檔案管理工作之我見

曹麗波

（賓縣旅游局 黑龍江 賓縣 150400）

檔案管理工作對我國現(xiàn)代事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。因此，做好檔案管理工作要從以下幾個方面談起。

一、檔案管理工作的目的

做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員的工作熱情。

二、做好檔案管理工作的意義

做好檔案管理工作是適應(yīng)社會發(fā)展的需要，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理工作要不斷改革，因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，一方面為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方可以肯定成績，與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。同時也是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好素材。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

三、檔案管理目的在于檔案的有效利用

檔案的有效利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案有效利用工作的需要。重要珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

四、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

作為一名檔案管理的工作人員，首先，要提高檔案工作的能力和水平，把檔案工作作為一項責(zé)任和義務(wù)，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)及時了解檔案的動態(tài)信息，便于領(lǐng)導(dǎo)的工作安排與決策。其次，要注意管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)態(tài)度，檔案的管理工作比較復(fù)雜，管理人員要具備基本的操作技能和業(yè)務(wù)水平，并適應(yīng)檔案管理工作的需要，加強檔案檢索工作建設(shè)，建立檔案目錄中心，為利用者提供及時、高效、快速、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。同時，利用網(wǎng)絡(luò)化傳輸速度及時，內(nèi)容準(zhǔn)確等特點，開展檔案網(wǎng)格利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。并要把檔案法制化作為一項系統(tǒng)工程來抓，只有實現(xiàn)檔案管理的制度化、法制化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，目前形勢的發(fā)展對檔案管理工作提出了更高的要求，要充分利用各地的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使檔案管理工作與時俱進，有法可依。與此同時，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有序，才能達到發(fā)揮廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

五、檔案管理工作存在的問題

目前，檔案管理工作仍存在逐多問題，一是在人員配備和案卷數(shù)量等方面都存在差距；二是在工作執(zhí)行過程中脫離了規(guī)范化的管理手段，一般檔案管理都是采取一臺微機一個軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠不能適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極的后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求；三是檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無；四是一些檔案管理工作人員對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中責(zé)任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠。

六、做好檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）強化檔案執(zhí)法力度，保證檔案工作的深入貫徹與實施

《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。尤其是在開展檔案規(guī)范化過程中，對那些無視檔案法規(guī)，危急檔案安全或造成檔案損失的單位和個人，要依法追究當(dāng)事者的責(zé)任，以保證檔案規(guī)范化建設(shè)的順利開展。加強檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養(yǎng)，營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強動態(tài)管理，完善執(zhí)法機制，強化檔案法制意識。

（二）建立健全切實可行的檔案管理工作制度

由于檔案工作復(fù)雜多樣，形式各異，因此，要實行規(guī)范化的管理，就必須建立切實可行的檔案管理工作制度，做到科學(xué)管理，檔案排列整齊有序，并有檢索工具，同時確保檔案室安全，確保各股室中具有保存價值和有利用價值的文件能夠及時立卷和歸檔。

（三）提高檔案立卷工作質(zhì)量

要使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須提高檔案立卷工作質(zhì)量，解決好立卷方法問題，有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的分類與檢索。

（四）增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

對檔案管理人員來說，應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。首先要愛崗敬業(yè)、忠于職守；其次要積極宣傳，增強檔案管理意識。

（五）綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

增強責(zé)任感，提高管理意識。檔案管理工作人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

七、結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)現(xiàn)代形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，檔案管理工作在社會發(fā)展中具有越來越重要的作用，檔案工作紛繁復(fù)雜，為了使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、細致化、規(guī)范化，必須建立健全切實可行的檔案管理制度，堅持立卷歸檔原則，嚴格文件的收發(fā)與管理，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文件的存檔工作。展望未來，機遇與挑戰(zhàn)共存，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我們特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理的道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化管理。