淺析如何加強(qiáng)人事檔案管理

周湘梅

（湖南中醫(yī)藥大學(xué) 湖南 長(zhǎng)沙 410007）

改革開(kāi)放后，我國(guó)對(duì)于人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略逐漸重視起來(lái)。在十一屆三中全會(huì)后，中央確定了“尊重知識(shí)、尊重人才”的國(guó)策，提出干部隊(duì)伍在建設(shè)上要倡導(dǎo)“革命化、年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化”。2000年中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議首次提出制定和實(shí)施人才戰(zhàn)略的要求，并于2001年發(fā)布《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃綱要》，首次將人才戰(zhàn)略提升到國(guó)家戰(zhàn)略高度納入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的總體規(guī)劃。2002年中央和國(guó)務(wù)院制定下發(fā)了《2002-2005年全國(guó)人才隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃綱要》，明確了“實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略”的指導(dǎo)方針、目標(biāo)任務(wù)和主要政策措施。2003，又首次召開(kāi)中央人才工作會(huì)議，下發(fā)了《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》，突出強(qiáng)調(diào)“實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略是黨和國(guó)家一項(xiàng)重大而緊迫的任務(wù)”。2007年，人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略作為發(fā)展中國(guó)特色社會(huì)主義的三大基本戰(zhàn)略之一寫(xiě)進(jìn)了中國(guó)共產(chǎn)黨黨章和黨的十七大報(bào)告。人才是支撐行業(yè)發(fā)展的主導(dǎo)因素，而建立健全科學(xué)規(guī)范、全面高效的人才管理體制機(jī)制是發(fā)揮人才特殊作用的基本保障。人事檔案管理工作是人才管理體制機(jī)制建設(shè)的重要組成部分，加強(qiáng)人事檔案管理為人才管理機(jī)制的科學(xué)運(yùn)行提供了依據(jù)和保障。現(xiàn)形勢(shì)下隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展而頻繁進(jìn)行的人事制度改革為人事檔案管理工作提出了難題，人事檔案管理與人事制度改革不相適應(yīng)的問(wèn)題也不斷呈現(xiàn)出來(lái)。深入分析并切實(shí)解決人事檔案管理工作中的突出問(wèn)題，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和實(shí)施人才興國(guó)戰(zhàn)略具有極其重要的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案的意義和任務(wù)

（一）人事檔案管理的意義

單位的人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，主要是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，然后以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備上級(jí)部門(mén)的人事考察以及單位自身的人事管理。單位的人事檔案主要是由上級(jí)人事部門(mén)對(duì)于單位工作人員的培養(yǎng)、選拔和任用活動(dòng)中形成的，主要記載個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品德、社會(huì)關(guān)系、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)等方面的原始記錄。也是單位個(gè)人自然情況和個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的記載的真實(shí)反映。因此，為了保存這些關(guān)系到個(gè)人和集體的利益問(wèn)題檔案文件，我們必須加強(qiáng)單位的人事檔案的管理工作，無(wú)論是現(xiàn)在還是將來(lái)，人事檔案的管理工作都是一件艱巨的工作。

（二）人事檔案管理的任務(wù)

保證單位的人事檔案完整與安全，這既是整個(gè)人事檔案管理工作的重心，也是人事檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)的必要任務(wù)。我們要把維護(hù)檔案完整與安全融入到檔案管理工作理念中去，在檔案管理中，我們要堅(jiān)決要做到四不：不亂、不散、不壞、不丟，這也是我們做好檔案管理工作的必然要求。

二、人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

社會(huì)在進(jìn)步,人們的活動(dòng)也在不斷發(fā)展和創(chuàng)新,單位的人事檔案工作作為個(gè)人發(fā)展的原始記錄,為了跟上時(shí)代發(fā)展的需求，單位的人事檔案管理工作必須要不斷的發(fā)展，不斷的更新，才能保證與時(shí)俱進(jìn),才能為社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展提供更好的人事資源。因此，原來(lái)的單位人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求，在工作中遇到了很多問(wèn)題。

