電算化會計檔案管理之管見

楊麗莉

（呼蘭區第二人民醫院 黑龍江 哈爾濱 1505000）

會計檔案是一個單位經濟往來的真實歷史記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，與傳統紙質載體形式的會計檔案相比，有其自身的形成特點和管理要求。電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據）和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。隨著社會的發展和科學技術的進步，我國相當多機構已經開始使用會計軟件進行賬務處理，會計電算化提高了工作效率，為整個管理工作現代化奠定了基礎。會計實行電算化后，會計檔案的管理呈現出新的特點。隨著會計電算化的普及，計算機處理經濟業務的比重越來越大，會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了財會人員的工作強度，提高了工作效率，為實現管理工作現代化奠定了基礎。會計電算化后，會計檔案的內容、生成、傳輸、保管呈現出新的特點，也對會計檔案的管理提出了新要求，這就需要我們不斷深入研究與總結，以提高電算化會計檔案的管理水平。

電算化會計檔案治理的主要任務是：監督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計檔案的內容

1.紙質會計檔案。指從會計電算化系統打印出來的書面形式的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報表、財務分析報告等，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2.非紙質會計檔案。指包括計算機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等數據和會計數據庫。

3.計算機系統檔案。包括計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統及網絡操作系統型號；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

二、電算化會計檔案的生成與管理

1.紙制會計檔案生成與管理。會計電算化操作員向會計電算化系統輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數字準確無誤。審核記賬員（由復核人員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統內的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統內審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生，必須連續。編號間斷時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關人員簽章。現金、銀行存款、轉賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

現金日記賬每天在計算機內登賬并打印輸出后，由出納人員核對現金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調節表，由出納人員及會計機構負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續編號，經審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據企業實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應全部完成此項工作。當然，也要根據稅務、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關賬簿。

2.非紙質會計檔案生成與管理。存儲計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數據狀態保存，而通過會計數據備份的方式生成。目前，大多數會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及移動存儲設備（移動硬盤、光盤、磁帶機）備份。備份次數應視單位的會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。數據資料備份要有專人負責，建立相應的責任制。數據資料備份包括對計算機內的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內的憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等重要數據最好采用AB備份法進行數據備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災等意外情況而造成計算機故障和存儲設備損壞而丟失數據。各種備份光盤設備均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找。

對于歸檔保存的會計數據備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數據恢復時會計信息的正確性。

3.計算機系統檔案的管理。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統停止使用或有重大更改之后的5年。

三、電算化會計檔案管理應注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。

2.電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。

四、電算化會計檔案保管的幾項措施

1.完善制度，規范管理。建立健全法規和制度是管理電算化會計檔案的保障。在《會計檔案管理辦法》的基礎上，不斷完善本單位會計電算化檔案管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案崗位責任制》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等，在實際工作中以制度約束行為，以制度規范管理。

2.建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度。實行會計電算化后，會計崗位的設置也要發生相應的改變，根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的權限。采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。在單位中應設置會計電算化檔案管理員，專門負責會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規定期限，向會計電算化系統各類有關人員催收會計數據備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規定保管存檔的各種會計電算化檔案；負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經會計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續；定期對磁或光介質的會計檔案進行檢查、殺毒工作。

3.加強防范，確保檔案安全。單位的會計檔案是單位的重要資料，不得隨意觀看。因此應用會計系統的計算機不應直接連接互聯網，如果單位實行會計網絡化管理，一定做好內部網與互聯網的物理隔離，確保會計數據不受外部的影響，保證會計檔案的安全。對此，可采取的措施包括：在單位內部設置防火墻；安裝信息網關和安全路由器；設計授權和身份認證系統；進行信息加密；加強安全監測預警系統的實時監控等。

4.提高會計檔案管理人員的業務素質。會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵，針對目前各單位檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，因此單位領導應重視會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務素質，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。