淺議實現數字化檔案管理的必要性

李君鳳

（黑龍江省八五四農場綜合檔案室 黑龍江 虎林 158403）

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業也隨之發展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。全國檔案信息化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入信息社會的腳步。檔案信息化是在加強檔案信息數字化管理基礎上，逐步向網絡化發展，通過網絡最大限度的開發利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發展服務。

一、檔案數字化是信息時代的必然要求

檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

（一）提高經濟效益

社會經濟的飛速發展使機關落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數字化檔案管理能夠使資料及時歸檔，盡快提供利用。以人事檔案管理為例最有說服力，由于其管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人數、退休、調動等，要想正確統計，動態了解這些情況，按以往傳統管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網絡計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。出于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

二、實現檔案數字化管理的主要困難

由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，數字化檔案管理還存在著各種問題，主要有以下四個方面。

（一）資源浪費

電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在—些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、不同類型的文件并發、保存的局面，造成了人力、物力、財力的浪費。

（二）電子文件歸檔困難

辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔造成困難。據了解，目前很多大型企業都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。

（三）管理的長期保存有困難

電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據易丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機僅限于文字錄入、編輯和打印，成為名副其實的“高檔打印機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力、物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。

三、實現檔案數字化管理需要注重把握的環節

（一）建設系統工程，實現信息共亨

檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案管理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各大型機關、企業日常工作中，每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采取雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳，達到資源共享的目的。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統

針對電子文件與紙質文件“雙套制”保存問題，建議在紙質文件和電子文件之間建立個通道，將電子文件和紙質文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。其中，尤為值得一提的是電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密，特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應嚴把信息存儲載體的質量關，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎。軟件方面，要通過采用多級權限、密碼管理、多層結構、加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

（三）建設專職隊伍，提高管理水平

人才是檔案信息數字化的保證，科技人才是檔案數字化建設的關鍵。檔案信息數字化是一項技術性很強的工作，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者除了掌握檔案基礎理論知識和檔案管理知識外，還應掌握計算機技術、網絡技術等現代技術知識。檔案管理部門一方面要積極引進具有計算機等專業知識的專門人才；另一方面要加大對現有檔案干部隊伍素質的提高，舉辦各種信息技術培訓班，為檔案工作者綜合素質的提高創造條件。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。

檔案信息數字化建設是一項復雜的系統工程，牽涉到技術、政策、法律、管理等方方面面，許多問題需要深入探索研究。我們必須抓住國家信息化建設和“加強信息資源開發利用工作”的契機，創新工作機制，加快檔案信息數字化建設的步伐，促進檔案信息化建設的進程，充分發揮檔案信息資源的作用，推動檔案事業的新發展。

參考文件：

[1]陳勇.論電子政務系統中的電子公文管理[J].辦公自動化。2006（9）.

[2]呂元智.數字檔案館信息資源建設管理研究[D].武漢大學，2004.

[3]李曙光.電子政務信息保障問題研究[D].湘潭大學，2004.

[4]向立文.檔案數字化建設中若干問題的研究[D].湘潭大學，2004.