（一）人事檔案管理工作重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)家對(duì)人事檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)度不高，只專注于經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)的管理。直到改革開(kāi)放后實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略以來(lái)，才逐漸認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作是中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可忽視的重要因素，才逐漸引起各個(gè)部門(mén)尤其是人事勞動(dòng)組織等部門(mén)的重視。但經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展與人事檔案管理工作之間的差距在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍然存在，在對(duì)待人事檔案管理工作上的態(tài)度、理念等方面還沒(méi)有徹底的轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)。這是制約人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破的主觀因素，在一些行業(yè)或部門(mén)尤其是廣大基層還沒(méi)有開(kāi)展人才登記、人才儲(chǔ)備、人才管理等相關(guān)的人事檔案管理工作。這樣就直接導(dǎo)致人事檔案管理工作相對(duì)滯后，沒(méi)有充分發(fā)揮其促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。

（二）人事檔案管理設(shè)施投入不足

單位的人事檔案工作是日常工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是做好單位人事管理工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對(duì)于全面了解以及正確任用單位員工具有重要意義。所以當(dāng)今的單位人事檔案管理技術(shù)也應(yīng)該隨著社會(huì)的發(fā)展而不斷更新。在整理人事檔案管理過(guò)程中，部分單位是靠手工操作，這樣既費(fèi)時(shí)也費(fèi)力，同時(shí)效率也低，與單位的現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。單位對(duì)于人事檔案管理工作方面投入資金較少，不能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)備和管理系統(tǒng)的快速更新，工作環(huán)境和工作條件的限制，直接影響了人事檔案管理工作上工作效率的提高。

（三）人事檔案管理機(jī)制缺乏創(chuàng)新

近年來(lái)人事制度改革不斷深入，行業(yè)人才流動(dòng)較為頻繁，但在人事檔案管理工作的體制機(jī)制建設(shè)上，已經(jīng)完全跟不上人事制度改革的腳步。尤其是在人才流動(dòng)管理上缺乏機(jī)動(dòng)性，這樣就很難保證人事檔案的真實(shí)性和確鑿性。更為嚴(yán)重的是出現(xiàn)各種檔案遺失、擅自棄檔、扣押檔案或偽造檔案現(xiàn)象，造成了人事檔案管理工作的混亂。

（四）人事檔案材料多有不實(shí)

單位的人事材料真實(shí)是人事檔案的生命,同時(shí)是人事檔案生存的前提,是其發(fā)揮其有效作用的基礎(chǔ)。現(xiàn)在單位人事檔案存在準(zhǔn)確性、完整性及客觀性差的問(wèn)題，部分資料填寫(xiě)不實(shí)，檔案內(nèi)容的失真，將會(huì)給單位的人事檔案造成嚴(yán)重后果。檔案材料不真實(shí)現(xiàn)象主要表現(xiàn)為檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一、材料歸類不準(zhǔn)確、檔案材料短缺等方面。

（五）人事檔案管理人員缺乏必要培訓(xùn)

絕大多數(shù)單位從事人事檔案管理工作的都是兼職人員，對(duì)于檔案管理沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)比較匱乏，這也成為制約人事檔案管理工作發(fā)揮作用的主要因素之一。同時(shí)對(duì)人事檔案信息的更新不及時(shí)或在信息更新中缺乏必備的基礎(chǔ)依據(jù)，導(dǎo)致在人事檔案管理工作中現(xiàn)實(shí)與記錄存在差別，這就直接違背了檔案管理的基本宗旨。

