附屬醫院臨床教學檔案管理體系的建立與實踐

栗 蘊，方 旭，李 慈

（云南省第一人民醫院 1.教學科；2.感染管理科，云南 昆明 650032）

臨床教學檔案是附屬醫院承擔教學任務，從事教學活動的歷史記錄。它是教學水平和教學質量的真實反映，是醫院教學職能的有形體現，其為教學經驗的總結及教學改革起到了重要的憑證作用。同時，臨床教學檔案記載的從教學評估、教學手段和方法到教學研究及改革等各方面教學活動信息，也可作為提高教學質量和管理水平的科學依據和參考材料[1]。因此，如何讓臨床教學檔案充分發揮其價值，是附屬醫院做好臨床教學工作一個值得探討的重要課題。本文結合我院臨床教學管理經驗對臨床教學檔案資料體系的建立，規范化、科學化管理及其在臨床實踐中的應用進行了探討。現分析總結如下。

臨床教學資料檔案體系的建立：

臨床教學檔案是在臨床教學管理及教學實踐活動中形成的，具有保存和查考利用價值，并按一定歸檔制度集中保管起來的文字、圖表、聲像實物等不同載體的教學歷史記錄材料的總稱[2]。根據管理需要，并結合我院臨床工作實際，建立了一套完善的臨床教學資料檔案。該檔案體系分為黨群工作、行政工作、師資隊伍、教學工作、學科建設與科技工作、本科學生工作、研究生工作，設備儀器等8類。①黨群工作類：主要包括本院及上級黨委發文，黨群工作規章制度，工作計劃、總結、工作會議材料，政治學習安排、記錄。②行政工作類：主要包括本院及上級行政發文，本院教學管理資料，本院部主持、承辦的工作及會議材料，本院職工考評材料，本院圖書資料室建設與利用，醫院和主管部門匯編的規章制度。③師資隊伍類：主要包括教職工狀態資料和教師個人材料。④教學工作類：主要包括專業建設與改革，課程建設與改革，教材建設，實驗教學，實踐教學，畢業設計（論文），課程考核，成績與學籍，教學運行，教學質量監控，選修課。⑤教學研究與教研教改類：主要包括教師教研教改材料，學術交流材料，社會服務。⑥本科學生工作類：主要包括學風建設，課外科技活動，思想品德修養，人才培養質量。⑦研究生工作類：主要包括復試資料，培養方案，學位論文匯總或優秀論文匯編，畢業研究生和授予學位研究生名冊。

臨床教學檔案管理方法：

一、健全領導機構，建立穩定的教學檔案管理人員體系：臨床教學檔案是附屬醫院臨床教學質量的重要體現形式，也是本科教學評估的重要依據。我院領導高度重視臨床教學工作，注重教學檔案資料的管理。成立了教學科主管教學工作，實行院-科（教學科）-室（教研室）三級教學負責制，嚴格執行各項教學任務。建立責任機制，把臨床教學檔案與教學質量列入院對科責任考核內容，明確教研組組長（科主任）是臨床教學工作的第一責任人，調動了專科主任對臨床教學工作的積極性和重視程度。教學科及內、外、婦產、兒、醫技、護理六大教研室均設有兼職檔案員負責臨床教學檔案的收集、整理和歸檔工作。教研室兼職檔案員負責收集、整理各教研組臨床教學材料，定期按要求向教學科移交歸檔，教學科兼職檔案員根據歸檔材料年限劃分再向院綜合檔案室移交。通過教學檔案管理人員體系的建立，確定了各級人員崗位責任制，可制定目標管理標準考核制度，做到獎懲分明。同時，教學檔案也作為醫院、學校每學期進行臨床教學工作檢查的重點必查項目，從而確保了檔案資料的完整性。

二、建立細化的教學檔案歸檔范圍和標準體系：由于教學檔案具有多元性、復合性、分散性、周期性的特點，醫學院校一般沒有針對臨床教學檔案管理的統一標準。一旦更換兼職檔案員，就很難保證教學檔案的齊全、完整和質量。因此，我院首先強化教研室（組）主任、副主任及教學秘書的檔案管理意識，加強對教研室兼職檔案員檔案知識培訓，其次，建立了細化的具有附屬醫院特色的教學檔案歸檔范圍和標準體系，明確教學文件材料的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔原則、歸檔期限、存檔類別及歸檔時間、檔案編碼原則、時間節點等內容，統一教學檔案管理標準。通過細化的歸檔范圍和標準體系建立，保證了臨床教學檔案的系統性和連續性，提高了教學檔案的質量。

三、制定完善的規章制度，明確職責：根據《普通高等學校檔案管理辦法》，我院制定了嚴格的臨床教學檔案管理規章制度。做到臨床教學檔案專人負責，專人管理，充分體現教學檔案管理痕跡，為發揮教學檔案利用率提供有力依據。

四、建立現代化教學檔案管理系統：臨床教學檔案管理的主要目的就是為醫院教學工作提供檔案信息服務，指導教學改革、提高教學質量、推動教學發展。傳統的教學檔案管理手段，很難提高臨床教學檔案的利用率，很難發揮臨床教學檔案的作用。做為既承擔繁重醫療衛生工作，又承擔臨床教學任務的附屬醫院，更應利用現代化手段，建立教學檔案資源信息庫，對教學檔案進行有序、高效管理。我院率先將浩瀚檔案計算機管理系統平臺運用于對臨床教學檔案的管理，從檔案的移交開始管理，實現了囊括檔案著錄，自動編排檔號，打印卷內目錄、案卷目錄、案卷封面及各種檢索工作，檔案高速模糊檢索，各項統計，檔案借閱、歸還、催還，檔案注銷等各項教學檔案工作的計算機管理。使原本繁雜的工作變得簡單化，并做到資源共享，信息交流便利，更充分發揮了臨床教學檔案的作用。下一步我們將運用數字化管理技術，逐步實現臨床教學檔案管理工作網絡信息化。以網上查閱為手段，擴大教學檔案的使用范圍，在完善保密條件的前提下，與公共網絡連接，實現資源共享，方便使用者及時、快捷查找、閱讀所需檔案資料，以適應和滿足醫學教育事業的需要，真正做到檔案信息的傳播和信息資源的共享[1]。

[1]栗蘊.附屬醫院臨床教學檔案管理探討[J].衛生軟科學,2011,25(5):307-309.

[2]向國春,劉剛,陳志強.臨床醫學教學檔案的建設和管理[J].重慶醫學,2009,38(20):2642.