淺談如何做好地勘單位人事檔案管理工作

劉瑞馨

（黑龍江省煤田地質(zhì)局 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，是跟隨每個(gè)人一生，與個(gè)人關(guān)系最為密切的一種檔案，是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色。人事檔案不僅是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，還與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)，以及升學(xué)等都需要人事檔案。沒有人事檔案，不但辦不了上述事宜，連基本的個(gè)人經(jīng)歷都很難證明，根據(jù)國(guó)家政策，沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領(lǐng)取不了養(yǎng)老金。因?yàn)橥诵菽挲g不是以戶口本或身份證決定，而是以個(gè)人檔案中記載的出生年齡來決定，因此每個(gè)人一定要妥善保護(hù)好自己的人事檔案。作為檔案管理人員，更加應(yīng)該盡職盡責(zé)，本著對(duì)自己的職業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)他人負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好檔案管理工作。

根據(jù)幾年來從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，本人談一下對(duì)地勘單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)看法。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

地勘單位作為一個(gè)專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的單位，在生產(chǎn)上有別于其他單位，具有特殊性。在檔案管理方面，既存在與其他單位相同的共性，也有自己的個(gè)性問題。

（一）檔案管理不夠嚴(yán)格

由于地勘單位比較分散，有的單位不在同一座城市，人事檔案管理工作也比較分散。在職稱審批，工資晉級(jí)的時(shí)候，不僅加大了檔案管理人員的工作量，經(jīng)常往返于單位所在地和職稱工資審批地兩座城市之間，還容易造成工作中的疏漏。此外，如果條件允許的單位，能夠建立獨(dú)立的檔案室，檔案管理人員可以在檔案室整理和查閱檔案；如果條件不允許，檔案的保密性很難保證。尤其一些基層單位沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的檔案借閱手續(xù)，容易出現(xiàn)檔案管理中的紕漏。受地勘行業(yè)相對(duì)閉塞及歷史因素影響，部分職工在行業(yè)內(nèi)部“結(jié)親”，有的一家三口或父子同在一個(gè)單位工作，還有的祖孫三代都是地勘職工，“裙帶”關(guān)系非常嚴(yán)重，既容易出現(xiàn)檔案管理人員保管自己或者直系親屬檔案的現(xiàn)象，又容易出現(xiàn)個(gè)別人利用職權(quán)，對(duì)檔案進(jìn)行修改、圖抹等現(xiàn)象。按照《干部檔案工作條例》中的規(guī)定，“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。”

（二）檔案作用發(fā)揮不大

人事檔案詳實(shí)記載了一個(gè)人的思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人能力等綜合信息，是選拔優(yōu)秀人才的第一手資料。如果檔案管理人員不能充分利用人事檔案中的有效信息發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，優(yōu)秀人才不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和啟用，不僅是一種人才的浪費(fèi)，更是單位的損失。目前，大多地勘單位的檔案管理人員，通常所學(xué)專業(yè)并非本崗工作，或者沒有經(jīng)過專門的崗位培訓(xùn)，他們對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，不懂得如何利用檔案內(nèi)的有效信息，有針對(duì)性的制定人才培養(yǎng)和人才發(fā)展計(jì)劃，也缺乏主動(dòng)思考、主動(dòng)研究檔案管理工作的積極性。基本都是在完成檔案資料建檔工作之后，將檔案直接裝入檔案柜，需要查找資料的時(shí)候，再進(jìn)行查找，平時(shí)也不進(jìn)行整理和研究，僅局限于一種簡(jiǎn)單的檔案保管行為，檔案的作用發(fā)揮不大。

（三）沒有建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)

簡(jiǎn)單的檔案管理方法，早已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要，更不適合地勘單位這種對(duì)專業(yè)技術(shù)人才需求較大的單位。建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理工作的一部分，也是檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢(shì)。沒有建立檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，是地勘單位在人事檔案管理工作中存在的普遍問題，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，缺乏對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，既浪費(fèi)時(shí)間，又增加了檔案管理人員的工作量。建立適合地勘單位發(fā)展特點(diǎn)的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，是每一位地勘檔案管理工作人員需要思考和解決的問題。

