人事檔案信息化管理之對策

焦詠梅

（哈爾濱房產壹貳零維修應急中心 黑龍江 哈爾濱 150010）

隨著科技進步，信息化已成為新形勢下人事檔案事業發展的重要方向，人事檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化也已勢在必行。在以知識和信息為主要特征的信息化時代，人事檔案作為重要的信息資源，如何適應新形勢發展的需要，早日實現人事檔案信息化管理，已成為重要而又緊迫的時代話題。

人事檔案的信息化就是在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是，通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案事業持續快速發展。

一、加快人事檔案信息化基礎設施的投入

基礎設施建設是信息化建設的首要任務。建立人事檔案信息網絡，保證計算機硬件及軟件系統的更新換代，全面推進辦公自動化，進而實現政務公開，為最終實現無紙化辦公的電子政府和人事檔案管理全面徹底的信息化打好基礎。

二、加快人事檔案信息資源建設

信息資源建設是信息化建設的核心。一方面，抓緊人事檔案的鑒定銷毀工作，玉石分開，把真正有價值的人事檔案鑒定出來，輕裝上陣，加快館藏人事檔案數字化進程。人事檔案信息數字化是衡量信息化的重要標志，是信息化建設中的一項艱巨而重要的任務。要積極推進重要人事檔案全文數據庫和多媒體數據庫的建設，逐步實現人事檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。另一方面，規范電子檔案歸檔管理，加強對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，積極探索和研究電子檔案接收、保管、利用的技術問題，確保有價值的電子文件真實、完整、有效，加強信息資源的安全保密工作。

三、加快由實體管理轉向信息管理的步伐

由手工管理轉向計算機管理，由人工檢索轉向網上查詢，實行計算機管理，上級主管部門要統一推出一個通用數據庫軟件，并設立嚴格的管理制度，根據使用權限分類加密，使一部分基礎數據只能在內部局域網上發行，在相關單位實現資源共享，以滿足單位和個人對人事檔案利用的需要，提高人事檔案查閱的效率。人才市場的建立，社會各方面對人事檔案利用的需要越來越迫切。經濟建設信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準確地提供服務，只有應用現代管理手段，才能較好地解決繁瑣的手工勞動和低效率之間的矛盾。應用計算機管理技術是時代發展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人們預測，新的世紀是全面實現辦公自動化的社會，是信息化的社會，是計算機進行社會管理、提供社會服務的時代。把計算機應用到人事檔案管理工作，將使人事檔案管理工作發生質的飛躍，是信息時代發展的客觀要求。目前，在人事檔案管理工作中，計算機管理程度不是很高，大多還是手工操作，我們要逐步進行一些必要的調整，使人事檔案的檢索、編目、統計、借閱、庫房管理、人事檔案材料的收集、登記等便于計算機操作，為下一步應用計算機編目和開發人事檔案信息資源打下良好的基礎。

四、加快人事檔案人員信息素質的提高

人事檔案人員是從事人事檔案工作的主體，起主導和支配作用，提高檔案人員的思想政治素質、業務技能素質和職業道德修養，是提高人事檔案工作水平的基礎。先進的管理手段，要有優秀的專業人才。在科學技術飛速發展并廣泛得到應用的今天，人事檔案人員要加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構，提高業務素質；要培養勇于改革創新的精神，更新觀念，大膽探索現代人事檔案管理新技術；要及時掌握黨和國家最新的人事政策、人事制度和當前人才流動規律；要培養一絲不茍、認真細致的敬業精神，以適應人事檔案管理日益復雜、逐步現代化的發展趨勢。

跨世紀的事業需要跨世紀的人才。專門人才的培養與儲備是事業發展、學術繁榮的重要基礎和必備條件。首先，科技進步日新月異，時代挑戰迫在眉睫，高素質人事檔案人才的培養應加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才。其次，適當調整與改革人才培養的理念與模式。在學校教育中應本著“厚基礎”、“寬口徑”的原則，強調素質教育；而在在職培訓中則應強調提高技能、補充知識、更新知識的繼續教育。一句話，強調能力的培養，即工作的能力，研究的能力，表達的能力等。

綜上所述，人事檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的大潮與挑戰，以及高新技術的應用與滲透，我國建立在過去計劃經濟基礎上的和長期經驗式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實踐方面有許多不相適應之處。人事檔案學研究作為科技知識的體現，作為活躍的生產力因素，自然應勇于承擔知識先行的職責。應采取吸收、引進、消化、滲透、移植等手段，充實與強化檔案學科自身的內涵，如合理運用科學學、創造學、成功學、協同學、運籌學以及控制論、系統論等學科成果，解決檔案學科的自身建設，解決檔案學理論的熱點、難點與焦點等新課題。又如引進先進的科技理論與手段，解決新型人事檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題；解決辦公室自動化條件下文書、檔案一體化問題；解決電子文件的收集、管理與利用問題；解決檔案信息的計算機管理、聯網、進入信息高速公路等問題；同時也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質等基本理論問題。

人才流動是市場經濟對資源優化配置的客觀要求。人事檔案管理只有實行信息化，建立專用人才流動檔案數據庫，人事檔案專用網絡，用人單位經過一定手續就能方便利用所需的引進人才的檔案信息，才能真正實現檔案信息資源共享的目標，也使得社會上那些“假檔案”、“假證書”沒有市場，這樣才能真正提高人事檔案的利用價值，適應改革開放和信息時代的要求。