ERP系統(tǒng)的集成與實(shí)現(xiàn)研究-基于SAP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)銷售管理與財(cái)務(wù)管理的集成

李艷玲 梁藝多

東北財(cái)經(jīng)大學(xué)(大連 116025)東軟信息學(xué)院 (大連 116023)

SAP是一家德國公司，翻譯成英文是“Systems，Applications，and Products in Data Processing”(數(shù)據(jù)處理中的系統(tǒng)、應(yīng)用和產(chǎn)品)。My SAP ERP是一個(gè)集成的 ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng),，該系統(tǒng)包括了不同模塊和應(yīng)用程序的復(fù)雜集成，每一個(gè)模型代表了一種基本業(yè)務(wù)處理，共包含銷售和分銷(SD)、質(zhì)量管理(QM)、物料管理(MM)、生產(chǎn)管理（PP）、項(xiàng)目管理（PM）和人資源管理（HR）等 l2個(gè)功能模塊。銷售管理（Sales and Distribution）模塊是 SAP后勤模組中一個(gè)重要的模塊，它涵蓋了銷售數(shù)據(jù)管理、客戶管理、銷售訂單處理、發(fā)貨管理及出具票等主要功能；財(cái)務(wù)管理(Financial Accounting)包含了總賬、資產(chǎn)、基金等管理功能，依照會(huì)計(jì)法則為企業(yè)管理層及所有者提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。

銷售管理與財(cái)務(wù)管理的集成主要從主數(shù)據(jù)和客戶化配置兩個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)，具體包括組織架構(gòu)的建立、客戶、物料主數(shù)據(jù)的重要字段的維護(hù)和會(huì)計(jì)科目的自動(dòng)確定等方面，來實(shí)現(xiàn)銷售管理和財(cái)務(wù)管理的集成。以下對(duì)于銷售管理簡稱SD，財(cái)務(wù)管理簡稱FI，SD與FI的集成分別從下幾個(gè)方面來闡述。

1 集成化組織結(jié)構(gòu)

在my SAP ERP中SD和FI各自有一套組織結(jié)構(gòu)的定義，要實(shí)現(xiàn)SD 與FI的融合，必須在這兩套組織之間建立關(guān)聯(lián)。

SD的組織單元主要有銷售范圍（銷售組織、銷售渠道、產(chǎn)品組的組合）、工廠、發(fā)運(yùn)點(diǎn)。

FI的組織單元主要有集團(tuán)、公司代碼、業(yè)務(wù)范圍、利潤中心。一個(gè)集團(tuán)可能有一個(gè)或多個(gè)公司代碼。每一個(gè)公司代碼在財(cái)務(wù)上是獨(dú)立的法入實(shí)體。

SD與FI的組織單元之間建立的分配和隸屬關(guān)系，是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集成組織基礎(chǔ)。對(duì)于大型企業(yè)集團(tuán)，可以參照?qǐng)D1來設(shè)計(jì)系統(tǒng)組織架構(gòu)。

1.1 把銷售組織分配給公司代碼

公司為實(shí)現(xiàn)銷售功能，實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)中需要建立銷售組織，負(fù)責(zé)為一個(gè)或多個(gè)工廠(公司)銷售商品和提供服務(wù)，與客戶商定價(jià)格、付款條款，價(jià)格條款等設(shè)置在銷售組織級(jí)別。

一般來說，每個(gè)銷售組織只分配給一個(gè)公司代碼，但是為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一銷售的目的，可以把一個(gè)銷售組織分配給多個(gè)公司代碼。每一個(gè)公司代碼在財(cái)務(wù)上是獨(dú)立的法人實(shí)體，具體關(guān)聯(lián)關(guān)系見圖1所示。

圖1 SD與FI的組織架構(gòu)關(guān)聯(lián)關(guān)系

1.2 工廠分配給公司代碼

在SD中，工廠作為產(chǎn)品出售的供貨地點(diǎn)，它可能是真正意義上的工廠，也可以是一個(gè)虛擬的分銷中心。在銷售產(chǎn)品時(shí)，工廠也能顯示出倉庫或發(fā)貨中心。具體關(guān)聯(lián)關(guān)系見圖1所示。

2 主數(shù)據(jù)的維護(hù)

My SAP ERP中主數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，同一個(gè)數(shù)據(jù)編碼可以在不同的組織機(jī)構(gòu)下建立不同用途的視圖信息， 供多個(gè)業(yè)務(wù)部門使用。

2.1 物料主數(shù)據(jù)

物料主數(shù)據(jù)包含了對(duì)企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)和庫存管理所用到的信息。對(duì)于一個(gè)物料編碼，SD主要使用這個(gè)編碼下的銷售視圖數(shù)據(jù)，包括：交貨工廠、稅收標(biāo)志、科目分配相關(guān)字段。

財(cái)務(wù)視圖存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，主要包括價(jià)值和成本信息，可以對(duì)物料進(jìn)行財(cái)務(wù)評(píng)估、成本核算，就需要維護(hù)該物料的評(píng)估類、價(jià)格組等字段。關(guān)鍵字段如表l中“物料”一列所示。

表1 物料主數(shù)據(jù)與客戶主數(shù)據(jù)關(guān)鍵字段

2.2 客戶主數(shù)據(jù)

客戶主數(shù)據(jù)不但是所有的銷售業(yè)務(wù)也是交貸和付款的基礎(chǔ)，在編輯客戶主數(shù)據(jù)時(shí)，必須指定客戶編碼、公司代碼和銷售范圍，在創(chuàng)建銷售訂單時(shí)，會(huì)自動(dòng)把客戶主數(shù)據(jù)的信息復(fù)制到銷售定單中，并進(jìn)一步復(fù)制到后續(xù)單據(jù)中。關(guān)于SD與FI的集成，涉及到的一些重要字段如表1“客戶”一列所示。

