院辦秘書的三種境界

文/楊峰

院校辦公室是一個為首長決策眼觀六路、耳聽八方的地方，在首長和機關之間發揮著承上啟下、左右溝通、前后協調的作用，是一個綜合部門。“秘”字，右邊是“必”，即“一顆心”；左邊是“禾”，即“一十八”。因此，作為院辦秘書，要懷著一顆真誠的心、用十八般武藝來服務。借用國學大師王國維提出的“古今成大事業、大學問者，必須經過三種境界”，院辦秘書也有三種境界。

第一種境界：獨上高樓的四有新人類

所謂“高”，院辦秘書服務的對象是院首長，層次高、職務高、能力高。所謂“獨”，新人進入院辦，必須獨立承擔任務、獨立解決問題。這就需要做到“四有”，即有進取之志、有平穩心態、有溝通能力、有統籌方法。

1.有進取之志。新秘書在院辦工作一段后，可能感到：辦的是小事，干的是雜役。這正是秘書的工作特點，因此要干好秘書工作，就要時時激勵自己，立大志、做小事，立長志、做雜事，不能因事小而不為，因事雜而妄為。正如卡耐基所說：不能激勵自己的人，是一個平庸的人，無論何時也不可能出色。

2.有平穩心態。古人說：“勝人者有力，自勝者強”。新秘書在遇到困難時，要臨戰冷靜，遇事平靜，處變鎮靜。正如明朝大畫家和文學家陳繼儒說的那樣：花繁柳密處撥的開，才是手段；風狂雨急時立得住，方見腳根。

3.有溝通能力。溝通，首先要謙虛。俗話說，虛心竹有低頭葉，傲骨梅無仰面花。謙虛是秘書的道德修養和人生智慧，是溝通的前提。溝通，還要掌握技巧。同樣的事情，不同的溝通方式就會收到不同的效果。如果辦公室的司機連續多次周末加班都請假，作為車管秘書，應該怎么說：（1）我不能再容許你請假了，你要顧及他人的想法。（2）別給我請假了，你去找主任。（3）這個任務只有你最適合，我需要你的幫助，特別是在周末。顯然，第三種溝通方法最有效。

4.有統籌方法。要統籌事務，分清緩急，凡事要化繁為簡，要事急干，急事早辦，動必量力，舉必量計。絕對不能把簡單的事情復雜化，更不能把復雜的事情離奇化。

第二種境界：衣帶漸寬的重復工作者

院辦工作具有重復性，有的同志感到沒有成就感。但是，重復性工作不等于低層次勞動。只要勤于思考，肯下苦工，重復就會孕育增長，重復就可能創造成功。作為院辦秘書能夠經受住重復工作的考驗，也就進入到第二種境界。

1.千言萬語細思量。秘書在首長身邊工作，要謹言慎行。一言可以興邦，一言足以亡身。明末的袁崇煥，處于權力斗爭的中心，又掌握大明最精銳的部隊，不是謹言慎行，而是好大多言，他向崇禎皇帝許諾：“五年復遼”，到頭來，疆土沒有恢復，自己卻被凌遲處死。管理學上有一個概念，叫“向上管理”，對于秘書來說就是要考慮服務對象的優勢與短處，了解他們的思維模式，唯有如此才能更好地發揮秘書的職能作用。

2.千變萬化見本質。要多思考、多總結，從中尋找規律，發現問題的本質。不僅思考和總結首長在想什么，需要什么，更要思考和總結下面在想什么，需要什么，自己下步該做什么和該怎么做。八仙中的張果老就是“回頭看”的典型人物，有一首詩這樣形容他：舉世多少人，無如這老漢，不是倒騎驢，萬事回頭看。

3.千頭萬緒抓重點。秘書工作千頭萬緒，但必須把主要精力放在為首長決策、首長辦公服務上，想首長之必想，謀首長之所謀，首長沒想到的秘書要想到、沒走到的秘書要走到、沒看到的秘書要看到。常常換位思考，首長在想什么，首長需要我們做什么。

4.千山萬水報實情。有的問題，遠看“一朵花”、近看可能是“豆腐渣”，站起來看是 “藍天碧水”、蹲下去看可能就是“一塌糊涂”。秘書就是要勤走勤轉，能自己到場的一定要到場，盡量掌握第一手材料，搞調研不要走馬觀花，蜻蜓點水，回去應付差事。要多留心觀察周圍人的議論，不輕信一家之言。要多傾聽基層的呼聲，盡力把真實情況反映給首長，以利于首長科學決策。

