淺析全面預(yù)算與Hyperion System Planning在企業(yè)管理中的作用

趙春梅

在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，預(yù)算管理對(duì)企業(yè)起著越來(lái)越大的作用，本論文從實(shí)際預(yù)算管理情況出發(fā)，分析預(yù)算管理以及Hyperion System planning在企業(yè)中的作用。

一、預(yù)算管理內(nèi)涵

預(yù)算是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的一種正式、量化的表述形式，為企業(yè)提供衡量實(shí)際業(yè)績(jī)的基準(zhǔn)點(diǎn)，預(yù)算管理是一個(gè)實(shí)體性管理，預(yù)算管理分離于財(cái)務(wù)管理但又有差別，在某種程度上說(shuō)，預(yù)算管理工作更專、更全面、更科學(xué)。預(yù)算管理實(shí)質(zhì)是對(duì)公司的整個(gè)經(jīng)濟(jì)行為和資源配置的科學(xué)性、合理性進(jìn)行論證、檢查、監(jiān)督、考評(píng)和分析，旨在確保有效率地完成目標(biāo)的資源管理性綜合管理活動(dòng)。

二、預(yù)算管理的作用

1.企業(yè)預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要組成部分，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)短期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，實(shí)施戰(zhàn)略目標(biāo)管理的重要手段，成為現(xiàn)代企業(yè)的核心管理之一。

2.預(yù)算可以促使公司管理層認(rèn)真考慮完成目標(biāo)的方法并對(duì)市場(chǎng)變化做好準(zhǔn)備。

3.預(yù)算是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的一種正式、量化的表述形式，為企業(yè)提供衡量實(shí)際業(yè)績(jī)的基準(zhǔn)。

4.預(yù)算是進(jìn)行事前、事中、事后控制的有效工具。

5.預(yù)算可以激勵(lì)員工努力工作并作為員工績(jī)效考評(píng)的依據(jù)。

三、預(yù)算管理實(shí)施與Planning

我們要實(shí)施預(yù)算系統(tǒng)通常首要考慮的是:搭建一個(gè)什么樣的預(yù)算系統(tǒng)，才能滿足管理的要求，我公司在全面預(yù)算管理中運(yùn)用了漢得公司的Hyperion System Planning，Planning是一種基于Web的預(yù)算和規(guī)劃解決方案。它可以在組織內(nèi)推行相互協(xié)作、基于事件的運(yùn)營(yíng)規(guī)劃進(jìn)程，從而滿足多種財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)需要。它使Web用戶可以輸入、分析和報(bào)告數(shù)據(jù)，管理規(guī)劃進(jìn)程以及個(gè)性化設(shè)置數(shù)據(jù)輸入表單。

Planning是一種全面的處理方式，它面向閉環(huán)式完整規(guī)劃進(jìn)程，可推進(jìn)業(yè)務(wù)持續(xù)改進(jìn)。在Planning的協(xié)助下，所有決策者和一線經(jīng)理能夠相互溝通，以便確定所要采取的行動(dòng)綱領(lǐng)，并且可與預(yù)算制定人員相互協(xié)作，從而優(yōu)化規(guī)劃進(jìn)程并提高效率。當(dāng)材料問(wèn)題造成策略變動(dòng)時(shí)，計(jì)劃員可以靈活調(diào)整，迅速應(yīng)變，確保規(guī)劃恰當(dāng)實(shí)用。

（一）Planning提供了以下益處

1.促進(jìn)了具有眾多分支機(jī)構(gòu)的全球化企業(yè)的協(xié)作、溝通與控制。

2.為長(zhǎng)期規(guī)劃提供了一個(gè)框架，側(cè)重于管理易變性及經(jīng)常性的規(guī)劃周期。

3.借助Web或HyperionSystem9SmartViewforOfficeTM簡(jiǎn)化使用與部署。

4.通過(guò)縮短推廣和實(shí)施周期以及簡(jiǎn)化現(xiàn)有應(yīng)用程序的維護(hù)流程，降低了總體擁有成本。

5.借助報(bào)告、分析和規(guī)劃改進(jìn)決策。

6.通過(guò)采用復(fù)雜的業(yè)務(wù)規(guī)則和分配方案促進(jìn)建模。

7.集成了Smart Viewfor Office，因此用戶可以在Microsoft Excel中設(shè)計(jì)工作表，以便在Planning應(yīng)用程序中輸入、格式化、分析和報(bào)告數(shù)據(jù)。

