醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新——建立新型大事記管理模式

王雅梅

（黑龍江省醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院檔案部門進(jìn)行管理創(chuàng)新，已是當(dāng)務(wù)之急。而建立新型大事記管理模式，就是我們當(dāng)今開展創(chuàng)新工作的一項(xiàng)。重要內(nèi)容，也是我們檔案工作的重點(diǎn)。

一、概念

大事記是按照時(shí)間順序，對(duì)一定時(shí)期內(nèi)，發(fā)生在特定單位、特定部門中的重大事件進(jìn)行簡(jiǎn)明扼要地記載的一種重要資料。而我們建立的新型大事記管理模式，是面向全院將各個(gè)部門、各個(gè)處（科）室的大事記進(jìn)行及時(shí)收集，而后進(jìn)行科學(xué)整理的過程。要收集的資料范圍，既包括臨床科室在工作實(shí)踐中采用的各種新技術(shù)、實(shí)施的新項(xiàng)目和取得的各項(xiàng)醫(yī)療成果，還包括其參加全國(guó)或北京市組織的重要醫(yī)療衛(wèi)生活動(dòng)等內(nèi)容；對(duì)于職能部門來講，其大事記就是緊緊圍繞著全院整體工作，創(chuàng)造性地開展各種管理活動(dòng)，包括一些黨務(wù)、政務(wù)活動(dòng)等；對(duì)于后勤部門來講，其大事記范圍，包括其圍繞著醫(yī)院中心任務(wù)，進(jìn)行的開拓性工作，比如：其在實(shí)際工作中運(yùn)用新技術(shù)、實(shí)施新項(xiàng)目，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率的內(nèi)容，也包括其在工作實(shí)踐中進(jìn)行的技術(shù)革新，還包括其服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變等內(nèi)容，由此可見我們收集內(nèi)容的豐富多樣性。

二、重要意義

由大事記的概念，我們可以看出，在一個(gè)單位里，建立新型的大事記管理模式，是非常必要的。眾所周知，醫(yī)療衛(wèi)生工作科技含量高、技術(shù)更新快，臨床科室在一定時(shí)期內(nèi)采用新技術(shù)、新項(xiàng)目也比較多，創(chuàng)造發(fā)明也會(huì)伴隨著日常工作隨時(shí)出現(xiàn)；而管理職能部門，為了醫(yī)院更好更快地發(fā)展，好的管理思路也會(huì)層出不窮……將單位的這些寶貴財(cái)富進(jìn)行及時(shí)地收集、科學(xué)地整理就成了擺在我們面前的重要任務(wù)，具有十分重要的意義。

開展此項(xiàng)工作的意義主要有以下幾個(gè)方面：

（一）它是人們研究某項(xiàng)事物規(guī)律性的需要：通過大事記檔案，能夠向利用者提供某一問題的歷史梗概，便于人們研究歷史的演變及其規(guī)律性。

（二）能夠提供人們重要的參考資料：大事記檔案資料可以指導(dǎo)一個(gè)單位進(jìn)行工作總結(jié)，作為編寫資料、考證歷史的重要依據(jù)。

（三）使院領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)掌握醫(yī)院的工作動(dòng)態(tài)：提高其工作的針對(duì)性，對(duì)全院管理做到心中有數(shù)，能夠進(jìn)行有的放矢的決策，從而也能夠提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（四）能充分調(diào)動(dòng)全院各部門的創(chuàng)新意識(shí)：通過開展此項(xiàng)活動(dòng)，提高了全院職工采用新技術(shù)、新項(xiàng)目的積極性；也調(diào)動(dòng)了他們?cè)谄椒驳墓ぷ鲘徫恢薪üαI(yè)的積極性；同時(shí)也增強(qiáng)了全院職工愛崗敬業(yè)的精神。

（五）提高了檔案部門與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新服務(wù)的工作意識(shí)：隨著醫(yī)院快速地發(fā)展，每一個(gè)檔案工作者都應(yīng)該時(shí)刻保持清醒的頭腦，要有一種危機(jī)意識(shí)，居安思危。歷史的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，落后就要挨打。這就要求檔案工作者必須迅速轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，積極開展檔案創(chuàng)新服務(wù)。只有這樣，我們的管理工作才能跟上醫(yī)院的發(fā)展步伐；只有這樣，我們才能不斷滿足醫(yī)院各項(xiàng)工作的需要。

（六）提高了檔案工作者的責(zé)任感和使命感：每一個(gè)檔案工作者，都要有高度的責(zé)任感、使命感。要樹立“院榮我榮、院衰我恥”的工作理念。因?yàn)槲覀兠恳粋€(gè)職工的命運(yùn)都是和醫(yī)院的命運(yùn)息息相關(guān)的。管好檔案、用好檔案，是我們每個(gè)檔案工作者義不容辭的責(zé)任。在進(jìn)行此項(xiàng)工作中，我們深切體會(huì)到，一個(gè)檔案工作者，必須注意平時(shí)知識(shí)的積累，既要學(xué)習(xí)文秘寫作知識(shí)，還要學(xué)習(xí)常用的醫(yī)療知識(shí)、醫(yī)院管理知識(shí)，并且要不斷加強(qiáng)溝通能力和組織協(xié)調(diào)能力地培養(yǎng)。也就是說，要做好此項(xiàng)工作，必須提高我們的綜合素質(zhì)。

