淺析如何加強人事檔案管理

周湘梅

（湖南中醫藥大學 湖南 長沙 410007）

改革開放后，我國對于人才強國戰略逐漸重視起來。在十一屆三中全會后，中央確定了“尊重知識、尊重人才”的國策，提出干部隊伍在建設上要倡導“革命化、年輕化、知識化、專業化”。2000年中央經濟工作會議首次提出制定和實施人才戰略的要求，并于2001年發布《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》，首次將人才戰略提升到國家戰略高度納入到經濟社會發展的總體規劃。2002年中央和國務院制定下發了《2002-2005年全國人才隊伍建設規劃綱要》，明確了“實施人才強國戰略”的指導方針、目標任務和主要政策措施。2003，又首次召開中央人才工作會議，下發了《中共中央、國務院關于進一步加強人才工作的決定》，突出強調“實施人才強國戰略是黨和國家一項重大而緊迫的任務”。2007年，人才強國戰略作為發展中國特色社會主義的三大基本戰略之一寫進了中國共產黨黨章和黨的十七大報告。人才是支撐行業發展的主導因素，而建立健全科學規范、全面高效的人才管理體制機制是發揮人才特殊作用的基本保障。人事檔案管理工作是人才管理體制機制建設的重要組成部分，加強人事檔案管理為人才管理機制的科學運行提供了依據和保障。現形勢下隨著經濟的快速發展而頻繁進行的人事制度改革為人事檔案管理工作提出了難題，人事檔案管理與人事制度改革不相適應的問題也不斷呈現出來。深入分析并切實解決人事檔案管理工作中的突出問題，對于促進社會經濟發展和實施人才興國戰略具有極其重要的理論價值和現實意義。

一、人事檔案的意義和任務

（一）人事檔案管理的意義

單位的人事檔案是在人事管理活動中形成的，主要是記錄和反映個人經歷和德才表現，然后以個人為單位組合起來，以備上級部門的人事考察以及單位自身的人事管理。單位的人事檔案主要是由上級人事部門對于單位工作人員的培養、選拔和任用活動中形成的，主要記載個人的經歷、學歷、思想品德、社會關系、工作狀況以及獎勵等方面的原始記錄。也是單位個人自然情況和個人參與社會活動的記載的真實反映。因此，為了保存這些關系到個人和集體的利益問題檔案文件，我們必須加強單位的人事檔案的管理工作，無論是現在還是將來，人事檔案的管理工作都是一件艱巨的工作。

（二）人事檔案管理的任務

保證單位的人事檔案完整與安全，這既是整個人事檔案管理工作的重心，也是人事檔案管理的每個環節的必要任務。我們要把維護檔案完整與安全融入到檔案管理工作理念中去，在檔案管理中，我們要堅決要做到四不：不亂、不散、不壞、不丟，這也是我們做好檔案管理工作的必然要求。

二、人事檔案管理工作中存在的主要問題

社會在進步,人們的活動也在不斷發展和創新,單位的人事檔案工作作為個人發展的原始記錄,為了跟上時代發展的需求，單位的人事檔案管理工作必須要不斷的發展，不斷的更新，才能保證與時俱進,才能為社會主義事業的發展提供更好的人事資源。因此，原來的單位人事檔案管理已經不能滿足社會的發展和新型勞動力市場的需求，在工作中遇到了很多問題。

（一）人事檔案管理工作重視程度不夠

長期以來，國家對人事檔案管理工作的思想認識度不高，只專注于經濟和市場的管理。直到改革開放后實施人才強國戰略以來，才逐漸認識到人事檔案管理工作是中國特色社會主義市場經濟發展不可忽視的重要因素，才逐漸引起各個部門尤其是人事勞動組織等部門的重視。但經濟的高速發展與人事檔案管理工作之間的差距在很長時間內仍然存在，在對待人事檔案管理工作上的態度、理念等方面還沒有徹底的轉變過來。這是制約人事檔案管理工作實現創新突破的主觀因素，在一些行業或部門尤其是廣大基層還沒有開展人才登記、人才儲備、人才管理等相關的人事檔案管理工作。這樣就直接導致人事檔案管理工作相對滯后，沒有充分發揮其促進經濟發展的作用。

（二）人事檔案管理設施投入不足

單位的人事檔案工作是日常工作中的一項基礎性工作，是做好單位人事管理工作的基礎和前提，搞好人事檔案管理，對于全面了解以及正確任用單位員工具有重要意義。所以當今的單位人事檔案管理技術也應該隨著社會的發展而不斷更新。在整理人事檔案管理過程中，部分單位是靠手工操作，這樣既費時也費力，同時效率也低，與單位的現代化、科學化管理水平不相適應。單位對于人事檔案管理工作方面投入資金較少，不能夠實現設備和管理系統的快速更新，工作環境和工作條件的限制，直接影響了人事檔案管理工作上工作效率的提高。

