淺析醫院檔案管理面臨的問題與對策

王霜

隨著現代信息技術的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。醫院檔案，反映了醫院工作的歷史和現狀，是醫院工作的依據和參考。加強醫院檔案的管理，對醫院領導決策科學化和醫院管理現代化有著極為重要的意義。

本文就如何做好檔案管理工作，更好地促進醫院持續發展作思考如下。

一、醫院檔案管理中存在的問題

1.醫院檔案收集歸檔存在困難

（1）目前，醫院檔案管理制度雖然較為健全，但是檔案收集歸檔過程相對緩慢，管理人員在匯編資料過程中，缺乏主動積累、主動服務、超前服務的意識，往往需要時才著手編，甚至才開始補，從而使檔案編研和材料的搜集往往滯后。（2）醫院雖然建立了三級檔案管理網絡，但它的運行效果不很理想，不少人員檔案意識較淡薄，一些人員為圖方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞。（3）醫院對科技檔案管理較差。例如：醫院的重點學科建設過程中會產生許多寶貴的資料，從項目計劃到項目報告，包括其中的論文發表，實驗數據，社會效益和經濟效益信息統計，人才培養和建設等等，由于缺乏跟蹤性紀實性的材料積累，日后無法收集，并且隨著醫院人才的流動，這些成果往往會被帶走，大量的資源都被浪費了，因此難以推動醫院的醫療技術創新和研究工作。（4）醫院的基建檔案存在漏洞。有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質檢認定書，各種文字材料、表格的內容填寫不齊全、不規范、表達不確切，有的圖紙質量偏差。有的工程圖紙會審意見和設計變更通知單較多，但竣工圖上沒有做相應的修改和注明變更年號，造成竣工圖紙失去準確性等。

2.檔案的利用和開發效率較為低下

醫院檔案管理的目的并不在于將其分門別類打好包后束之高閣，其真正價值的實現源于有效的流通和利用。當前醫院檔案管理工作基本上處于一個收集、保管階段，對于怎樣開發利用檔案信息資源，使檔案資料更好地為醫療、教學、科研、管理服務，還是一個比較薄弱的環節，這就失去了檔案資料歸檔的實際意義。目前醫院檔案大部分采用手工收集、檢索，通過查卷、借閱、復印等手段，被動地提供簡單、淺層的檔案信息，不能充分滿足醫院及患者對檔案信息、知識的需求，有效地為各項工作服務。這種傳統的方式，信息量小，查找速度慢，完全不利于檔案的收集、檢索和利用。

3.醫院檔案管理信息化程度不高

在當今信息技術作為現代管理的手段，雖然醫院引進了先進的檔案管理軟件，完成了所有檔案資料的錄入整理編輯工作，初步建立了電子檔案的雛形。但由于軟件設計與開發過程中，檔案管理者參與較少，開發者不能將檔案管理的專業要求很好地實現，因此不能體現快捷、方便、高效等眾多優點，反而產生了信息輸入困難，信息歸類不嚴謹，搜索結果錯誤等問題，致使許多能夠反映醫療、教學、科研活動過程中具有重要價值的館藏檔案無法被充分利用。

二、促進醫院檔案管理工作的有效措施

1.開展宣傳教育，增強全院檔案意識。

首先，要立足于領導層，醫院的領導多數是衛生專業技術人員，在工作中，要想方設法讓他們體會到醫院快速發展與檔案管理的種種聯系，進而取得他們對檔案工作的重視和支持。其次，利用一切機會向醫院職工，尤其是檔案的直接形成者宣傳《檔案法》等法規性、政策性文件。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態度，進而引起關注，取得支持。

2.加強文件材料形成者、檔案管理者的業務培訓。

隨著檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，使自己具有良好的業務素質和科學知識，不斷提高對檔案的科學管理水平，為今后檔案管理逐步實現信息貯存自動化、檔案管理縮微化和電子檢索現代化奠定扎實的基礎。

3.進一步建立健全和加強醫院檔案管理制度和檔案管理網絡。

醫院建立健全檔案管理制度內容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫院全員檔案意識、積極配合檔案部門主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

4.積極開發利用檔案資料，充分體現檔案價值。

醫院檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益。一是要提高檔案編研水平，使檔案信息資源更準確、系統、精煉。二是建立科學的檢索體系，為查閱者提供便捷的檢索手段，更加迅速、快捷地查閱檔案資料信息。三是提高咨詢服務和預測服務能力，積極主動地向查閱者提供信息，預測信息資源的動態，開發適合實際需要的信息資源。

5.加強硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。

在醫院信息化建設大力改革的背景下，快速推進檔案管理的信息化步伐已成為醫院檔案工作發展的必然趨勢和工作重點。我們要在樹立檔案信息資源共享的前提下，全面提高檔案現代化管理水平，建立一支具有專業技能的信息管理人才隊伍，建立電子環境下的信息模塊，充分發揮聲像檔案的佐證作用，加強檔案的網絡化管理，提供網絡服務。充分利用現代化辦公設備，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐，進一步體現醫院檔案信息資源的益民性和服務社會的作用。