淺談機關檔案管理的思路與方法

陳 麗

（黑龍江省哈同高等級公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

一、前言

檔案的產生和檔案工作的發展與人類社會的發展有著密切的聯系，隨著人類社會的發展，檔案工作在國家的政治活動和人們的社會活動中起著越來越重要的作用。在我國改革開放新的歷史時期，檔案工作出現了前所未有的新局面，促進了國家各項事業的快速發展，發揮了不可取代的作用。機關檔案管理工作是機關工作的重要組成部分，與機關文書工作具有十分密切的聯系。機關檔案工作是機關文書工作的后繼工作，對機關文書工作具有業務指導和監督作用；機關文書工作是機關檔案工作的前提條件和基礎，直接影響著機關檔案工作的質量和作用的發揮。

二、機關檔案工作的管理性和專業性

在檔案管理工作中要切實按照“發展要有新思路，改革要有新突破，開放要有新局面，各項工作要有新舉措”的要求，把各項工作做深、做細、做扎實。現就加強機關檔案管理工作談幾點體會。

（一）從宏觀的機關檔案工作來說，它是負責管理檔案材料的一項專門業務

各行各業各個單位都在日常工作中不斷地形成大量的檔案，機關單位內的各個部門也要經常利用本部門和機關內有關部門的檔案。而業務部門和業務人員，如果采用都從檔案的形成、管理到利用，各成“一條龍”的辦法，則是相當困難的。

（二）從特定的機關、企業事業單位工作來說，它是該機關單位工作管理的組成部分

黨政機關和事業單位的檔案，是處理日常事務、行使機關職能的手段和方法。如審計機關審計檔案的管理工作、人民檢察院訴訟檔案的管理工作，分別屬于設計工作和檢察工作的組成部分。因此，各個機關的檔案管理，應納入本機關的職能任務之中。在企業單位，科技檔案管理則是生產管理、技術管理和科研管理的組成部分，應納入企業的管理體制、活動程序和工作制度之中。

（三）機關檔案工作的專業性

表現在：不同行業不同機關單位的檔案工作，具有獨立的管理對象——本單位活動的歷史記載，以及特點的工作方法和專業知識。各個專業系統、各個機關單位，都以其反映機關職能的檔案為主要部分，按照不同檔案形成的規律進行專門的和綜合的管理。

三、機關檔案管理的新方法

（一）爭取領導重視，促進檔案工作

檔案工作者除了要對檔案嚴格管理，積極開發檔案信息資源外，同時還要取得領導的重視與支持，加大對檔案管理的投資、改善檔案設施和設備，不斷提高檔案的科學化管理水平。一是經常向主管檔案工作的領導匯報工作情況，及時反映存在的問題和困難，并提出自己的建議，以強烈的責任心和事業心感動領導；二是努力爭取上級業務部門對檔案工作進行檢查、指導，使領導進一步了解檔案工作在機關工作中的重要地位和作用；三是積極向機關各部門及直屬各單位進行宣傳，普及檔案法律、法規等知識，以爭取領導的重視與支持，促進機關檔案工作的順利發展。

（二）健全管理機構，完善相關制度

一是將檔案工作列入機關重要議事日程，明確責任。將檔案工作納入目標管理，加大對檔案工作的領導力度。二是建立健全檔案領導機構。成立機關檔案管理工作領導小組及鑒定小組，建立專門檔案室，配備有一定檔案知識和管理才能的檔案專職人員，建立由各職能部門參與的全方位檔案管理網絡。三是建立和完善檔案管理制度。遵守檔案保管、利用、保密、借閱等制度，并將這些制度納入機關的管理系統，滲透到各部門和職工中去，使其了解檔案工作的重要性，提高遵守制度的自覺性，確保檔案工作標準化、制度化；四是提高監督力度，定期或不定期檢查和抽查檔案工作，促進檔案工作不斷上臺階。

