檔案管理工作現代化亟需加強

門陸斌

（黑龍江省重競技運動管理中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著信息技術的快速發展，特別是進入20世紀90年代以來，檔案管理部門的計算機應用由以往的使用單機向網絡化方向發展，網絡正在把不同行業、不同部門的檔案工作有機地聯系在一起。檔案工作現代化也是隨著科學技術的發展逐漸形成和逐步實現的。

一、檔案工作現代化的兩個重要階段

第一階段，計算機輔助檔案管理階段。即對已歸檔的傳統檔案采用計算機模仿傳統的手工工作方式，建立“計算機輔助檔案管理系統”，目的是開發檔案信息資源，保護檔案原件。這一階段的特點是：檔案以資源形態進入信息領域，通過信息技術，開發了檔案信息資源，通過對檔案的利用體現出檔案的價值。通過計算機輔助檔案管理系統；將紙質檔案的模擬信息轉換成數字信息，實現了傳統檔案的數字化或稱電子化。因此，把這一階段稱為“傳統檔案的電子化階段”。

第二階段，電子檔案工程階段。電子文件的誕生，標志檔案工作開始進入新的時期，并在新的理論方法指導下完成電子文件的歸檔及電子檔案的管理。從工程學觀點看，電子文件的生產、形成、使用、積累、整理、歸檔和管理，是在一定的技術環境下(例如網上辦公、網絡CAD、電子商務、電子在線支付、銀行網絡等)進行并完成的，電子文件的特征和屬性也是在它形成的工程環境中研究并得到認識的。

二、檔案管理工作現代化的特點

（一）檔案數字化

檔案數字化是與傳統檔案工作相對而言的，它是檔案信息化、現代化的重要內容之一。從概念上說，檔案數字化就是借助各種現代高新技術，實現各種檔案資源數字化存儲、加工、流轉、利用與控制的過程。檔案數字化的核心是數字檔案館的建設。從業務內容上看，檔案數字化建設包括三個主要方面：1.檔案資源數字化整理。即使用數字模擬整合技術將館藏各種檔案數字化。這是檔案數字化的基礎。2.建設檔案館數字化信息資源庫。包括數字檔案管理系統、數字目錄中心管理系統、數字文檔管理系統、數字文件管理系統等。3.建設檔案數字化信息網絡。目的是把數字化的檔案信息在互聯網上發布、傳遞。

（二）檔案網絡化

即將傳統的計算機輔助管理不斷擴大和完善，實現檔案管理網絡化。進入網絡環境。計算機輔助檔案管理是在傳統檔案工作基礎上建立起來的，不是開放式的，信息的流動還屬單方向。在企業中，企業的內部網(Intranet)將成為企業管理的支柱，而檔案信息是舉足輕重的，它是企業的科技和管理工作的精華，理應進入網絡管理。實現傳統檔案計算機輔助管理系統的網絡化，一項非常重要的工作就是擴大其功能。例如，消除傳統的“檢”與“索”的概念，將查詢、瀏覽和獲取三合一，擴大檔案檢索功能。

此外，還應繼續采用新技術保護檔案原件，研究庫房模型、計算機縮微系統和光盤存儲系統，不斷完善原件的保護措施。

三、推進檔案管理工作現代化進程的措施

針對現代檔案管理工作呈現的新特點，結合工作實際，應做好以下幾項工作。

（一）分清主次，循序漸進

檔案管理的一個重要目的是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的正是為了提高檔案的利用效率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各檔案的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放等情況，對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣，就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄。即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能更好地揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用現有檔案資源

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，則可利用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

（四）用“關鍵詞”替代“主題詞”，節省查找時間，提高效率