淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作

楊麗莉

（哈爾濱市呼蘭區(qū)第二人民醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150500）

檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發(fā)利用，來實現(xiàn)信息資源共享。檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。很多檔案信息涉及國家的安全和利益，涉及經(jīng)濟技術秘密，涉及社會秩序和個人隱私等內(nèi)容。所以利用檔案信息資源，必然會涉及檔案信息的保密問題。

一、要做好檔案的保密工作，首先要處理好幾方面關系

（一）檔案的保密與利用的關系

在各類檔案中，有相當一部分是涉密檔案。根據(jù)《保密法》規(guī)定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級。做好涉密檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好兩者的關系，不可偏廢。

（二）要把握和處理好制度與措施的關系

對制度的行為要求,執(zhí)行責任,操作程序,監(jiān)督措施等方面進行細化完善,以高技術防范手段和嚴密的監(jiān)督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行保護,完善各項規(guī)章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。根據(jù)《保密法》、《檔案法》制定嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則，如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環(huán)節(jié)不出差錯,減少泄密事件的發(fā)生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質(zhì))的檔案分門別類的制定規(guī)章制度,各類涉密檔案根據(jù)密級的不同,按照國家密級保管要求(秘密級10年,機密級20年,絕密級30年)制定不同的管理措施,辦理相對應的登記審批手續(xù),任何個人都無權(quán)私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規(guī)定時間內(nèi)使用完經(jīng)審核后及時歸檔,不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因，盡快補救,減少損失。

（三）涉密檔案保管年限的轉(zhuǎn)化關系

根據(jù)《保密法》對涉密檔案分為三級的規(guī)定，是為了讓檔案工作者根據(jù)不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，根據(jù)國家規(guī)定涉密檔案的保管期限，除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家保護。但是涉密事項不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價值，這部分檔案便死而復活。在思想認識上，一成不變地看待檔案的涉密性，無視涉密性的時效和范圍是不對的。而缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。檔案工作者必須對涉密檔案進行科學管理，及時區(qū)分保密期限。嚴格劃清界限，確定哪些檔案可開發(fā)利用；哪些在一定范圍內(nèi)利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復活，最大限度地開放利用。

（四）要把握好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關系

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。這個基礎必須夯實。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻。同時，隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，應對高科技的挑戰(zhàn)，已是當務之急。一方面要創(chuàng)造必要條件，提高檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網(wǎng)絡保密知識。同時，要積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關聯(lián)行為約束機制。凡涉密網(wǎng)絡一定要與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離；定期進行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。以本單位工作實際為例，在內(nèi)外網(wǎng)密級文件管理上，按規(guī)定做到專機專用，使涉密計算機不聯(lián)網(wǎng)、涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計算機之間互用。涉密移動盤不上聯(lián)網(wǎng)計算機，硬盤帶數(shù)據(jù)的變舊電腦須統(tǒng)一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關系，使檔案的保密利用工作，取得較好的收效。

二、要做好檔案的保密工作，還要從幾方面做起

（一）做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規(guī)定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設置在機關辦公樓內(nèi)。應當注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規(guī)定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（四）檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。

檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗，制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。對涉密檔案各環(huán)節(jié)的管理制度化,標準化,責任到人,進行系統(tǒng)管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發(fā)生,使國家秘密、個人隱私得到有效保護。