5．千辛萬苦有氣量。曾國藩說，為官須“四耐”：“不為大府所器重，則耐冷為要；薪米過時迫窘，則耐苦為要；聽鼓不勝其煩，酬應不勝其擾，則耐勞為要；與我輩者，或以聲氣得利，或以干請得榮，則耐閑為要。”能耐冷，見胸懷；能耐苦，見操守；能耐勞，見精神；能耐閑，見風節。臺灣佛光山的星云大師說，“好事要接受，壞事也要接受，得之不喜，失之不憂，才具備了應對萬難的力量與智慧。”作為院辦秘書，驚慌失措，以牙還牙，只能是庸人所為；不氣餒，從容面對，才是智者本色。

第三種境界：燈火闌珊中的六能人才

秘書之道在于悟，所謂運用之妙、存乎一心，這時也就進入到第三種境界，那就是 “思想庫、參謀部、材料組、協調辦、督察室和服務處”。

水稻是重要的糧食作物，在全世界糧食作物種植中占有很大的比重。我國耕地面積有限，想要依靠擴大種植面積來增加水稻的產量是不可行的。為了滿足人們對水稻的需求，我國大量依賴農藥化肥提高水稻產量。這種生產模式嚴重破壞了生態環境，不可以長久使用。想要發展綠色水稻產業，就需要培育能夠適應生態環境的高產新品種。

1.思想庫。毛主席一生中三個秘書最為知名，陳伯達、胡喬木、田家英，他們都是毛主席親自挑選的。毛主席選秘書的一個重要標準就是選有思想、有學問的人。陳伯達在延安時關于孫中山思想階級屬性的發言被毛主席所看重，胡喬木在《中國青年》上發表的紀念“五四”運動二十周年的文章被毛主席所賞識，田家英在《解放日報》上發表的《從侯方域說起》被毛主席所認可。院辦秘書雖不能達到這個層次，但是也要善于動腦、廣學博知，能出思想，努力成為滿腦子學問、滿肚子才華、滿身智慧的棟梁之才。

2.參謀部。作為秘書，既要能為首長決策提出真知灼見，還要參謀有術。西晉司馬炎稱帝后，沒有定下消滅東吳的決心，中書令張華，相當于秘書長，屢次進諫都被駁回。一天，張華陪司馬炎下棋，這時，前線急報，說吳王孫皓濫殺大臣，吳國現在上下猜忌，危機四伏。聽到這里，張華猛地掀翻了棋盤，跪倒在地，說：恭喜陛下！恭喜陛下！司馬炎大驚，說：何喜之有？張華說：現在伐吳時機已到，陛下將立下驚天偉業，一統江山！說的司馬炎熱血沸騰，當即決定伐吳。在消滅東吳后，司馬炎評價張華是第一功臣。可見，參謀有術，關鍵就是要預有準備、把握時機。

3.材料組。秘書的書就是寫。文字材料的大忌正如韓非子所言 “華而不實，虛而無用”。高水平的文字材料就是要一針見血、一招制敵、一劍封喉，決不能拖泥帶水！

4.協調辦。優質高效的信息傳遞是協調的關鍵，作為院辦秘書必須“用智慧傳遞信息，用靈性促成認同”。這里所說的促成認同，是指促成首長與上級、首長與平級、首長與部屬之間在工作中的思想認同，從而達到有效協調的目的。

5.督察室。對重要文件、講話的落實進行分工，明確承辦單位、落實時限等。對會議議定的事項進行督促。對首長隨機交待的要傳達好，督辦好，定期或者及時反饋。

6.服務處。服務保障和接待工作是單位的第一窗口，它不是中心，但影響中心，有人說服務保障和接待工作也是生產力、也出戰斗力。所謂“吃住行看無小事，迎來送往需用心”，要在節儉的前提下，不斷提高服務保障和接待工作的質量。

院辦秘書的第一種境界是我作為職場菜鳥、崗位新人的親身感受，第二種境界是一個秘書工作者重任在肩、寢食難安的真實感悟，第三種境界是我們每個從業者對秘書這份崇高事業的價值追求。