二、解決辦法

為了防止和減少上述現(xiàn)象的發(fā)生，筆者認(rèn)為地勘單位的人事檔案管理人員，應(yīng)從以下幾方面做好檔案管理工作。

（一）認(rèn)真細(xì)化，加強(qiáng)監(jiān)管

首先，對(duì)于各單位黨政領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)檔案管理人員的人事檔案，應(yīng)由上一級(jí)人事管理部門統(tǒng)一管理，本單位的其他人事檔案由人事部門進(jìn)行管理。其次，人事檔案管理部門應(yīng)對(duì)所有人事檔案中的重要信息進(jìn)行檔案?jìng)浞荨Ｗ鳛闄n案管理人員，對(duì)于一些重要人事信息，尤其是為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的技術(shù)人才的檔案信息，應(yīng)該作為電子文檔進(jìn)行備份保存。既防止人為篡改檔案資料，又為經(jīng)常查閱和使用的檔案提供了方便。再次，加強(qiáng)對(duì)合同工人事檔案的管理工作。自從2003年以來，隨著全國(guó)煤炭形勢(shì)好轉(zhuǎn)，在國(guó)際、國(guó)內(nèi)兩個(gè)市場(chǎng)的擴(kuò)張，地勘隊(duì)伍對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的需求不斷增加，對(duì)臨時(shí)工、中長(zhǎng)期合同工的需求也呈直線上升趨勢(shì)，尤其是對(duì)中長(zhǎng)期合同工的需求加大。往往經(jīng)過一段時(shí)間的培養(yǎng)與鍛煉，這些合同工已經(jīng)發(fā)展成會(huì)生產(chǎn)、懂業(yè)務(wù)的技術(shù)工人，可以作為成手使用，但是工期一結(jié)束，大多地勘單位便與工人之間解除了勞動(dòng)合同關(guān)系。當(dāng)?shù)乜眴挝辉俅涡枰@種成手工人的時(shí)候，不僅需要花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間和精力重新培養(yǎng)，還影響到施工的進(jìn)程。所以為勞動(dòng)合同技術(shù)工人建立檔案，做好信息儲(chǔ)備，并且通過制定相應(yīng)的優(yōu)惠政策，為地勘隊(duì)伍保留部分成手勞動(dòng)合同工人，當(dāng)?shù)乜标?duì)伍需要這些人的時(shí)候，他們能夠馬上上崗工作，這樣對(duì)地勘單位和合同工雙方都是一種約束和保障。

（二）利用檔案信息優(yōu)勢(shì)，制定人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃

通過人事檔案可以了解一個(gè)人的特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，地勘單位的檔案管理人員，應(yīng)該允分利用人事檔案中的有效信息，把專業(yè)技術(shù)人才作為人才培養(yǎng)和人才發(fā)展的戰(zhàn)略重點(diǎn)，為地勘單位更好地培養(yǎng)和發(fā)展人才。首先，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員進(jìn)行細(xì)化和分類。根據(jù)分類的特點(diǎn)和需要，有針對(duì)性地制定人才培養(yǎng)和人才發(fā)展計(jì)劃。使不同類型、不同崗位的人才能夠?qū)W習(xí)、掌握最新的崗位知識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。其次，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，激發(fā)各類人才的工作潛力，提升他們對(duì)本崗工作的認(rèn)知與認(rèn)可程度。通過人才培訓(xùn)發(fā)展工作，增加了工作效率，又發(fā)揮了人才效能的最大化，做到人盡其才。尤其現(xiàn)在蓬勃發(fā)展的地勘單位對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的需求越來越強(qiáng)。根據(jù)檔案信息對(duì)專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行評(píng)估，通過制定人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃，既為地勘單位發(fā)展培養(yǎng)和儲(chǔ)備了人才，又體現(xiàn)了人事檔案管理工作的成效。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，如果把人事檔案中的信息資料建成管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，每次查找人事檔案信息的時(shí)候，只要通過電腦中的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)就能完成。不僅為檔案管理工作人員節(jié)省了大量的工作時(shí)間，還為人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃提供了方便。尤其象地勘單位這種對(duì)專業(yè)技術(shù)人才要求較高的單位，建立一套完整詳盡的人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，不管什么時(shí)間，需要什么樣的人才，通過檔案管理系統(tǒng)，都能夠快速、準(zhǔn)確的找到第一手資料，為地勘單位人才培養(yǎng)和發(fā)展儲(chǔ)備信息。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程，而且和各單位的具體情況有一定的關(guān)系。如領(lǐng)導(dǎo)重視程度，是否統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，在建數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，要面向應(yīng)用，突出重點(diǎn)，建立“活庫(kù)”，并且通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，這樣才能使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。

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[3]王運(yùn)紅.人事檔案丟失案的法律思考.蘭臺(tái)世界，2007（19）.