淺析怎樣做好涉密檔案的管理工作

楊麗莉

（哈爾濱市呼蘭區第二人民醫院 黑龍江 哈爾濱 150500）

檔案是一種重要的社會信息資源，對于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護，更要重視其所含信息的開發利用，來實現信息資源共享。檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是檔案管理工作人員的神圣職責。很多檔案信息涉及國家的安全和利益，涉及經濟技術秘密，涉及社會秩序和個人隱私等內容。所以利用檔案信息資源，必然會涉及檔案信息的保密問題。

一、要做好檔案的保密工作，首先要處理好幾方面關系

（一）檔案的保密與利用的關系

在各類檔案中，有相當一部分是涉密檔案。根據《保密法》規定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級。做好涉密檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好兩者的關系，不可偏廢。

（二）要把握和處理好制度與措施的關系

對制度的行為要求,執行責任,操作程序,監督措施等方面進行細化完善,以高技術防范手段和嚴密的監督制約措施對涉密檔案管理工作的各個環節進行保護,完善各項規章制度是做好涉密檔案管理工作的保障。根據《保密法》、《檔案法》制定嚴密而簡明、易于操作的保密管理細則，如《涉密檔案保密管理細則》、《涉密檔案歸檔制度》、《涉密檔案利用制度》、《涉密檔案解密制度》等,使涉密檔案管理工作有制度可依,有章可循,同時用制度約束管理者在收集、整理、編訂、保管、使用、解密、銷毀等涉密檔案管理的各個環節不出差錯,減少泄密事件的發生。對不同涉密載體(光盤、U盤等介質)的檔案分門別類的制定規章制度,各類涉密檔案根據密級的不同,按照國家密級保管要求(秘密級10年,機密級20年,絕密級30年)制定不同的管理措施,辦理相對應的登記審批手續,任何個人都無權私自存放、使用涉密檔案,涉密檔案必須在規定時間內使用完經審核后及時歸檔,不得隨便摘抄復印、復制、遺失。如有失泄應及時查明原因，盡快補救,減少損失。

（三）涉密檔案保管年限的轉化關系

根據《保密法》對涉密檔案分為三級的規定，是為了讓檔案工作者根據不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，根據國家規定涉密檔案的保管期限，除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密事項在其確定的期限內，受國家保護。但是涉密事項不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價值，這部分檔案便死而復活。在思想認識上，一成不變地看待檔案的涉密性，無視涉密性的時效和范圍是不對的。而缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。檔案工作者必須對涉密檔案進行科學管理，及時區分保密期限。嚴格劃清界限，確定哪些檔案可開發利用；哪些在一定范圍內利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復活，最大限度地開放利用。

（四）要把握好紙質檔案和電子檔案的關系

紙質檔案作為傳統檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。這個基礎必須夯實。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發利用檔案信息資源作貢獻。同時，隨著科學技術的發展，電子檔案異軍突起，已與紙質檔案并駕齊驅。做好電子檔案的保密和開發利用工作，應對高科技的挑戰，已是當務之急。一方面要創造必要條件，提高檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網絡保密知識。同時，要積極構建本部門信息系統主體，及其與外界關聯行為約束機制。凡涉密網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網。以本單位工作實際為例，在內外網密級文件管理上，按規定做到專機專用，使涉密計算機不聯網、涉密文件不上網、上網文件不涉密，內網上的各類信息資料不轉載到外網上或其他公共網，也不在涉密與非涉密計算機之間互用。涉密移動盤不上聯網計算機，硬盤帶數據的變舊電腦須統一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關系，使檔案的保密利用工作，取得較好的收效。

二、要做好檔案的保密工作，還要從幾方面做起

（一）做好檔案庫房管理中的保密工作

庫房管理是檔案保密工作的重點。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定來單獨興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫房設置在機關辦公樓內。應當注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。這是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設置保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。三是加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

（三）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（四）檔案管理人員的職責

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

檔案保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經驗，制定各種檔案管理中的保密制度和監督措施，完善檔案管理工作。對涉密檔案各環節的管理制度化,標準化,責任到人,進行系統管理,做到未雨綢繆,防范未然,最大限度地杜絕泄密事件的發生,使國家秘密、個人隱私得到有效保護。