8.可與其它系統(tǒng)集成來(lái)加載數(shù)據(jù)（通過(guò)Hyperion System9 Application LinkTM）。

四、Planning預(yù)算管理起到的效果

1.預(yù)算管理組織設(shè)計(jì)，明確組織的預(yù)算管理責(zé)任，推進(jìn)預(yù)算管理工作有序進(jìn)行。

2.構(gòu)建預(yù)算管理體系，完善年度指標(biāo)預(yù)算、年度業(yè)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算、季度考核、月度計(jì)劃、周推進(jìn)相結(jié)合的管理體系，使預(yù)算與實(shí)際業(yè)務(wù)更加緊密協(xié)作。

3.預(yù)算管理體系優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)考核指標(biāo)與業(yè)務(wù)引導(dǎo)指標(biāo)相結(jié)合的指標(biāo)管理體系。

4.預(yù)算管理體系優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算并重的全面預(yù)算管理。

5.預(yù)算管理體系優(yōu)化，構(gòu)建以營(yíng)銷與費(fèi)用預(yù)算為核心、損益與資金預(yù)算為主體的預(yù)算管控體系。

6.預(yù)算編制維度梳理，規(guī)范預(yù)算數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，規(guī)范和拓寬預(yù)算實(shí)際執(zhí)行差異分析數(shù)據(jù)細(xì)度與廣度。

7.建立數(shù)據(jù)共享中心，將實(shí)際核算數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一信息平臺(tái)（商業(yè)智能系統(tǒng)平臺(tái)）進(jìn)行管理，避免數(shù)據(jù)分散造成決策數(shù)據(jù)不唯一。

8.信息化提高預(yù)算管理效率，縮短預(yù)算編制周期、提高預(yù)算與實(shí)際對(duì)比效率。

五、預(yù)算管理系統(tǒng)需達(dá)到的目標(biāo)

預(yù)算管理系統(tǒng)的核心目標(biāo)是提升預(yù)算管理水平、預(yù)算對(duì)業(yè)務(wù)的推動(dòng)能力。

（一）預(yù)算管理要有效

1.統(tǒng)一平臺(tái)滿足集團(tuán)及下屬單位的預(yù)算管理需要。

2.全面、全員、全方位推進(jìn)預(yù)算管理工作。

3.將保證數(shù)據(jù)計(jì)算分析的及時(shí)有效性，實(shí)現(xiàn)指標(biāo)結(jié)果的可追溯性。

（二）預(yù)算責(zé)任要明確

1.將明確定義集團(tuán)總部、子公司等各級(jí)責(zé)任中心用戶角色與權(quán)限，充分體現(xiàn)預(yù)算責(zé)任。

2.將利用系統(tǒng)明確記錄各級(jí)用戶在預(yù)算上下反復(fù)中的工作狀態(tài)與說(shuō)明記錄。

（三）預(yù)算流程要清晰

1.規(guī)范總部及子公司預(yù)算目標(biāo)下達(dá)、編制、審批、控制、分析、調(diào)整、考核等工作流。

2.將通過(guò)系統(tǒng)工作流管理實(shí)現(xiàn)各級(jí)的預(yù)算審批流程。

（四）預(yù)算周期要縮短

提高集團(tuán)、總分支預(yù)算編制效率，縮短預(yù)算編制周期。

（五）預(yù)算數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確

1.通過(guò)方案中的數(shù)據(jù)口徑定義，保證數(shù)據(jù)對(duì)接的一致性。

2.采用系統(tǒng)業(yè)務(wù)計(jì)算規(guī)則實(shí)現(xiàn)預(yù)算方案中的數(shù)據(jù)邏輯，保證數(shù)據(jù)的正確唯一性。

3.通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接，部分?jǐn)?shù)據(jù)自動(dòng)化，減少人工干預(yù)導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

六、確定預(yù)算編制流程

（一）預(yù)算下達(dá)目標(biāo)

基于公司戰(zhàn)略制定預(yù)算指標(biāo)。

（二）制定行動(dòng)方案

通知各層預(yù)算編制人員。

（三）預(yù)算編制

預(yù)算管理員可以通過(guò)將下載后的表單分發(fā)至預(yù)算編制員，也可以由預(yù)算編制員在系統(tǒng)中進(jìn)行獨(dú)立操作，填寫預(yù)算數(shù)據(jù)。

（四）預(yù)算匯總及審批

預(yù)算表單提交planning后，系統(tǒng)自動(dòng)匯總，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，先確定銷售預(yù)算，然后是生產(chǎn)成本，各類費(fèi)用。

（五）預(yù)算執(zhí)行及監(jiān)控

預(yù)算數(shù)據(jù)定案后，企業(yè)可以在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中與預(yù)算對(duì)接，進(jìn)行監(jiān)控。

