學術性社團辦公室業務探究

文/凌勇堅

這里所說的地方學術性社團組織，是指那些在當地民政部門登記注冊，并有具體的支撐單位、辦公場所、聯系人和法人資質的群眾性組織。社團的領導機構為理事會，由理事長等理事團隊所組成；辦事機構為秘書處，也即辦公室。

辦公室通常由秘書長或副秘書長主持工作，中小型學術性社團一般為兼職的，常常為一人擔當；大社團除了秘書長以外，還配備有若干位其他工作人員，有專職的。如何做好社團辦公室工作，出色地完成上級業務主管部門、支撐單位交給的任務，把社團搞得生氣勃勃、有社會影響力、有所作為，既是一門學問，也需要技巧和良好的外部環境。

一、秘書長業務和素質

（一）秘書長業務。社團秘書長是社團的主要負責人，是辦文、辦會、辦事的大管家，大致有這樣一些事務性工作：代表社團參加上級管理部門組織的各類活動、會議、年度考評、年檢，接受工作任務，匯報階段性工作和年度工作情況等；其次是直接承擔或向下分配工作任務，作年度工作總結、制訂新年工作計劃，組織召開理事、常務理事會議和會員或會員代表大會、準備會議相關資料、安排會議日程、登記和記錄會議情況、發展新會員、籌集社團經費、撰寫宣傳資料等；再者是按照上級管理部門的要求和理事長的意圖，做好換屆工作的各項準備，撰寫或協助撰寫大會工作報告，起草或修訂社團章程，申報相關的材料，辦理相關的手續，做好與上級領導、下屬會員之間的聯絡等。

例如，湖州市機電工程學會的秘書長，就是兼職的，獨當一面，負責辦公室日常事務，除了遇上大事要事以外，一般都是自己把握尺度，全權處理。

（二）秘書長素質。社團秘書長是理事長的重要決策參謀和得力助手，他的思想理念、知識結構和工作狀況如何，對社團工作的績效影響極大。正是因為秘書長的這種角色、地位和作用，決定了對他有著較高的素質要求。通常掛靠單位推薦出任學術性社團秘書長的人選，一般都有熱心于社團工作、政治覺悟較高的得力員工，且文字功底較好、有團隊意識和創新精神、樂于奉獻、辦事雷厲風行、思維活躍、還擅長于溝通和交際。特別是當遇上與理事長意見不一致的情況 （從客觀上講，公務繁忙、非專職的理事長往往容易產生某些局限性，可能會提出一些與本社團的情況不相符合的意見）時，秘書長還能耐心地換位思考，尋求理事長意見的內在合理性；對于非原則性問題，一般應服從理事長的意見，同時誠懇地提出自己對問題的理解和分析，給理事長以必要的解釋和提醒。與此同時，秘書長也應該適應理事長的工作特點以及思維方式。

例如，湖州市機電工程學會在籌辦2009年度理事會議過程中，理事長曾提出安排多位非理事的支撐單位人員在會上發言，目的是想多宣傳支撐單位的品牌，推出一些服務項目。秘書長覺得這樣做不妥，因為支撐單位在理事會中的成員就有4位，不妨讓他們來代言。后經商討，達成了減少幾位非理事參與的意見，避免了可能產生的負面影響。

二、運籌技巧

常言道，在什么山頭唱什么歌，辦公室工作也一樣。由于學術性社團組織的屬性決定了它的辦公室工作既有一般辦公室工作的共性，又有個性，社團秘書長就得緊緊圍繞這一特點來展開。首先社團沒有行政執行力，得靠自己去開拓，建立公信力，創造吸引力，來營造凝聚力。其次是要有服務的理念，做好為會員和會員單位服務、為經濟建設服務這篇文章，搭建會員施展才華、有利成長的平臺，注意多進行一些使下屬感興趣的活動，對涌現出來的一些好人好事及時進行表揚和表彰。再者是要善于上下、橫向間的溝通，尋求更多方面的支持和理解，善于整合各種資源為社團所用，創設有利于社團運作的外部氛圍。還要有勤于筆耕的良好習慣，多動筆撰稿宣傳社團工作的進展、開展的活動情況、取得的成績和能提供的新服務等，以擴大社團在社會上的影響力和認知度，顯示存在的作用和價值，引起大眾對社團工作的更多關切，激起更多同仁參與和支持社團工作的熱情。

在這一方面，湖州市機電工程學會做得還是比較到位的。它雖是一個小社團，可在當地的影響力卻不亞于那些大社團，出現在公眾視線中的頻度比較高，特有人氣。這倒不是該社團秘書長有什么特別過人之處，也不是社團搞的活動特別精彩，而無非是能因地制宜，多開展了一些人們喜聞樂見的活動，運籌周到，并勤于筆耕。每當社團組織了或派員參加了各類活動以后，秘書長都會在第一時間用精彩的文字進行撰稿宣傳，全面出擊，既將消息掛于學會網站和支撐單位網站，又投稿業務主管單位網站，甚至于酌情投寄當地媒體，還定期出社團簡報，認知度自然而然地就高了。

