ERP在企業內部控制中的運用探析

宋姣姣

ERP是一個集合企業內部的所有資源并進行有效地計劃和控制，以達到最大效益的集成系統，如分銷資源規劃、項目管理、庫存管理、產品數據管理、質量管理、工廠維護、多種制造方法、財務控制、理財、合并會計、資產管理、財務控制、人力資源管理、業務信息倉庫等，并且由批處理走向聯機處理、實時處理，從而使“時間”這一關鍵性的資源也得到了充分的利用和重視。我們可以看到，要使其發揮效率最大化，必須輔之以精確控制的方法和手段。反過來，內部控制理論發展到今天，已經能夠實現越來越強的控制功能，從簡單的個人控制與私人財產的保管，直到針對整個經濟形勢及未來走向的把握，而這一切的實現，則必須依賴于越來越精確的控制手段和高效的運作機制。我們可以看出，隨著兩者自身功能的不斷擴充，都自覺或不自覺地運用了對方的理論和手段，有著驚人的相似之處，這就要求我們去發現ERP的內部控制功能，研究如何運用ERP來改善我國企業的內部控制現狀。

一、運用ERP系統集成化的平臺優化內部控制

ERP系統的實施應把企業的所有業務看成一個環環相扣、緊密聯接的供應鏈條，包括了物流、資金流和信息流。在ERP環境下，企業可以在產、供、銷等各個環節實現對人、財、物的全面控制，實現財務處理和業務處理的一體化。從業務處理角度來講，一體化順暢的流程保證數據的正確傳遞，各部門能及時得到相關信息；從財務結算的角度講，一體化順暢的流程保證業務部門與財務部門良好溝通，及時結算清欠、避免壞帳損失。從對購銷存的財務監控角度來講，一體化順暢的流程保證財務監控的深度和力度，財務部門可以監控業務發生不超限額，可以同步查詢購銷存發生的明細及余額情況，可以監控到多種原始業務單據，保證賬實相符。

二、運用ERP優化和固化流程，優化內部控制

ERP環境下，內部控制以貫穿企業ERP系統的業務流程為主線覆蓋企業全范圍。也就是說，內部控制的完善和實現其實就是流程的再建和執行，內部控制依據流程順序完成。因此，ERP實施之前，企業必須進行業務流程重組，業務流程重組的質量在很大程度上決定了內部控制的水平。首先，應將串行工作流程改造為并行工作流程，變“滯后控制”為“實時控制”。其次，將“多點接觸”改造為“單點接觸”，變“局部控制”為“全局控制”。再次，使控制點位于工作執行的地方，降低控制的成本。ERP系統在流程中建立控制，使組織結構扁平化，減少不必要的控制監督人員，減少相應的控制費用。最后，運用ERP系統固化合理的業務流程，加強內控的執行力度。ERP系統的最大好處就在于“只認程序，不認關系；同時也可以減輕企業領導的壓力，使他們把更多的精力集中到企業的決策和制度的制定上來，不斷完善企業的管理模式，把握企業前進的方向。

三、運用ERP的信息與溝通平臺優化內部控制

ERP系統的基本功能在于把企業全部業務涉及到的資源整合起來，企業內每一個員工都被明確地賦予在內部控制中所應承擔的職責，并且通過信息和溝通系統，使每一個人都能順暢、快捷地獲取他們在執行、控制經營過程中所需要的信息，并交換這些信息。正是由于ERP的這種“上通下達”的信息溝通功能為其優化內部控制提供了強有力的手段，也是其優化內部控制的保障。首先，ERP系統利用現代信息技術，不僅實現高效、實時地共享企業事務處理系統間的數據、資源，而且實現應用間的協同工作，將一個個獨立的業務處理應用系統集成起來形成一個協調的企業級信息系統。其次，員工可以十分便捷地從計算機數據庫中查閱有關的政策和法規，獲取與其職責相關的控制信息，明確各自的權利與責任，了解自己的活動如何與他人的工作相關，以及例外情況如何報告或處理的途徑。最后，ERP系統本身蘊含了大量的先進信息溝通工具，系統通過這些工具自動從數據庫中收集企業的相關業務數據并對其進行分析、加工，得出對企業管理人員、業務人員有用的、準確的、及時的信息。

綜上所述，我們借助ERP的集成平臺，企業的內部控制將實現以下三個轉變：從事后的監督為主的控制向以事前預防、事中檢查為主和事后糾正為輔的控制的轉變；從以會計人員為主的會計控制向全員參與的全面控制的轉變；從信息溝通不暢到信息實時共享的轉變。企業供應鏈上的產品要實現及時生產、及時交付、及時配送、及時到達最終消費者手中，快速實現資本循環和價值鏈增值，以最大限度地為產品市場提供完整的產品組合，縮短產品生產和流通的周期。要達到這種供應鏈管理的優化作用，達到虛擬企業整個價值鏈的增值，則需充分發揮ERP這種具有集成系統特性管理工具的優越性，使企業實現更高層次的內部控制。