檔案管理工作之我見

曹麗波

（賓縣旅游局 黑龍江 賓縣 150400）

檔案管理工作對我國現代事業制度的健康發展起著至關重要的作用，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。因此，做好檔案管理工作要從以下幾個方面談起。

一、檔案管理工作的目的

做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代化管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員的工作熱情。

二、做好檔案管理工作的意義

做好檔案管理工作是適應社會發展的需要，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映單位整體發展狀況。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理工作要不斷改革，因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料，一方面為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方可以肯定成績，與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。同時也是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好素材。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升本行業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

三、檔案管理目的在于檔案的有效利用

檔案的有效利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案有效利用工作的需要。重要珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。綜上所述，科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

四、提高檔案管理人員的自身素質

作為一名檔案管理的工作人員，首先，要提高檔案工作的能力和水平，把檔案工作作為一項責任和義務，能夠讓領導及時了解檔案的動態信息，便于領導的工作安排與決策。其次，要注意管理人員的業務水平和服務態度，檔案的管理工作比較復雜，管理人員要具備基本的操作技能和業務水平，并適應檔案管理工作的需要，加強檔案檢索工作建設，建立檔案目錄中心，為利用者提供及時、高效、快速、準確的檔案信息服務。同時，利用網絡化傳輸速度及時，內容準確等特點，開展檔案網格利用，實現檔案信息資源共享。并要把檔案法制化作為一項系統工程來抓，只有實現檔案管理的制度化、法制化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。然而，目前形勢的發展對檔案管理工作提出了更高的要求，要充分利用各地的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使檔案管理工作與時俱進，有法可依。與此同時，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有序，才能達到發揮廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

五、檔案管理工作存在的問題

目前，檔案管理工作仍存在逐多問題，一是在人員配備和案卷數量等方面都存在差距；二是在工作執行過程中脫離了規范化的管理手段，一般檔案管理都是采取一臺微機一個軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠不能適應檔案網絡化發展的需要，檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極的后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求；三是檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無；四是一些檔案管理工作人員對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠。

六、做好檔案管理工作應采取的措施

（一）強化檔案執法力度，保證檔案工作的深入貫徹與實施

《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規的權威沒有真正樹立起來，檔案執法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規缺乏足夠的震撼力和威懾力。尤其是在開展檔案規范化過程中，對那些無視檔案法規，危急檔案安全或造成檔案損失的單位和個人，要依法追究當事者的責任，以保證檔案規范化建設的順利開展。加強檔案立法、執法力度。檔案法規是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養，營造以法促規范，以法促發展的良好的工作氛圍，加強動態管理，完善執法機制，強化檔案法制意識。

（二）建立健全切實可行的檔案管理工作制度

由于檔案工作復雜多樣，形式各異，因此，要實行規范化的管理，就必須建立切實可行的檔案管理工作制度，做到科學管理，檔案排列整齊有序，并有檢索工具，同時確保檔案室安全，確保各股室中具有保存價值和有利用價值的文件能夠及時立卷和歸檔。

（三）提高檔案立卷工作質量

要使檔案工作規范化、標準化，必須提高檔案立卷工作質量，解決好立卷方法問題，有利于檔案標準化管理的分類與檢索。

（四）增強服務意識，提高服務水平

對檔案管理人員來說，應該充分發揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領導的重視。就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。首先要愛崗敬業、忠于職守；其次要積極宣傳，增強檔案管理意識。

（五）綜合利用各種資源，實現檔案管理現代化

增強責任感，提高管理意識。檔案管理工作人員只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

七、結語

科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應現代形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。因此，檔案管理工作在社會發展中具有越來越重要的作用，檔案工作紛繁復雜，為了使檔案工作標準化、細致化、規范化，必須建立健全切實可行的檔案管理制度，堅持立卷歸檔原則，嚴格文件的收發與管理，提高紙質檔案立卷的質量，做好文件的存檔工作。展望未來，機遇與挑戰共存，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我們特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理的道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、制度化管理。