三、績效探究

綜觀目前各地的各類地方學術性社團組織，為什么在相似的環境里，一些社團就辦得好，充滿活力，社會影響力大，有凝聚力，得到了發展；而另一些社團就顯得死氣沉沉，處于活動不正常和休眠狀態，甚至于出現了生存危機，這里面有什么奧秘呢？據一系列的觀察分析發現，這除了與行業差異、社團組織結構、目標定位等因素有關以外，更多的是與支撐單位領導的重視和支持程度、秘書長的個人特質、在支撐單位里所處的位置和主觀能動性等諸因素有關，也即與辦公室的業務開展情況有關。

（一）凡是那些多年由秘書長或副秘書長專人具體負責辦公室工作，包括參加上級主管部門召開的會議、活動、培訓、考核和評估，以及從事上下之間、橫向之間的聯系，責任在肩，一竿子到底，心中的責任感就會由然而生。促使其千方百計地去開動腦筋，整合各種資源，多開展一些活動，為社團組織的發展服務，同時也積累了經驗，則社團工作的亮點也就會多一些。

（二）凡是那些支撐單位領導或社團理事長能經常不斷地過問和關心社團組織的工作，則秘書長的辦公室工作就會運籌得高效一些，就較會去主動出擊，多動腦筋干實事，社團的運作就活躍，影響力大，有生氣。

（三）凡是那些社團組織的主要負責人 （尤指理事長和秘書長）在屆內變動較大、或讓多人參與運籌社團工作、或經常臨時隨機派員參加上級職能部門組織活動的社團，由于職責相對不明確，結果往往是大家沒有責任，抱著履行公事的態度去應對，得過且過，無人也無法去精心規劃社團組織的未來，則社團的狀況就自然會遜色一些。

（四）凡是那些在支撐單位里擔任著行政職務，日子過得比較滋潤和充實，且性情溫和、比較滿足于現狀、按部就班的秘書長，相對不太會過多地主動出擊，更不會去開拓創新，辦公室的工作也就平靜如水。相反，那些在支撐單位里雖然沒有擔任過任何行政職務，且有思想、個性、抱負，一心想干點業績出來而苦于沒有平臺的人，倒會珍惜這一機會，開動腦筋去創新，想盡一切辦法多干點實事，把辦公室工作做好、做活，則社團就往往顯現出特色。

以上所述的四點，湖州市機電工程學會可以說體會良多。例如該社團在剛創建的前10余年時間里，支撐單位是湖州市經委，那時還處于計劃經濟時期，理事長和秘書長又分別為該機構的主要領導和部門領導，且都比較熱衷于社團工作，收取會費、開展活動等自然不成問題，因而績效較好，很有活力。可是到了第四次換屆大會以后，理事長調走了，隨后不久秘書長也退休了，從而呈現出群龍無首之勢。雖然支撐單位方面也臨時指定了他人來代理，但畢竟是 “臨時”，隨后不久政府職能轉換之風吹起，臨時代理者的熱情更加低落了，此時的社團工作基本處于了休止狀態，到了快被注銷的邊沿。直到2006年換屆大會后，更換了支撐單位，重新配備了力量，社團組織才再度煥發了生機和活力。

四、舉措和前景

（一）完善舉措。要使學術性社團成為一支更多地造福于民眾、助推社會進步的有生力量，不妨從這樣兩個方面來著手：一是除了前期選人要慎重、科學，選準人以外，日后還得要經常不斷地鼓勵和鞭策秘書長去努力工作、注重學習、不斷創新；支撐單位應在一些考核、分配、培訓等方面，向社團秘書長有所傾斜，提高其綜合素質和工作熱情；工作上給予大力支持，努力營造良好的社團活動氛圍。二是建立保證機制，在一些經濟發展比較好的地區，如東部沿海地區，不妨推行社團秘書長津貼制，經費來源可以是雙軌制，如上級政府財政撥一點、支撐單位出一點；秘書長一旦有了津貼，也就引入了鞭策手段，這就促使他去開動腦筋花力氣，多干些實事，力爭把社團經營得更好；與此同時，支撐單位和社團業務主管部門也更能理直氣壯地來要求秘書長，該如何又不該如何，甚至于提出任期目標要求。

（二）業務前景。隨著經濟的發展和科技的進步，社團組織對社會進步的助推作用也一定會越來越顯得重要，作為依附于社團的辦公室工作，自然是隨著社團組織的存在而存在、發展而發展。在新的形勢下，通過辦公室工作的磨練，相信一定會熏陶出一支能吃苦耐勞、能打硬仗、工作高效的秘書長團隊。據業內人士披露，目前在環太湖區域的學術性社團組織，比10年前已將近翻了一番，從事于社團工作的人員數量大增，且還有繼續增加的勢頭，學歷層次普遍提高，形勢是喜人的。