談如何指導做好社保檔案工作

孫連鑫

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154101）

隨著社會保險制度改革的深入，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數不斷上升，由此產生的大量檔案信息資料，是勞動者依法享受社會保險待遇的原始依據。鶴崗市社會保險事業管理局主管全市近10萬企業職工的養老保險工作，每年收繳養老保險費1.5億元，發放養老保險金1.4億元，每年新增參保職工6000人，新增退休人員3000人，由于養老保險的綜合性，工作的全面性、收繳情況的復雜性等，決定了社會保險檔案的規模大，種類多，內容繁，全市社保檔案形成6大門類，總數達40余萬份。因此，用科學、規范的方法加強社會保險檔案管理勢在必行。檔案行政管理部門在檔案服務民生工作中不斷更新理念、創新思維、創造條件、加大對社保檔案的工作力度，有針對性地提供指導服務。

一、突出重點，強化社保檔案業務指導

一是鶴崗市檔案局主動與市社會保險事業管理局協調，多次召開座談會，研究社保檔案工作中出現的問題和面臨的形勢，提出具體的解決方案和辦法，并與市勞動和社會保障局聯合下發了《關于做好社保檔案工作的通知》，去年就這一文件的貫徹落實情況，聯合對市區進行了檢查。工作中，注意典型引路先后抓了鶴崗市社會保險事業管理局和鶴崗市地稅局這兩個典型，在全市樹立了典型，使新社保檔案人員學有榜樣，趕有目標，在系統中營造了一種良好的工作局面。二是整章建制，形成規范的社保檔案管理制度。依據《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》和有關業務規范標準要求，積極指導各社會保險經辦單位建立健全本單位各種檔案的管理辦法，保管期限表以及檔案登記、借閱、保管、保密鑒定銷毀等各項管理制度，狠抓規章制度的落實，對于沒有照章辦事或者制度落實不力的單位進行批評甚至通報。幫助指導鶴崗市社保局制定了《文件材料整理及歸檔辦法》、《各類檔案分類方案》、《文件材料歸檔范圍及保管期限表》以及保管、借閱、利用、鑒定等10余項制度，進行了有效的指導和嚴格審核，形成了一整套監督制約機制，指導社保局將社保檔案工作納入了各科室的崗位責任制和年度目標考核，責任到人，有效地保障了社會保險檔案工作的正常開展。

二、加大對社保檔案管理的資金投入，同時提升管理人員的綜合素質

大力宣傳社保檔案工作的重要性，積極引導社保系統加大資金投入，加強社保檔案的保管條件，取得了明顯成效。市社保局克服了辦公條件緊張，資金短缺等困難。想方設法為社保檔案工作開展提供了硬件基礎和必要保障，按著檔案管理基礎設施建設的有關要求。一是調整了檔案庫房，改變了過去庫房狹小，條件簡陋的狀況。二是為各檔案管理機構配備了計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、空調機、除濕機等現代化設備。三是安裝了一套10組的密集架。四是加強培訓，不斷提高社保檔案管理人員綜合素質。抓基礎，要求凡有檔案管理的部門，都要配備一名專職檔案人員，確保檔案管理人員素質，必須兼職人員不可兼職過多，應以檔案管理為主，保證檔案管理的工作時間。抓培訓，通過舉辦各種不同類型的檔案管理人員培訓班，來不斷地更新觀念，更新知識提高業務水平，同時鼓勵檔案管理人員不斷地學習檔案管理工作的積極性和主動性。

三、指導社保局提高社保檔案現代化管理水平

一是調入兩名計算機專業人員充實到社保檔案數據庫建設工作當中，利用網絡信息技術和數據庫技術，對利用頻率很高的社保檔案優先進行數字化加工和數據資源整合，建立社保檔案專題目錄和全文數據庫，為當事人提供快捷方便服務。二是電子檔案的管理由局信息科負責，統一將收集到的大量基礎信息，錄入計算機形成電子檔案，由信息科授權，各業務科室使用，并建立新產電子檔案，這一作法，顯示出了電子檔案使用迅速快捷的特點，大幅度提高了工作效率。其次檔案錯誤的修改，由檔案管理委員會主要領導掌握，這樣作的目的是保證信息的準確性，杜絕了不良檔案信息的產生。同時根據工作需要建立了一整套的工作流程，使電子檔案的建立健全、使用都在一條良性的軌道上發展。三是文字檔案的管理采取當年文字檔案由各使用科室分類管理，方便了檔案使用，保證了文字檔案的完整。四是接收人事檔案由個體科分管，由專管人員按接收日期將并軌轉制人員檔案編號入柜，同時使用計算機建立檔案索引目錄，并將檔案索引信息，自動由計算機生成保管接收單據發給檔案所有人，這樣在保證檔案安全下，最大限度的縮短了檔案查詢時間，統籌安排，分類管理這一作法，目的是電子檔案保證最快速的使用這些檔案的基礎信息，提高工作效率，文字檔案保證了信息的歷史性和連續性，接收檔案方便了使用者的查詢。