（三）人事檔案管理機制缺乏創新

近年來人事制度改革不斷深入，行業人才流動較為頻繁，但在人事檔案管理工作的體制機制建設上，已經完全跟不上人事制度改革的腳步。尤其是在人才流動管理上缺乏機動性，這樣就很難保證人事檔案的真實性和確鑿性。更為嚴重的是出現各種檔案遺失、擅自棄檔、扣押檔案或偽造檔案現象，造成了人事檔案管理工作的混亂。

（四）人事檔案材料多有不實

單位的人事材料真實是人事檔案的生命,同時是人事檔案生存的前提,是其發揮其有效作用的基礎?，F在單位人事檔案存在準確性、完整性及客觀性差的問題，部分資料填寫不實，檔案內容的失真，將會給單位的人事檔案造成嚴重后果。檔案材料不真實現象主要表現為檔案材料內容填寫前后不一、材料歸類不準確、檔案材料短缺等方面。

（五）人事檔案管理人員缺乏必要培訓

絕大多數單位從事人事檔案管理工作的都是兼職人員，對于檔案管理沒有經過系統專業的培訓，對檔案管理專業知識比較匱乏，這也成為制約人事檔案管理工作發揮作用的主要因素之一。同時對人事檔案信息的更新不及時或在信息更新中缺乏必備的基礎依據，導致在人事檔案管理工作中現實與記錄存在差別，這就直接違背了檔案管理的基本宗旨。

三、解決人事檔案管理工作問題的對策和建議

伴隨著我國市場經濟體制的不斷完善，傳統的單位人事檔案管理模式與市場經濟體制已經不相適應。而我國人事制度改革也已經進入到不斷深化階段，人才強國戰略也正在穩步實施。切實解決好人事檔案管理工作中的現實問題，不但關系到社會經濟的長足發展，也會極大發揮出人力資源有時乃至促進社會的公平正義。要解決好人事檔案管理工作中的問題，就必須在全面分析這些問題的主要根源，并在此基礎上在思想上、環境上、機制上和素質上加大工作力度，使得人事檔案管理工作真正適應社會經濟的發展要求。

（一）加強管理力度，提高檔案管理人員意識

單位的人事檔案管理做好、用好是單位發展過程中一項很重要的工作，而目前單位的人事檔案管理意識已成為制約我單位人事發展的關鍵，所以單位領導及個人的檔案意識需要加強，否則，單位的人事檔案管理的發展就很難落到實處。因此，需要將人事檔案管理工作作為單位的重要工作來對待，提高對人事檔案管理工作重要性的認識，與單位各項事務同部署、同檢查、同落實、同推進，與單位人事考核、資質評估等項工作充分結合起來，以發掘有用人才為根本推動人事檔案管理工作的科學化、信息化進程。另外可借助人事檔案了解單位員工在各個時期的表現，全面看待人事檔案，為做好單位人事工作奠定堅實基礎。

（二）強化技能培訓，提升檔案管理人員素質

單位的人事檔案管理工作具有很強的政治性及政策性，因此人事檔案管理人員的工作任重道遠。單位的人事部門要注意加強單位員工的檔案工作建設，就需要著力組建或打造一支專業化的人事檔案管理隊伍，在選配相關管理人員時，要選擇作風正派、責任心強、政治上可靠的，真正能夠在實踐工作中堅持原則和立場，能夠快速適應科技信息更新的專業管理工作人員擔任單位人事檔案管理工作。同時還需要側重于對人事檔案管理人員的專業化培訓，定期組織培訓業務知識，努力提高工作人員的管理知識。另外需讓我們的工作人員充分了解管理檔案的重要性，增強工作的責任心，不斷掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。要做好新時期的人事檔案管理工作，必須努力學習、掌握科學管理原則和方法，從提高工作人員素質方面來不斷提升人事檔案管理工作的整體水平。

（三）加大投入力度，完善人事檔案管理工作設施

要根據現實工作需求，不斷加大管理資金投入，改善人事檔案管理工作的工作環境，增強科技化信息化人事檔案管理能力。充分將現代化設備與網絡技術應用到檔案管理工作中，制約人為因素對人事檔案真實性的影響，保證人事檔案管理工作的科學性和規范性。

（四）完善規章制度，強化人事檔案管理工作措施

將人事檔案管理工作制度建設作為開展人事檔案管理工作的保障，對檔案調取、移轉、信息更新等相關程序要規范流程，大力推進人才資源信息的共享，推動人才合力匹配機制的建設和完善，真正發揮人事檔案管理工作合理配置、合理促動人才交流的有效作用。要不斷豐富人事檔案的具體細節內容，使之更全面具體地反映個人信息，更能夠為人才的挖掘提供有效依據。

四、結語

單位的人事檔案管理工作是事業單位工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好單位人事工作的基本條件之一，單位人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質量，涉及到每個工作人員的切身利益。為了適應新形勢下的人事管理工作，必須努力提高人事檔案意識以及加強檔案管理人員的責任意識，努力提升檔案管理人員的專業素質，努力實現人事檔案管理的現代化，使單位的人事檔案工作更好地為單位發展服務。

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