三、原有的大事記檔案管理狀態(tài)

（一）大事記收集不及時(shí)：檔案管理部門一般在第二年的上半年，才把相關(guān)部門上年度的大事記進(jìn)行收集。

（二）大事記編寫不及時(shí)：有些單位收集起來的大事記，平時(shí)不整理，而是多年以后才進(jìn)行編寫。

（三）只重收集，不重管理和利用：也有一些檔案管理部門，大事記收集上來以后，便束之高閣，萬事大吉，沒有進(jìn)一步的管理，沒有充分利用。

（四）沒有開展大事記收集：還有一些單位，索性就沒有開展此項(xiàng)工作。

第一、二種情況，會(huì)造成檔案管理滯后，并且還會(huì)造成一些資料的漏報(bào)；第三種情況，會(huì)造成檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，也大大降低了檔案資源的利用效率；而第四種情況，對(duì)一個(gè)單位來說，會(huì)對(duì)檔案資源造成無法彌補(bǔ)的損失。由此可見，上述各種管理方法，都不利于檔案資源體系建設(shè)和檔案利用體系建設(shè)，它已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化醫(yī)院管理的需要。

“十二五”期間，如何加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)？如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新服務(wù)？對(duì)每一個(gè)檔案管理人員來說，都是應(yīng)該思考的問題。而建立新型的大事記管理模式，已成為一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案工作發(fā)展的重要抓手。

四、我院新型大事記管理方法

（一）大事記的收集

1.積極爭(zhēng)取院領(lǐng)導(dǎo)的支持：因?yàn)榇隧?xiàng)工作的開展涉及到醫(yī)院的各個(gè)部門，所以取得院領(lǐng)導(dǎo)的支持，會(huì)取得事半功倍的效果。

2.確定大事記收集內(nèi)容：由檔案管理部門寫出書面通知，內(nèi)容為“XX年X月大事記上報(bào)通知”，通知上明確規(guī)定大事記收集范圍（如前所述，這里不再贅述）。

3.在院例會(huì)上下發(fā)“XX年大事記上報(bào)通知”。在院例會(huì)上，由院長(zhǎng)辦公室下發(fā)該通知，將該通知分發(fā)到醫(yī)院各個(gè)處（科）室，明確規(guī)定各處（科）室上報(bào)時(shí)間。

4.制定上報(bào)內(nèi)容的格式：明確要求其上報(bào)的內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)。參加人員、主要內(nèi)容等。

（二）大事記的整理

l.進(jìn)行大事記的篩選與甄別工作：每月1-2號(hào)檔案部門講行大事們收集，其收集的材質(zhì)有紙質(zhì)材料和電子版材料兩種，二者同時(shí)進(jìn)行收集；3-4號(hào)進(jìn)行各部門資料的篩選，剔除一些非大事記內(nèi)容。

2.積極做好大事記分類整理工作：將篩選過的資料，按部門進(jìn)行分類。按照職能部門、臨床科室、門診、醫(yī)技、后勤部門的順序，分類整理，并且錄人到“大事記管理系統(tǒng)”中。

3.編寫大事記簡(jiǎn)報(bào)：一般是在每月的5號(hào)，將整理完畢的資料，再按月編寫醫(yī)院“大事記簡(jiǎn)報(bào)”，然后將其打印，并裝訂成冊(cè)。

4.積極做好大事記上報(bào)工作：將裝訂成冊(cè)的大事記，于每月的7號(hào)前上報(bào)。一般報(bào)送給院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的職能部門和各科主任等。

五、存在的問題

（一）個(gè)別科室重視不夠，存在資料上報(bào)不及時(shí)的現(xiàn)象。

（二）上報(bào)內(nèi)容不夠準(zhǔn)確，有些科室上報(bào)的內(nèi)容過于瑣碎。

（三）對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。

六、對(duì)策

（一）要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持：比如建議院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)一些好的科研項(xiàng)目，要在全院及時(shí)給予表揚(yáng)。除了必要的精神鼓勵(lì)外，還需要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；在院內(nèi)要積極做好對(duì)科研成果的宣傳和獎(jiǎng)勵(lì)工作，要在全院弘揚(yáng)一種正氣，形成一種比、學(xué)、趕、幫、超的良好工作氛圍。

（二）建議把科室開展的大事記納人績(jī)效考核指標(biāo)：例如對(duì)科室開展新技術(shù)、新項(xiàng)目，有創(chuàng)造發(fā)明的，有創(chuàng)新服務(wù)的作為加分項(xiàng)目，這樣會(huì)大大降低檔案工作的難度。

（三）提高檔案人員綜合管理能力：要正確篩選與甄別大事記內(nèi)容，而且還要積極做好大事記宣傳工作。

綜上所述，檔案管理創(chuàng)新，建立新型大事記管理模式，是現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求，也是醫(yī)院檔案管理適應(yīng)醫(yī)院工作發(fā)展的必然選擇。它必將使我們的檔案管理工作更優(yōu)質(zhì)、更高效。