三、解決人事檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策和建議

伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，傳統(tǒng)的單位人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)不相適應(yīng)。而我國(guó)人事制度改革也已經(jīng)進(jìn)入到不斷深化階段，人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略也正在穩(wěn)步實(shí)施。切實(shí)解決好人事檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不但關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)足發(fā)展，也會(huì)極大發(fā)揮出人力資源有時(shí)乃至促進(jìn)社會(huì)的公平正義。要解決好人事檔案管理工作中的問(wèn)題，就必須在全面分析這些問(wèn)題的主要根源，并在此基礎(chǔ)上在思想上、環(huán)境上、機(jī)制上和素質(zhì)上加大工作力度，使得人事檔案管理工作真正適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

（一）加強(qiáng)管理力度，提高檔案管理人員意識(shí)

單位的人事檔案管理做好、用好是單位發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)很重要的工作，而目前單位的人事檔案管理意識(shí)已成為制約我單位人事發(fā)展的關(guān)鍵，所以單位領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)人的檔案意識(shí)需要加強(qiáng)，否則，單位的人事檔案管理的發(fā)展就很難落到實(shí)處。因此，需要將人事檔案管理工作作為單位的重要工作來(lái)對(duì)待，提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，與單位各項(xiàng)事務(wù)同部署、同檢查、同落實(shí)、同推進(jìn)，與單位人事考核、資質(zhì)評(píng)估等項(xiàng)工作充分結(jié)合起來(lái)，以發(fā)掘有用人才為根本推動(dòng)人事檔案管理工作的科學(xué)化、信息化進(jìn)程。另外可借助人事檔案了解單位員工在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)，全面看待人事檔案，為做好單位人事工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員素質(zhì)

單位的人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的政治性及政策性，因此人事檔案管理人員的工作任重道遠(yuǎn)。單位的人事部門(mén)要注意加強(qiáng)單位員工的檔案工作建設(shè)，就需要著力組建或打造一支專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍，在選配相關(guān)管理人員時(shí)，要選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、政治上可靠的，真正能夠在實(shí)踐工作中堅(jiān)持原則和立場(chǎng)，能夠快速適應(yīng)科技信息更新的專業(yè)管理工作人員擔(dān)任單位人事檔案管理工作。同時(shí)還需要側(cè)重于對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高工作人員的管理知識(shí)。另外需讓我們的工作人員充分了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)工作的責(zé)任心，不斷掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。要做好新時(shí)期的人事檔案管理工作，必須努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理原則和方法，從提高工作人員素質(zhì)方面來(lái)不斷提升人事檔案管理工作的整體水平。

（三）加大投入力度，完善人事檔案管理工作設(shè)施

要根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作需求，不斷加大管理資金投入，改善人事檔案管理工作的工作環(huán)境，增強(qiáng)科技化信息化人事檔案管理能力。充分將現(xiàn)代化設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，制約人為因素對(duì)人事檔案真實(shí)性的影響，保證人事檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

（四）完善規(guī)章制度，強(qiáng)化人事檔案管理工作措施

將人事檔案管理工作制度建設(shè)作為開(kāi)展人事檔案管理工作的保障，對(duì)檔案調(diào)取、移轉(zhuǎn)、信息更新等相關(guān)程序要規(guī)范流程，大力推進(jìn)人才資源信息的共享，推動(dòng)人才合力匹配機(jī)制的建設(shè)和完善，真正發(fā)揮人事檔案管理工作合理配置、合理促動(dòng)人才交流的有效作用。要不斷豐富人事檔案的具體細(xì)節(jié)內(nèi)容，使之更全面具體地反映個(gè)人信息，更能夠?yàn)槿瞬诺耐诰蛱峁┯行б罁?jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

單位的人事檔案管理工作是事業(yè)單位工作不可缺少的一個(gè)重要組成部份，是做好單位人事工作的基本條件之一，單位人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質(zhì)量，涉及到每個(gè)工作人員的切身利益。為了適應(yīng)新形勢(shì)下的人事管理工作，必須努力提高人事檔案意識(shí)以及加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，努力提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，努力實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，使單位的人事檔案工作更好地為單位發(fā)展服務(wù)。

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