企業物資采購風險分析及防范措施

張書平

摘要：物資采購是企業經營活動的重要組成部分，也是企業生產經營管理的重要環節。目前，市場經濟形勢的復雜多變，企業所面臨的物資采購風險不斷增加，如何正確認識物資采購風險，有效進行控制和管理，確保物資采購工作順暢高效，是物資采購人員必須高度重視和認真對待的問題。

關鍵詞：物資采購；風險管理；防范措施；企業

中圖分類號：F272文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）30-0037-02

企業物資采購主要是指以生產為目的的原料、主要材料、輔助材料、設備配件和工具等物資的購買活動，是企業物資管理的重要環節。在當前激烈的市場競爭中，針對物資采購環節多、流程長、風險大的實際，必須對物資采購業務流程進行全面梳理和風險分析，通過風險識別、風險衡量、風險評估、風險管理決策等方式，有效制定防范措施，及時發現、防御、控制和轉移風險，提高物資采購風險管理水平。

一、物資采購可能出現的問題和風險分析

企業物資采購存在的風險多種多樣，按風險因素的來源界定，可分為外因型風險和內因型風險兩大類：

1.企業物資采購的外因型風險：是由企業外部因素引起的可能遭受的損失與威脅。主要有以下五個方面：（1）意外風險。物資采購過程中由于自然因素、經濟政策、價格變動因素所造成的風險。（2）價格風險。一方面可能會出現供應商操縱投標環境，相互串通，抬高價格，使企業蒙受損失；另一方面，在采購過程中，物資跌價引起采購風險。（3）質量風險。采購過程中，由于把關不嚴，出現供應商提供的物資質量不符合要求的現象?；蛘叱霈F原材料的質量問題，而影響產品整體質量。（4）技術風險。在一定時限內，采購的物資由于技術進步或新產品開發周期太短，在短時間內成為落后或淘汰產品，給企業造成損失。（5）欺詐風險。主要存在以下幾種情況。一是以虛假的合同主體身份與企業訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保。二是接受對方給付的貸款、預付款或擔保財產后進行逃逸蒸發。三是供貨方本身是“皮包公司”，將騙來的合同轉手倒賣，從中謀利，使所需的物資無法保證。四是供應商設置合同陷阱等。

2.企業物資采購的內因型風險。主要是由于企業內部因素引起的可能遭受的損失和威脅。主要有：（1）計劃風險。缺乏市場跟蹤調研，對市場變化沒有準確判斷，采購計劃與市場實際出現較大偏離。（2）合同風險。在簽訂合同時，出現合同條款模糊、權利義務不明確、重點事項不清、缺乏約束性條款等，一旦發生糾紛，缺乏可靠依據，給企業造成損失。（3）驗收風險。在驗收過程中容易出現在數量上缺斤短兩、在質量上以次充好、在品種上貨不對路等問題，把關不嚴，就會出現驗收損失。（4）存量風險。沒有準確的存量界定規定，造成采購量少時，不能滿足生產需要，造成生產中斷；采購量太多，造成積壓，大量資金沉淀于庫存中，形成存儲損耗。（5）責任風險。許多風險歸根結底是“人”的風險。主要體現為責任意識、能力水平和思想素質。由于工作人員缺乏責任心，在整個物資采購環節，缺乏考慮，把關不嚴；沒有掌握物資采購的基本知識和技能，不能應對外部一些爾虞我詐的競爭騙局，造成采購損失；采購人員貪圖蠅頭小利，犧牲企業利益，造成損失等。

