論電子文件的特點(diǎn)及對(duì)檔案管理工作的影響

李軍紅

（黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 黑龍江 虎林 158403）

一、電子文件的特點(diǎn)

（一）電子文件載體的非直讀性

儲(chǔ)存在某種載體上的電子文件，在制作時(shí)是把可識(shí)別的文字、圖形等輸入計(jì)算機(jī)中轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼來(lái)表示的，再加上信息密度極大，因此，其內(nèi)容不能直接觀看，只能是通過(guò)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能為人所看見(jiàn)。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，所以也無(wú)法從字跡上分辨其某些特性。

（二）對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性

電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，所以電子文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的各種設(shè)備有著密不可少的關(guān)系，也可以說(shuō)計(jì)算機(jī)是電子文件必不可少的前提和基礎(chǔ)，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備的嚴(yán)重依賴性。這一特性，對(duì)電子文件保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很多問(wèn)題：例如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓、電子文件就讀不出來(lái)；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，就無(wú)法讀取。由于設(shè)備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質(zhì)與光盤(pán)等可以保存長(zhǎng)久，但計(jì)算機(jī)硬件和軟件早已更新?lián)Q代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現(xiàn)了電子文件對(duì)設(shè)備的依賴件。

（三）信息與載體的可分離性

紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是密不可分的一個(gè)整體，電子文件存放位置不是固定的存儲(chǔ)介質(zhì)，而是可以變化，甚至從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過(guò)不同的路徑傳遞、存放在不同的地點(diǎn)不同設(shè)備的存儲(chǔ)介質(zhì)上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件的內(nèi)容裝配起來(lái)。一份電子文件沒(méi)有固定的載體，就很難通過(guò)載體來(lái)判定電子文件的原始性。

（四）易修改、易復(fù)制性

電子文件在起草過(guò)程中或作其它處理時(shí)的突出優(yōu)點(diǎn)是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來(lái)了紙質(zhì)文件所未遇到過(guò)的新問(wèn)題，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準(zhǔn)確，需要我們?cè)诩夹g(shù)上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復(fù)制的特點(diǎn)。

二、電子文件與紙質(zhì)文件在保護(hù)方面的差異

（一）環(huán)境條件影響的差異

1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對(duì)磁性載體，光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散，洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。

2.外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基（帶基）老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，是盤(pán)基（帶基）老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

（二）技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，是由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷(xiāo)售電子文件設(shè)備，會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。

（三）信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷的發(fā)展。

三、電子文件的管理

（一）電子文件的分類(lèi)問(wèn)題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類(lèi)原則與方法也有所區(qū)別。在一臺(tái)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的幾個(gè)部門(mén)共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門(mén)或時(shí)間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡(jiǎn)單劃分一下。各自部門(mén)的文件以部門(mén)名稱(chēng)相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)，地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類(lèi)別相互協(xié)調(diào)。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類(lèi)別相互協(xié)調(diào)，也可參照檔案全宗號(hào)和檔案分類(lèi)號(hào)劃分電子文件的類(lèi)別。

（二）電子文件的檢索

檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反應(yīng)速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱(chēng)不規(guī)范，同樣會(huì)制約機(jī)檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專(zhuān)利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對(duì)于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的，才有必要作為電子檔案保存下來(lái)。其余電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

四、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

首先，傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

第二，由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難規(guī)定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

[2]唐小林.電子文件特點(diǎn)質(zhì)疑[J].檔案管理，2006（1）.