3 會(huì)計(jì)科目的自動(dòng)分配

SD和FI的集成，是指在銷售業(yè)務(wù)處理時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)同步生成財(cái)務(wù)憑證，并實(shí)時(shí)更新科目余額。SD和FI的集成點(diǎn)主要有兩個(gè)：發(fā)貨過賬時(shí)，自動(dòng)更新庫存科目的數(shù)量和價(jià)值；開發(fā)票時(shí)，自動(dòng)確認(rèn)應(yīng)收賬款、銷售收入和稅金。在這一過程中，關(guān)鍵是自動(dòng)確定記賬的會(huì)計(jì)科目編號(hào)。

3.1 發(fā)貨過賬科目的分配

(1)定義移動(dòng)類型和交易碼的分配

My SAP ERP中，對(duì)于不同的物料移動(dòng)，如收貨、發(fā)貨、盤盈、盤虧等，財(cái)務(wù)要記入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目。

3.2 定義評(píng)估類

評(píng)估類定義被維護(hù)在數(shù)據(jù)主數(shù)據(jù)的財(cái)務(wù)視圖中，用來確定物料在不同交易時(shí)記入哪個(gè)科目。評(píng)估類和物料的移動(dòng)類型中的“一般修改（科目修改）”一起確定會(huì)計(jì)科目。

對(duì)于銷售發(fā)貨過程，常用的交易碼（TransactionKey）是GBB，即所謂庫存移動(dòng)的抵減或?qū)?yīng)科目，進(jìn)一步細(xì)分物料消耗類型，一般修改（GeneralModificationKey）為VAY，它與MovemtType關(guān)聯(lián)，如表2所示。

表2 發(fā)貨過賬類科目的配置

3.3 銷售發(fā)票科目的分配

銷售管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是為客戶創(chuàng)建發(fā)票，根據(jù)交貨的數(shù)據(jù)和金額確認(rèn)應(yīng)收賬款、銷售收入和稅金，并自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。在這個(gè)步驟上，SD與FI的集成主要從幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)。

應(yīng)收賬款科目的確定是通過客戶主數(shù)據(jù)中財(cái)務(wù)視圖的統(tǒng)馭科目字段對(duì)應(yīng)的總賬科目，實(shí)時(shí)記錄和更新總賬科目。

銷售收入和稅金科目的確定，主要由客戶和物料主數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字段，如物料主數(shù)據(jù)的科目分配組、稅收標(biāo)識(shí)；客戶主數(shù)據(jù)的賬戶分配組和客戶定價(jià)過程等。

在這些字段都確定好以后，還要結(jié)合其他相關(guān)的字段如，應(yīng)用類型、條件類型、科目表和銷售組織來共同決定會(huì)計(jì)科目的分配，如表3。

表3 銷售收入類科目的配置

4 SD與FI集成的實(shí)現(xiàn)-自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證

SD與FI的集成點(diǎn)主要有兩個(gè)，銷售發(fā)貨過賬時(shí)和出具銷售發(fā)票時(shí)，根據(jù)本文上述內(nèi)容的維護(hù)和配置，會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。

4.1 銷售發(fā)貨過賬時(shí)的集成

銷售發(fā)貨和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的集成點(diǎn)出現(xiàn)在發(fā)貨過賬這個(gè)步驟上。發(fā)貨過賬時(shí)，系統(tǒng)通過庫存管理模塊的自動(dòng)記賬功能，更新庫存的價(jià)值和數(shù)量。在發(fā)貨過賬時(shí)，一般使用標(biāo)準(zhǔn)成本，先計(jì)入中間過渡賬戶“發(fā)出商品”，到月末，也就是開票時(shí)，再根據(jù)實(shí)際成本重估庫存和產(chǎn)品銷售成本。當(dāng)月發(fā)貨暫不開票的會(huì)計(jì)分錄。

借：發(fā)出商品貸：庫存商品

4.2 出具銷售發(fā)票時(shí)的集成

在my SAP ERP系統(tǒng)中，可以參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票。ERP標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置是在開票時(shí)確認(rèn)銷售收入，而在交貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。系統(tǒng)本身是不保證收入和成本配比的，這主要是因?yàn)閮烧吒饔兄С值脑紤{證（發(fā)票和出庫單），企業(yè)在應(yīng)用時(shí)可以根據(jù)自己的情況來設(shè)置計(jì)入的賬戶類型和開票方式，實(shí)現(xiàn)客戶化的配置。

開票做收入時(shí)的分錄

借：應(yīng)收賬款

貸：應(yīng)交稅金-銷項(xiàng)稅額

貸：主營業(yè)務(wù)收入

根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制和配比原則在確定收入時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本的分錄

借：主營業(yè)務(wù)成本

貸：發(fā)出商品

5 結(jié) 語

My SAP ERP是一個(gè)高度集成的應(yīng)用平臺(tái)，它不僅體現(xiàn)在SD與FI的集成，同時(shí)也在系統(tǒng)內(nèi)的所有模塊之間集成，保證在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作的同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)同步生成財(cái)務(wù)憑證。

[l]王紋.SAP財(cái)務(wù)管理大全.北京:清華大學(xué)出版社,2005.

[2]陳永杰.SAP商務(wù)智能完全解決方案.北京:電子工業(yè)出版社,2008.

[3]馬方.mySAPERP財(cái)務(wù)管理與應(yīng)用.上海:東方出版社,2006.