二、企業采購風險的預防措施和控制

任何事物都有風險，采購風險無論是外因型或是內因型歸根結底，都是可以通過一定手段和有效措施加以預防和規避的。

1.建立完善物資采購管理流程。要從建立完善物資需求提出，到采購計劃、合同簽訂（采購方式、采購渠道、采購價格）、貨物運輸、產品驗收入庫等環節的管理制度入手，完善《物資采購管理辦法》，通過強化采購策略研究，采取科學、理性的采購方式，加大過程控制等管理措施，實現物資的“安全、及時、經濟”供應，堵塞各種漏洞。重點做到三個明確：明確采購目的。采購的物資必須是企業所需要的，采購部門在采購過程中不應一味的追求價格最低化，應對所要采購的物資的質量和效用進行通盤考慮，在為企業節約資金的同時，保證采購質量。明確供應商資格。訂立采購合同前，須對參加投標的所有供應商進行資格審查，包括資格預審、資格復審和資格后審，以便在采購初期就能把由供應商方面的不確定因素帶來的采購風險控制在最小。明確保證金制度。設立投標保證金，防止投標方在開標后撤回其投標，設立履約保證金，防止供應商不能履行合同而給企業帶來損失等。另外，還要建立和完善采購信息公開制度和程序公開制度，方便供應商及時了解情況。

2.加強職業道德和業務素質培訓提高。定期開展業務知識培訓和各項專業技能訓練，使采購人員掌握物資質量標準和性能，了解物資采購管理基本知識和經濟合同法律知識，具有較強的計劃和協調能力；學習財務知識和談判技巧，提升應對內外部各種風險能力，適應復雜多變的物資采購工作。加強思想道德教育和違法違紀警示教育，用典型的違法違紀采購案例教育物資從業人員識別商業陷阱，提高抵抗商業賄賂能力，提高從業人員廉潔自律意識和職業道德素養，構筑牢固的職業道德防線，做到廉潔采購、依法采購、陽光采購，依法辦事。

3.切實加強物資采購的管理監督。防范物資采購風險，重點要強化管理和監督。首先，建立物資采購人員績效考核辦法，完善考核和激勵約束機制，修訂完善《物資采購業務監督辦法》，采取定期開展工作檢查、專業化分工、崗位輪換等有效措施，強化對采購人員的管理，增強企業內部的風險防范能力。其次，加強對物資采購招標和簽約監督。檢查采購招標是否按照程序進行，是否存在違反規定的行為；是否每年對供應商進行一次復審評定；合同條款是否有悖于政策、法律，合同條款是否齊全、權利義務是否正確、手續是否具備等。其三，對物資采購全過程、全方位的審計。重點加強對物料需求計劃、物資采購計劃、合同簽證、合同臺賬、合同匯總、合同執行及信息反饋的審計。依據審查程序和要求，了解采購工作是否規范、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況，通過審計鑒定，及時發現和糾正在物資采購過程中出現的問題，確保采購過程有序高效運行。

4.加強現代信息技術在采購決策中的應用。信息的充分掌握可以提高決策方案的正確度，降低決策風險。信息資料常常分布在不同的時間和空間中，作為采購人員要有敏銳的洞察能力。首先，充分利用互聯網等現代信息技術，并與現行的ERP管理模式相結合搜尋、收集各種與風險有關的信息資料，要按照及時、完整、準確的原則進行，盡可能拓寬信息渠道，保持信息暢通。其次，對掌握的信息進行分析處理，找出其中有用的部分，為正確決策提供參考，為采購風險控制打下堅實基礎。

5.建立與供應商合作共贏的大聯盟。要有效控制采購風險，關鍵是與供應商建立并保持良好的合作關系，建立穩定的原材料供應渠道。在合作關系的建立上，首先，對供應商進行考察，掌握供應商的品牌、信譽、規模、銷售業績、研發等情況，做出整體評估。其次，對所需產品質量、產量、用戶情況、價格、付款期、售后服務等進行逐一交流，建立協約關系，形成聯盟雙方共同抵御市場風險，實現互惠雙贏。

6.建立健全風險評估系統。建立風險預警系統，全面歸納影響企業采購的風險因素，深入剖析各種風險因素的屬性、發生頻率、發生概率和影響度，科學確定風險評估指標和評估方法，以及各指標的權重和分值。通過對風險值較大要素設定警戒值，進行重點監測，及時發現征兆，準確預報風險。建立風險應急系統，采用備選方案的形式預先準備，當風險發生后，可依據實際情況選擇與之對應的應急措施，以便及時補救，變被動為主動，達到風險最小化。

[責任編輯 劉嬌嬌]