關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作幾個問題的思考

夏淑蓮

（齊齊哈爾市公安醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 16100）

隨著信息時代的到來，檔案信息資源的實體管理與開發(fā)利用顯得越來越重要。然而由于歷史的原因，多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作起步較晚、欠賬較多，很難適應(yīng)檔案工作數(shù)字化管理要求，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用及共享。醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作活動的歷史記錄，對醫(yī)院建設(shè)及未來發(fā)展具有重要的作用。因此，在建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的過程中，做好醫(yī)院檔案管理工作就顯得十分重要，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院建設(shè)、臨床醫(yī)療、教學(xué)科研以及社會醫(yī)療保險服務(wù)。同時，也要對目前制約醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的一些問題加以重視，提高解決的途徑與方法。

一、醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案觀念疆化，意識淡薄。眾所周知，醫(yī)療是醫(yī)院的中心工作，得到重視是無可非議的。本文要闡述的是，在醫(yī)院管理工作中重視醫(yī)療工作而輕視檔案管理工作的觀念較為普通。這種現(xiàn)象，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還是醫(yī)務(wù)工作人員均有存在。他們對檔案及檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，視其可有可無，末得到足夠的重視，使不少醫(yī)院的檔案工作滯后于全國檔案事業(yè)的發(fā)展速度，醫(yī)院檔案的作用不能充分得到發(fā)揮。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在工作規(guī)劃中往往忽視檔案工作，很難擺上日事議程，對檔案管理及檔案設(shè)備等投入較少，以致檔案管理工作水平難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，也影響了醫(yī)院整體管理水平的提高。

2、檔案管理工作制度不健全。按照規(guī)定，二級以上醫(yī)院均應(yīng)成立綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理全院各種各類檔案。在實踐中，雖然多數(shù)醫(yī)院都按檔案管理目標(biāo)的要求成立了綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理，但由于檔案管理制度不健全，使檔案在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及開發(fā)利用諸多方面都比較困難。有些部門為使用方便，甚至不愿移交本科室的檔案材料；更有甚者還將日常工作中形成的重要檔案材料據(jù)為已有，人為地造成了醫(yī)院檔案材料的不齊全完整，檔案信息資源鏈出現(xiàn)嚴(yán)重缺陷。

3、檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和技能。在醫(yī)院檔案管理人員中，可分為專職檔案工作人員和兼職檔案工作人員兩種。二者中，檔案專業(yè)出身的人員很少。他們當(dāng)中，相當(dāng)多的人員未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí)，文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和基本技能，雖然他們在實踐中得到了一定的鍛煉和提高，但距現(xiàn)代化檔案管理工作的要求還相差甚遠(yuǎn)，遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。況且許多檔案人員的思想觀念還跟不上時代的科學(xué)發(fā)展，在管理水平上缺乏創(chuàng)新精神，這也與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)不相適應(yīng)。

4、檔案管理設(shè)施不適應(yīng)發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理設(shè)施落后這是一個不爭的事實。因為，醫(yī)院的工作重點即醫(yī)療，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者對此投入不惜代價，而對檔案工作方面的投入是緊上加緊，少得可憐。檔案庫房面積狹小，有的還是辦公室、檔案庫房和閱覽室同間，檔案裝俱陳舊切雜亂不一，數(shù)量不足，不符合檔案保管要求，嚴(yán)重地制約了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)程。

二、做好醫(yī)院檔案管理工作的途徑

為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制對醫(yī)院發(fā)展的要求，準(zhǔn)確把握新時期醫(yī)療發(fā)展的特點，做好醫(yī)院的檔案管理工作，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院管理及社會醫(yī)療服務(wù)，是醫(yī)院檔案工作者面臨的新任務(wù)。

1、依法制檔，提高全員檔案意識。醫(yī)院檔案部門（或檔案工作人員）要積極主動行動起來，大力宣傳《檔案法》，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工的檔案意識，使其充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)識到檔案與自已有著密切的關(guān)系，以便更好地支持檔案管理工作，從而逐步形成重視檔案意識的氛圍。醫(yī)院檔案管理工作能不能得到重視和發(fā)展，關(guān)鍵是否能取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院工作的一個組成部分，其作用在于為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療管理以及社會醫(yī)療等各項工作服務(wù)。醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展，需要檔案部門提供寶貴的檔案信息為依據(jù)。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實加強(qiáng)對醫(yī)院檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入醫(yī)院工作計劃、管理體系和崗位責(zé)任制，使醫(yī)院檔案工作得到良性發(fā)展。

2、建立健全醫(yī)院檔案管理制度，實行規(guī)范管理。檔案管理工作作為醫(yī)院整體工作的一個組成部分，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度是難以保其順利開展的。因此，在檔案管理中要建立一整套醫(yī)院檔案目標(biāo)管理考核制度和各種類檔案歸檔制度。按規(guī)范要求，準(zhǔn)確把握立卷的重點，力求做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類科學(xué)、組卷合理、編目清晰，實現(xiàn)有序化管理。對醫(yī)院各種檔案要分門別類，形成體系，便于保管和利用。移交時，做到交接有手續(xù)和清冊，檔案要齊全完整。通過規(guī)章制度和規(guī)范化管理等手段，使醫(yī)院檔案管理工作逐步走向制度化和規(guī)范化的軌道。

3、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案工作有效開展。醫(yī)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，人才是關(guān)鍵。一是要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，提高檔案隊伍的整體素質(zhì)。二是應(yīng)支持和鼓勵現(xiàn)有從事醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理的新方法和新技術(shù)，提高專業(yè)水平，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化的需要。

4、積極做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作，納入醫(yī)院綜合信息實行一體化管理。檔案信息管理系統(tǒng)是醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，將這個子系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，就能夠為醫(yī)院管理決策和醫(yī)療的參考提供更多的有效信息資源，形成更具有綜合價值的信息源。這就要求檔案部門（或工作人員）在做好檔案收集、整理、保管和提供利用的同時，應(yīng)積極主動開發(fā)檔案信息資源，形成數(shù)字化信息，并及時并入醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)，用數(shù)字化信息為全院管理服務(wù)，為醫(yī)療實施服務(wù)，為社會醫(yī)療服務(wù)。通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提高醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理工作中的地位，推動醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化建設(shè)與科學(xué)發(fā)展。

三、幾項保障措施

1、為使醫(yī)院檔案工作目標(biāo)管理有效執(zhí)行，要成立由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任組長，醫(yī)院各部門主任、護(hù)士長為成員的檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對檔案工作目標(biāo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，責(zé)任到位，層層落實，以此形成的自上而下、層層抓落實的管理模式。

2、為使醫(yī)院檔案工作目標(biāo)管理卓有成效，要用激勵機(jī)制調(diào)動檔案工作人員的積極性。這里著重強(qiáng)調(diào)的是，只有在醫(yī)院受到重視的情況下，在職務(wù)晉升、工資待遇等方面與醫(yī)務(wù)人員同等對待，才能真正的調(diào)動檔案工作人員做好本職工作的積極性。

3、要想實現(xiàn)前述檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，除人的因素外，還要配備有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，如計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。反之，數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)將無從實現(xiàn)。《機(jī)關(guān)工作條例》第二十三條規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化”。第二十九條又規(guī)定：“企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作應(yīng)參照本條例執(zhí)行”。由此可見先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的重要。