（三）加大宣傳力度，增強檔案意識

要加大對《檔案法》的宣傳力度，增強機關領導的檔案意識，樹立檔案工作是為機關管理工作服務的思想，充分認識到檔案不僅起憑證作用，而且是機關制定工作計劃與決策的依據，不斷更新觀念，依法管理機關檔案工作。機關檔案管理是一項既細致又繁瑣的工作，與外界聯系少，工作單調、枯燥，所以每位檔案工作者對本職工作要正確認識和評價。由于種種原因，機關檔案管理發展緩慢，個別檔案管理人員對檔案工作的價值認識不夠，不好好對待本職工作，得過且過，這樣既不利于檔案事業的發展，更不能有效地服務。要改變這一狀況，必須提高認識，樹立正確的價值觀，堅定“檔案工作默默無聞，但檔案工作卻不能默默無為”的信念，立足實際，找準位置，認清責任，不懈努力，使檔案工作逐步走向標準化、規范化。

（四）加強基礎建設，嚴把質量關口

—是機關檔案，特別是業務檔案涉及的部門多、量大、面廣，收集工作比較繁瑣。二是工作要求高，這是由機關業務工作性質決定的，要求檔案人員要有高度的責任心，認真、細致的工作。機關業務檔案專業性強，僅僅靠機關檔案室人員是難以勝任包括收集、整理等項工作的。因此，必須在機關有關部門設專(兼)職檔案員，負責自身工作中形成的檔案的收集、整理、歸檔等工作。機關檔案人員要積極上門指導，把好業務檔案質量關。

（五）更新思想觀念，增強管理意識

《檔案法》強調：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為已有。”目前，規模較大的機關基本上都建立了綜合檔案室，對機關檔案實行統一管理，有的機關雖沒設此機構，但以管理文書檔案為主，業務檔案仍存放在各職能部門或個人手中。分析其原團，大致有幾個方面：第一，是有關部門領導或工作人員存在觀念問題，認為小部門形成的檔案由部門管理，使用起來更方便；第二，是受條件的限制，檔案室面積相對較小，不能容納接收應歸檔的檔案。這樣，既不符合“對一個單位所形成的全部檔案實行集中統一管理”的規定，更不適應機關日益發展的需要，不利于機關對檔案材料的綜合利用，同時也為正確解決各項糾紛、分清具體責任埋下了隱患。要解決這一問題，采用的方法是：

1.加強各部門相關人員的檔案意識，強化檔案工作標準化、制度化、規范化、集中統一管理的觀念

保證各類檔案材料的收集、整理、保管、統計工作的順利進行。特別要加強業務檔案管理，一是建立檔案管理網絡系統。在各部門指定一名檔案專(兼)職管理員，由機關專職檔案員對其進行培訓，明確其崗位職責；二是制定機關檔案分類方案。參照國家有關機關檔案管理的要求制定分類方案；三是收集、整理。由部門專(兼)職檔案管理員負責收集本部門日常需歸檔的文件材料，并檢查是否滿足規定要求，根據檔案材料的數量定期整理、裝訂成冊；第四是歸檔。部門專(兼)職檔案管理員在次年6月前向機關檔案室移交組好卷的業務檔案，由檔案室負責業務檔案的日常保管，嚴格執行檔案借閱登記等制度。

2.檔案管理者要更新觀念，增強檔案管理意識

一是增強檔案信息資源意識。機關檔案作為一種重要資源，其價值越來越受到人們的重視。認識到這一點，可以大大增強我們的事業心、責任心和管理檔案用好檔案的自覺性；二是增強主動服務意識。機關檔案為機關各項工作服務，不能坐等上門，要改變封閉式的管理，積極主動上門，為各部門提供利用，變被動服務為主動服務；三是增強現代化管理意識。隨著辦公自動化的進一步發展和深化，檔案管理也由傳統手工管理逐步向計算機管理轉變，這就要求我們努力更新知識結構，學習和掌握現代化知識和技能，為機關領導、機關工作人員利用檔案提供更便捷的服務。

[1]王雅彬.淺談做好機關檔案管理工作的方法和措施[J].蘭臺內外，2006（6）.

[2]馬曉真.談談機關檔案管理定級升級工作的步驟與方法[J].北京檔案，1991（2）.

[3]田東.淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（2）.