論新形勢下檔案管理人員應具備的基本素質

李軍紅

（黑龍江省八五四農場 黑龍江 虎林 158403）

一、企業檔案管理人員應具備較高的政治思想素質

檔案工作是一項政治性和機密性很強的工作，因而作為企業檔案管理人員要具有良好的職業道德，要愛崗敬業、忠于職守、甘當無名英雄，還應具有較強的保密意識、團結協作精神和全局觀念，做到個人利益服從整體利益，服從國家和人民的利益。只有具備了這些良好的政治素質，才有資格從事檔案工作，否則就會給企業造成不良影響，甚至給企業造成無法估量的損失。

較高的政治思想素質和良好的職業道德，是做好檔案工作的根本前提。檔案管理人員一定要做到政治合格，忠于職守，嚴守秘密，勤奮敬業。自覺形成文明、健康、高尚的道德情操。加強檔案管理規范化、標準化、制度化建設，嚴格按工作程序和工作守則做好檔案收集和管理工作。

二、企業檔案管理人員應具備較強的職業道德

職業道德是社會主義道德原則和規范在職業行為和職業關系中的具體表現。它要求檔案工作者在遵循社會主義道德的前提下，必須按照自己的專業特點，具備其應有的思想品德。要有積極主動，誠懇熱情的服務態度，要有兢兢業業的工作作風。對檔案工作者法律素質的基本要求是：一是學習和研究法律知識，不斷提高自身依法治檔的意識，樹立自身的法制觀念，培養自己的法律管理能力。二是正確地對待和貫徹執行《檔案法》規定的權利和義務。三是以《檔案法》為武器，遵守檔案資料安全保密制度自覺地向廣大群眾宣傳依法治檔的有關知識，對密級檔案資料應妥善保管，避免丟失。四是檔案工作是一項科學性、服務性、技術性很強的工作，同時也是一項復雜、細致的工作。嚴謹細致的工作作風是優質服務的前提條件，這種工作作風要求檔案管理人員在檔案的分類，立卷，整編，鑒定，確定檔案保管期限，檔案保管和利用等各個環節上都要準確、無誤，不能有任何的粗心馬虎，否則就可能給工作帶來無法彌補的損失和影響。

三、企業檔案管理人員應具備豐富的文化知識和熟練的專業技能

檔案是潛在的生產力，是知識經濟。檔案的內容涉及領域廣、門類多，如政治、經濟、科技、文化、教育等多個方面。新時期，從事企業檔案工作的專業技術人員，如果缺乏一定的文化素養，只知道存存找找，甚至連最起碼的檔案分類都不會，或者分類不科學，就會給檔案的開發利用設置很多的障礙，檔案的價值就不可能得到充分體現。所以，作為一名檔案工作者，不僅要熟練檔案專業知識，而且還要努力學習各相關學科知識，如歷史知識、古漢語知識等，還要學習了解社會科學、自然科學領域知識。只有不斷學習，才能不斷擴展知識面，完善自己的知識結構，成為一名稱職的檔案工作者。

要把檔案管理好，必須要有較強的業務能力。一是要求企業檔案管理人員充分發揮自己的能力，利用所掌握的專業技術知識處理實際問題；二是要求具備較強的組織管理能力；三是要求具有較強的分析能力，能對復雜事物做出恰當的判斷；四是要求具有獨立從事和指導檔案業務工作的能力，只有具備了這些工作能力，領導才能放心地讓你獨立開展工作，你才能在自己熱愛的事業上發光、發熱。

四、企業檔案管理人員應具備全面的綜合素質

作為一名合格的檔案管理人員，不但有較強的專業能力，同時也要具備較全面的綜合素質。要加強與各系統、各部門的聯系、溝通，擴展檔案工作人員的知識范圍，保證檔案業務工作的完成和檔案工作整體水平的提高。特別是要在經濟領域、信用體系等領域發展，要學習了解各專業的基本知識，如合同基本法律條文，合同的基本格式和責權利，大型設備和新技術的發展方向，新的會計制度及國家政策等。要做到既會收集也會提純更好應用也就是說對其他相關專業雖不能做到精通，但也要基本了解，也能提供出具有參考價值的信息。

五、企業檔案管理人員應具備熟練使用電子計算機的能力

以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、掃描儀、互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。同時在檔案信息網絡化后，計算機的軟硬件可能受到破壞，計算機系統中的數據在輸入、存貯、輸出、傳輸過程中可能會被丟失，這就要求檔案工作者從技術上還要掌握對計算機系統和網絡進行安全防護的知識。

六、企業檔案管理人員應具備較強的服務意識

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，要多渠道、多途徑地開發檔案資源，最大限度地滿足人們對檔案信息的需求，這也是檔案信息資源開發利用的關鍵。檔案真實地記錄了企業歷史事實的真相，開發利用好檔案，不僅能提高檔案管理效益和社會效益。作為企業檔案管理部門，要充分利用計算機和檔案管理軟件，對檔案的收集、歸檔、整理、借閱、統計等實現電腦化的規范化管理，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫多種專題匯編，注重檔案利用反饋信息的管理，從而提高工作效率。例如每年利用設備檔案在各項活動中產生的檔案信息予以分析和整理，提供給有關部門作為決策的依據，多次利用圖紙、資料協助工程建設人員進行對比分析和經濟測算，提供可靠的依據和數據，解決重要的技術難題，縮短了工時，節約了大量資金，提高了工作效率。利用合同挽回經濟損失，利用各種指導性文件為領導決策、編史修志、落實待遇等提供了大量的資料依據，這都充分發揮了檔案的重要作用。

七、企業檔案管理人員應具備求實精神和創新意識

檔案管理是一項傳承歷史、規劃未來的重要工作，它要求檔案管理人員要有嚴謹的求實精神和較強的創新意識。檔案是一筆寶貴的文化財富，它真實客觀地記錄了一個部門、一個企業的事業發展歷程。它在科學管理、領導決策、工作研究、處理重大問題中，有著依據、憑證、查考等重要作用。為了更好地適應企業發展的需要，使收藏的檔案信息，通過多種渠道與方式，開發和傳遞給利用者，從而實現檔案信息的活化和共享，推動本部門、本企業各項工作。檔案管理人員必須不斷加強業務能力和工作作風建設。以對歷史和現實高度負責的精神，認真完成檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作，保證檔案資料的真實性、完整性和系統性。同時，檔案管理人員還要站在企業發展的高度，注重發揮檔案資料的借簽作用，使其形成一種導向，促進企業發展。

檔案管理人員的素質是多方面的，在新的歷史時期，檔案管理人員要適應形勢，要有憂患的意識，認識到提高自身素質的必要性，不斷提升自身的各方面素質，努力提高工作質量與效率，才能肩負起科學、規范、有效管理檔案的重任，使檔案工作始終順應時代發展，符合時代要求，把檔案工作提高到一個新水平。

參考文件：

[1]徐鶯.淺談新時期企業檔案管理人員的素質要求[J].勝利油田職工大學學報，2009（5）.

[2]王淑坤.淺談新形勢下的檔案管理工作[J].科學與管理，1998（3）.

[3]王淑君.談如何搞好新形勢下的檔案管理工作[J].經濟與管理，1994（6）.