)療、教學、科研、管理服務，還是一個比較薄弱的環(huán)節(jié)，這就失去了檔案資料歸檔的實際意義。目前醫(yī)院檔案大部分采用手工收集、檢索，通過查卷、借閱、復印等手段，被動地提供簡單、淺層的檔案信息，不能充分滿足醫(yī)院及患者對檔案信息、知識的需求，有效地為各項工作服務。這種傳統(tǒng)的方式，信息量小，查找速度慢，完全不利于檔案的收集、檢索和利用。

3.醫(yī)院檔案管理信息化程度不高

在當今信息技術(shù)作為現(xiàn)代管理的手段，雖然醫(yī)院引進了先進的檔案管理軟件，完成了所有檔案資料的錄入整理編輯工作，初步建立了電子檔案的雛形。但由于軟件設計與開發(fā)過程中，檔案管理者參與較少，開發(fā)者不能將檔案管理的專業(yè)要求很好地實現(xiàn)，因此不能體現(xiàn)快捷、方便、高效等眾多優(yōu)點，反而產(chǎn)生了信息輸入困難，信息歸類不嚴謹，搜索結(jié)果錯誤等問題，致使許多能夠反映醫(yī)療、教學、科研活動過程中具有重要價值的館藏檔案無法被充分利用。

二、促進醫(yī)院檔案管理工作的有效措施

1.開展宣傳教育，增強全院檔案意識。

首先，要立足于領(lǐng)導層，醫(yī)院的領(lǐng)導多數(shù)是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，在工作中，要想方設法讓他們體會到醫(yī)院快速發(fā)展與檔案管理的種種聯(lián)系，進而取得他們對檔案工作的重視和支持。其次，利用一切機會向醫(yī)院職工，尤其是檔案的直接形成者宣傳《檔案法》等法規(guī)性、政策性文件。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態(tài)度，進而引起關(guān)注，取得支持。

2.加強文件材料形成者、檔案管理者的業(yè)務培訓。

隨著檔案管理向現(xiàn)代化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術(shù)，使自己具有良好的業(yè)務素質(zhì)和科學知識，不斷提高對檔案的科學管理水平，為今后檔案管理逐步實現(xiàn)信息貯存自動化、檔案管理縮微化和電子檢索現(xiàn)代化奠定扎實的基礎。

3.進一步建立健全和加強醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡。

醫(yī)院建立健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識、積極配合檔案部門主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

4.積極開發(fā)利用檔案資料，充分體現(xiàn)檔案價值。

醫(yī)院檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業(yè)務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設與發(fā)展服務的效益。一是要提高檔案編研水平，使檔案信息資源更準確、系統(tǒng)、精煉。二是建立科學的檢索體系，為查閱者提供便捷的檢索手段，更加迅速、快捷地查閱檔案資料信息。三是提高咨詢服務和預測服務能力，積極主動地向查閱者提供信息，預測信息資源的動態(tài)，開發(fā)適合實際需要的信息資源。

5.加強硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。

在醫(yī)院信息化建設大力改革的背景下，快速推進檔案管理的信息化步伐已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢和工作重點。我們要在樹立檔案信息資源共享的前提下，全面提高檔案現(xiàn)代化管理水平，建立一支具有專業(yè)技能的信息管理人才隊伍，建立電子環(huán)境下的信息模塊，充分發(fā)揮聲像檔案的佐證作用，加強檔案的網(wǎng)絡化管理，提供網(wǎng)絡服務。充分利用現(xiàn)代化辦公設備，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐，進一步體現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的益民性和服務社會的作用。