完善工作機制 提高公文校核效率

文/黃貴生

（作者系中共湖南省桃源縣委常委、縣委辦主任）

文/黃貴生

公文是領導管理工作的工具，是領導實施決策的產物。提高公文校核效率，可以極大地促進機關工作高速運轉、推動領導決策及時貫徹。在工作實踐中，桃源縣委辦注重從機制建設入手，在保證公文質量的前提下，堅持高效率、快節奏地開展校核工作，較好地發揮了公文的應有作用。

一、明確流程，規范校核環節。

公文校核是一項講規范、重程序的工作，任何一個環節的拖拉和延誤，都會影響公文制發的時效性。近幾年來，我們積極總結經驗，不斷完善制度，形成了一套科學、便捷的工作流程。如我們制定了專門的流程圖，明確了縣委辦校核公文的程序規定：在部門撰寫代擬稿階段，要求一般性工作的文稿擬好后送本單位主要領導審閱簽字，再由分管縣級領導簽署意見后送縣委辦校核；涉及重要工作、重大決策或重要政策的文稿擬好后，要廣泛征求意見，并提交縣委常委會討論通過，再送縣委辦校核。在縣委辦校核階段，由縣委辦校核人員初審，主要從行文規則、公文格式、政策法規、語言文字等方面予以把關，并提出擬辦意見，然后送分管公文校核工作的副主任復核，再進行領導會簽。在縣領導會簽階段，由擬稿單位人員按照擬辦意見中列出的領導名單，從后往前依次送領導審簽。在編號送印階段，待最后一位領導審簽完后，擬稿單位人員將文稿送縣委辦校核人員登記編號，然后送打印室制作文件清樣，經擬稿單位人員、縣委辦校核人員分別校對無誤后正式印刷。在蓋章裝訂階段，文件印刷完成后，由擬稿單位人員持領導會簽稿到縣委辦印章管理部門加蓋發文機關公章，然后交打印室裝訂，再交縣委機要部門統一分發到各單位。

二、科學分工，落實校核責任。

要對校核工作實行科學管理，統籌安排審稿、查證、修改、協調、綜合、報批、印制等具體工作，使各項任務都有人落實、高效推進。在桃源縣委辦，從事公文校核的文秘人員都有明確分工，如新調入的同志，主要是從事文稿初審、資料查證、編號送印、檔案管理等工作，業務骨干主要是從事體例把關、格式審定、文字修改等工作，分管副主任主要是從事工作管理、事項協調、請示領導等工作，這樣既落實了校核責任，又促進了高效運轉。遇有緊急任務或重大任務時，及時啟動 “五?！毙：酥贫?，即明確專人校核，組織專班配合，實行專程協調，調度專車送審，規定專時辦結，最大限度地提高了時間利用率。在具體分工的基礎上，從鍛煉新人的角度考慮，我們還注重發揮全體校核人員的整體協作意識，適度地給新人加任務、壓擔子，使他們跨分工地開展校核工作，加快了新人的成長步伐，為進一步提高公文校核效率夯實了能力儲備。

三、改進技術，提高校核速度。

隨著信息化進程不斷加快，公文校核工作需要改變過去復雜、低效的手工辦公方式，采用一系列的辦公設備和先進通信技術，廣泛、迅速、全面地收集、整理、加工、儲存和使用信息，促使文秘人員便捷地共享信息，高效地開展工作。結合公文校核高效率的要求，我們主要抓了三個方面的工作：一是購齊了基本設備。投入專項資金，購買了便于開展公文校核工作的計算機、復印機、掃描儀、打印機、速印機、傳真機、光盤機等，為實現辦公自動化提供了物質保障。二是提升了基本能力。通過業務培訓、技能比武、定期考核等方式，增強公文校核人員應用現代化辦公設備的能力。在業務工作中，我們明確了 “三個必須”的規定，即必須用計算機處理業務工作，打字速度必須達每分鐘80個字以上，必須熟悉計算機操作系統、網絡操作系統、文字處理系統、業務工作程序軟件，使公文校核中的依據查詢、資料收集、文檔編輯、文件傳輸等很多環節，都在現代化的辦公設備上完成。三是配套了基本改革。早在幾年前，我們就全面實施了縣鄉黨政機關計算機網絡通信建設，利用計算機網絡安全電子郵件系統，將鄉鎮傳真通信升級改造為計算機網絡通信，實現了傳真通信、電話通知、信息綜合、督辦反饋、電子公文、請示報告、溝通協商等功能內網運行。目前，我們正在積極創造條件，力爭早日實施協同辦公系統，進一步提高公文校核效率。

四、精簡公文，壓縮校核時間。

精簡公文，是改進機關作風的客觀要求，也是提高校核效率的必然前提。為了貫徹 “精簡”原則，提高工作效率，我們主要在以下兩個方面著力：一方面，努力精簡公文數量。要求行文必須實事求是，有必要性和可行性。沒有行文必要性和可行性的，不行文；貫徹上級文件精神，沒有新的具體措施，僅表態性的或照抄照搬的，不行文；已開會做了部署，可電話或當面議定的事項，不行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，不由縣委辦行文。通過減少公文數量，減輕了公文校核人員的工作負擔，保證了他們集中時間、集中精力，高效率地開展公文校核工作。另一方面，努力精簡公文字數。提倡發短文，以最精煉的文字反映行文意圖。一是刪繁就簡。圍繞公文的中心內容，抓住重點，把一切與主題無關的內容、材料和論述統統刪掉，即使這些材料、這些論點很精彩，也堅持忍痛割愛。二是避虛就實。做到開門見山，一語中的，不講空話套話；盡量減少穿衣戴帽、描述修飾的話。三是凝煉文字。在內容無法刪減的情況下，重點推敲文字，從煉詞、煉句到煉段，反復斟酌，決不多用一個字。