（六）預(yù)算調(diào)整

預(yù)算數(shù)據(jù)不是一成不變的，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況可以時(shí)時(shí)調(diào)整，當(dāng)在預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行了預(yù)算調(diào)整則需要以增量方式更新預(yù)算金額。

（七）預(yù)算分析及考核

按年或者按季對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)計(jì)劃與預(yù)算進(jìn)行進(jìn)展考核。

七、預(yù)算管理部門

預(yù)算管理涉及企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，為了強(qiáng)化預(yù)算管理，應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的取得、預(yù)算的編制、預(yù)算執(zhí)行情況分析以及市場(chǎng)動(dòng)態(tài)研究等工作，使預(yù)算的編制及管理工作日趨合理。公司可以設(shè)預(yù)算管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)核心業(yè)務(wù)指標(biāo)的制定、預(yù)算審批、預(yù)算考核。

八、全面預(yù)算算編制的方法

（一）采用概率預(yù)算提高預(yù)算值的準(zhǔn)確性

采用概率預(yù)算必須遵循必要的程序，并形成一定的署名文檔，以便明確責(zé)任。在實(shí)際編制預(yù)算時(shí)，要根據(jù)不同的具體情況來(lái)編制。要根據(jù)各個(gè)變量之間的關(guān)系，來(lái)確定有關(guān)預(yù)算指標(biāo)的計(jì)算方法。

（二）彈性責(zé)任預(yù)算

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，由于企業(yè)面臨的是一個(gè)多變的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，所以企業(yè)編制預(yù)算時(shí)所預(yù)計(jì)的業(yè)務(wù)量，與一個(gè)預(yù)算期終了時(shí)所實(shí)際達(dá)到的業(yè)務(wù)量往往存在著差異，這種差異不利于準(zhǔn)確地考核預(yù)算的執(zhí)行情況。因此，在預(yù)算期終了，考核預(yù)算時(shí)還需要對(duì)原來(lái)的預(yù)算水平進(jìn)行調(diào)整，以便增加預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行結(jié)果的可比性。

（三）采用零基預(yù)算挖掘降低費(fèi)用潛力

零基預(yù)算不僅能壓縮經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，從而能切實(shí)做到將有限的經(jīng)費(fèi)用在最需要的地方，而且，零基預(yù)算的編制過(guò)程，就是企業(yè)的各個(gè)部門和員工挖掘潛力的過(guò)程。如果把這個(gè)過(guò)程和企業(yè)的革新改造緊密結(jié)合起來(lái)，那么，對(duì)于企業(yè)降低費(fèi)用和成本是十分有利的。

（四）滾動(dòng)預(yù)算符合人們的認(rèn)識(shí)規(guī)律

滾動(dòng)預(yù)算有助于提高預(yù)算的準(zhǔn)確性。滾動(dòng)預(yù)算的預(yù)算期間具有動(dòng)態(tài)固定特性，說(shuō)它具有固定特性是因?yàn)闈L動(dòng)預(yù)算始終要保持一個(gè)固定的預(yù)算期間，通常為一年或者長(zhǎng)于一年的一個(gè)經(jīng)營(yíng)周期；說(shuō)它有動(dòng)態(tài)特性，是因?yàn)槊拷?jīng)過(guò)一個(gè)月，就根據(jù)已經(jīng)掌握了的新的情況對(duì)后幾個(gè)月的預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和修正，并在原來(lái)的預(yù)算期末隨即補(bǔ)充一個(gè)月的預(yù)算。由此可見(jiàn)，滾動(dòng)預(yù)算是在預(yù)算實(shí)施過(guò)程中，不斷地修正、調(diào)整和延續(xù)預(yù)算。隨著時(shí)間的推移，原來(lái)較粗的預(yù)算就逐漸由粗變細(xì)，同時(shí)，又補(bǔ)充新的較粗的預(yù)算，如此往復(fù)，不斷滾動(dòng)。預(yù)算的準(zhǔn)確性也就不斷地得到了提高。

采用滾動(dòng)預(yù)算的方法，預(yù)算編制工作比較繁重。所以，也可以采用按季度滾動(dòng)來(lái)編制預(yù)算，而在執(zhí)行預(yù)算的那個(gè)季度里，再按月份分旬具體地編制預(yù)算，這樣可以適當(dāng)簡(jiǎn)化預(yù)算的編制工作。總之，預(yù)算的編制是按月份滾動(dòng)還是按季度滾動(dòng)，應(yīng)視實(shí)際需要而定。