更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

張寧

摘 要：作為我國檔案事業(yè)一項(xiàng)最基本的組成內(nèi)容,提高檔案管理科學(xué)化水平將是新形勢下檔案管理工作的重要研究課題,對于推動我國檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有十分重要的意義。本文就對如何更新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化具體實(shí)施路徑進(jìn)行了研究，從而為最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，有力促進(jìn)隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高都具有參考意義。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；理念

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）21-0153-02

檔案工作是一門科學(xué)，有著自身的規(guī)律、特點(diǎn)，這就需自覺以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以檔案學(xué)理論為指導(dǎo)，以科學(xué)的方式方法認(rèn)真研究、準(zhǔn)確把握，具有科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的精神。同時，檔案工作是一項(xiàng)事業(yè)，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、服務(wù)黨和國家大局、服務(wù)社會、惠及民生的崇高事業(yè)，是為建設(shè)作貢獻(xiàn)、為時代寫歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實(shí)地、科學(xué)務(wù)實(shí)、真抓實(shí)干。

一、抓好檔案管理的基礎(chǔ)工作

（一）抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據(jù)管理目標(biāo)作用于管理客體以實(shí)現(xiàn)管理職能的方式、原則、工具和手段。同時,由于信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，企業(yè)管理會更注重于員工的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，甚至強(qiáng)調(diào)自學(xué)和集體學(xué)習(xí)，以確立員工的共同目標(biāo)和協(xié)調(diào)員工的整體行動。因此，我們要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)和服務(wù)的要求，由企業(yè)信息部門制定企業(yè)的檔案管理辦法，并召集各部門的負(fù)責(zé)人和資料管理員參加企業(yè)檔案管理制度討論會，突出工作重點(diǎn)，講究方式方法，用好責(zé)任制，并在會后與企業(yè)各事業(yè)部進(jìn)行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關(guān)制度，并開始具體實(shí)施。其次，嚴(yán)格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實(shí)踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。因此，我們要把企業(yè)、部門和個人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要及相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)，提高檔案管理水準(zhǔn)。重點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況的發(fā)展變化，突出三個方面的建設(shè)。一是改善檔案保管條件。嚴(yán)格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項(xiàng)設(shè)施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產(chǎn)生的檔案資料歸檔問題，應(yīng)專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態(tài)跟蹤新增審核審批事項(xiàng)情況，及時調(diào)整歸檔內(nèi)容。三是突出財政檢查檔案管理。重點(diǎn)是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進(jìn)行復(fù)核把關(guān)，明確具體操作要求。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理能力。按照突出重點(diǎn)、整體提高的基本思路，應(yīng)采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時，重點(diǎn)組織各處室檔案管理人員進(jìn)行多樣化、經(jīng)常化的專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一是請進(jìn)來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業(yè)務(wù)檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。二是召開現(xiàn)場會“評”。結(jié)合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發(fā)現(xiàn)的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設(shè)的目標(biāo)要求，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度，交流檔案資料收集、整理的經(jīng)驗(yàn)，提出加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理的建議。

二、加快檔案管理信息化建設(shè)

（一）加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化利用的前提條件。因此，如何利用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導(dǎo)向，開設(shè)多種專題數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，并在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務(wù)功能。這樣做能增強(qiáng)全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。

（二）歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

（三）檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。21世紀(jì)對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。要實(shí)現(xiàn)檔案工作的基礎(chǔ)地位，就必須建設(shè)一支忠誠事業(yè)、機(jī)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精良、相對穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。另外，由于信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在檔案管理者面前一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)至關(guān)重要。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化分析

（一）檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)，檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。二是機(jī)關(guān)單位自身層面。要構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，只要符合國家檔案法規(guī)，做到科學(xué)利用信息化手段,并實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機(jī)數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全。

（二）加強(qiáng)創(chuàng)新探索，提升檔案管理成效。近年來,我國經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展,檔案管理工作也有了很大的進(jìn)步。因此，我們要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新和探索，有針對性地為特殊利用者提供特殊服務(wù)，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，科學(xué)化、現(xiàn)代化。同時，建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，保障日常監(jiān)管工作中隨時查閱檔案資料的需要。加大對檔案的開發(fā)利用力度，加強(qiáng)探索創(chuàng)新，充分利用檔案資料掌握了解各類管理辦法，保障綜合目標(biāo)考核扎實(shí)有序?qū)嵤７e極探索研究電子檔案整理、歸檔、保存和利用的方式方法，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,積極主動地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù),為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。檔案人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時代合拍的檔案意識，切實(shí)改變過去檔案重管理輕利用的思想觀念。建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，提高檔案管理信息化水平。

（三）提高企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和。因此，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)日益普及的今天，必須大力提高檔案管理專業(yè)人員的素質(zhì)，要求企業(yè)的檔案工作人員必須與時俱進(jìn)，要具備較高的政治思想品質(zhì)，強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，勇于創(chuàng)新的精神和全心全意為人民服務(wù)的思想，又要有較強(qiáng)的管理能力和較高的工作意識。檔案工作者要建立終身學(xué)習(xí)制度。檔案工作者只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷提高開拓創(chuàng)新的能力，使檔案工作能更好地體現(xiàn)時代性、把握規(guī)律性、富于創(chuàng)造性，不斷擴(kuò)展自己的知識，提高學(xué)歷層次，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求，才能適應(yīng)社會發(fā)展的客觀需要。因此，要推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)，提高檔案人員素質(zhì)，盡快建設(shè)一支高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富、應(yīng)變能力強(qiáng)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊(duì)伍至關(guān)重要。

（四）要以科學(xué)的理念引導(dǎo)。科學(xué)的理念、思想觀念是行動的指南、行為的先導(dǎo)。工作先進(jìn)不先進(jìn)、高效不高效，根子往往在理念、在思想。理念、思想的方向性、導(dǎo)向性很強(qiáng)。檔案工作思想正確，理念科學(xué)，才會具有科學(xué)作為的自覺性。因此，研究好檔案這門科學(xué)，干好檔案這項(xiàng)事業(yè)，必須不斷解放思想，不斷豐富知識，堅持與時俱進(jìn)，更新理念和思想觀念，牢固確立科學(xué)的理念和正確的思想觀念。要自覺堅持以人為本并使之具體化。以人為本，要注重以服務(wù)對象為本。

（五）創(chuàng)新抓與抓創(chuàng)新結(jié)合。“創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。”創(chuàng)新也是檔案工作進(jìn)步的“靈魂”和發(fā)展的“不竭動力”。當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，檔案工作面臨的形勢任務(wù)不斷變化，檔案工作自身也在不斷發(fā)展變化。檔案工作者要有創(chuàng)新的精神狀態(tài)、創(chuàng)新的思想觀念、創(chuàng)新的黨性覺悟以及創(chuàng)新的能力，注重工作研究，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷升華理論。為用戶提供更好的服務(wù)。因此，我們要與時俱進(jìn)，不斷研究新形勢、新問題，新任務(wù)、新情況、不斷總結(jié)新路子、新方法，新方式、尤其要認(rèn)真研究探討檔案工作的基本格局、基本規(guī)律、基本趨勢、基本職能、基本方法、基本任務(wù)、基本范圍、基本對象、基本機(jī)制等，力求在理論上不斷有所創(chuàng)新，實(shí)踐上不斷有新的突破。

四、結(jié)語

檔案是全部活動的真實(shí)記錄，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是企業(yè)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)效益產(chǎn)生重要影響，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，更是企業(yè)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。