論新形勢下高校檔案館的服務功能

唐書怡 秦 蓉

（樂山師范學院檔案館 四川 樂山 614000）

隨著信息時代的來臨，高校作為信息時代的前沿陣地，不斷感受著信息時代帶來的洶涌浪潮，同時也引領著這個時代的發展方向。高校檔案館作為高校中的一個重要職能部門，專門負責各種各樣信息的收集，是信息的集散地與加工地，在這樣一種信息時代面前，高校檔案館的職能、定位也將發生變化，高校檔案館要想尋求自身的深入、長遠發展，必須關注這個時代的發展變化，緊跟時代節奏，拓展自己的服務內容、服務范圍，以自身的優質服務為高校、為社會做出貢獻。

一、檔案館的服務功能體現

1、提供信息咨詢

高校檔案是高校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等不同載體的歷史記錄，涵蓋了學校發展過程中的主要的、關鍵的信息。[1]提供信息咨詢是檔案館的基本職能之一，也是最能體現檔案館服務功能的基礎。學校檔案工作人員利用館藏檔案，針對師生提出的某一方面的特定要求，查詢有關文件、數據、票據、音像資料等等，滿足查詢人對某一特定信息的要求。這是檔案館的一項重要工作，也是一項傳統工作，是高校檔案館做好其他服務工作的基礎。[1]

2、起好參謀作用

高校檔案館作為一個信息的集散地，可以利用自身優勢編研各種各樣的專題給領導起好參謀作用。開發各種各樣的信息資源，圍繞學校發展中的大事，積極提高參謀服務水平。由于檔案館所處的特殊位置，檔案館所具有的特殊信息，他所開發出來的信息往往都具有較高的參考價值。

3、發現重要信息

高校檔案館存有高校發展過程中的各種各樣的信息，包括各種文件、學生的各類信息資料、設備、國資、基建、財務上的各種信息。平時不利用的時候他們都是靜靜的躺在那里。但是只要我們有心、有意識的去開發這些資源，往往會有一些意想不到的收獲。例如高校的檔案館可能會存有一個城市幾十年的發展變遷，檔案館會有校友成名之前的各種學習記錄，檔案館可能還會有一些古董級的珍藏材料，這些都是高校檔案館的重要財富。

4、憑證作用

檔案是在工作中形成的真實的、有價值的材料，檔案是確鑿的原始材料和歷史證明，是歷史活動的真實記錄。正因為它的這一屬性，使得檔案具有研究、解決實際問題的一個歷史憑證作用。而且檔案的憑證作用是一個長期存在的過程，有些檔案可能當前有用，有些檔案可能暫時還沒有發揮作用，隨著社會的不斷發展和人們認識水平的提高，很多檔案的歷史作用都會被發掘出來，成為解決我們高校實際工作中的有力武器。

二、高校檔案館的服務功能實現

1、強化服務意識

高校檔案館要做好服務工作，實現服務功能，必然增強檔案館工作人員的服務意識。檔案館本來就是高校中的一個服務部門，為全校師生員工提供檔案查詢服務，為學校事業發展服務。作為檔案工作人員要擺正自己的位置，端正思想，強化服務意識，認識到服務才是檔案工作的根本所在，盡心盡力為前來查詢的師生提供好服務。

2、強化精品意識

做好檔案編研工作，以呈現精品工作的意識，提升我們的檔案編研水平。高校作為科研工作的前沿陣地，不僅是對教師有較高的科研要求，檔案館工作人員也應該以此來要求自己做好檔案的編研工作，深層次的開發各種信息資源，實現社會信息資源的共享。高校檔案編研要想出精品，一切都要圍繞提升學校發展層次來進行，充分發揮檔案編研材料在知識傳播、社會教育、學術研究、提供參謀等方面的作用，使之廣泛應用于社會，為大家的學習、工作、娛樂提供好服務。以一件又一件的精品工程服務于當前的經濟社會，取得經濟效益與社會效益的雙豐收。

3、強化品牌意識

當前國家提出深入實施文化強國戰略，推動文化大發展大繁榮，這是高校檔案館大力發展的好機會。高校檔案館應努力成為學生的實踐課堂或教育基地，利用豐富的館藏資源建設成為愛國主義教育基地，舉辦人民群眾特別是青少年樂于參與的各種主題活動或講座；舉辦檔案展覽，編輯檔案文化出版物，拍攝檔案專題片等等大力宣傳檔案文化，構建檔案文化建設新體系。采取多種服務形式，積極整合檔案信息資源，多渠道、多主題地開展檔案宣傳。主動適應新形勢、新任務的要求，從增強檔案文化意識和制定規劃入手，運用新技術、新手段，在加強文化檔案管理、挖掘檔案文化資源、建設特色檔案庫方面，通過信息化建設滿足各層次檔案服務需求，積極開展檔案數字化工作，使檔案館在服務社會的進程中越來越受到人民群眾的歡迎和認可，打造出屬于自身的檔案文化品牌。[2]

4、強化自身價值

服務的根本在人，高校檔案館要想實現服務功能的拓展、更好的提升服務水平，人的素質必須加強。隨著現代網絡技術、信息技術在檔案管理中越來越多的應用，高校檔案工作的任務、服務對象、工作方式都發生著巨大的變化，這就對高校檔案工作人員提出了更高的要求，高校檔案工作者必須主動適應當前社會發展、努力學習，開拓創新，努力提高自身素質。

三、服務內容的拓展

1、舉辦檔案展覽

通過辦展覽體現檔案的價值。檔案展覽，是為了配合各項工作的開展，按照一定的專題，系統地揭示和介紹檔案館（室）內所保存檔案的內容、成分的一種檔案提供利用方式和檔案宣傳工作方式。[3]這是高校拓展自身服務功能的一個很好的舉措。可以圍繞一個主題或多個主題開辟長期展覽，也可圍繞當前社會、學校熱點工作開辟一些短期展覽，臨時展覽，還可以通過固定展覽、網上展覽、巡回展覽等方式進行多種方式的檔案宣傳教育。這是高校檔案館改善外部發展環境，促進自身建設的有效途徑；也是高校檔案館群求自身業務發展，更好發揮社會教育的重要方式之一。

2、增強檔案意識

檔案意識不僅是檔案學科的一個關鍵問題，也是影響著我國檔案事業的發展，關乎整個社會全面進步的重要因素。作為高校檔案館拓展服務內容之一，增強全社會的檔案意識是高校檔案館義不容辭的責任。在現實生活中，很多人從來就沒有接觸過檔案，不知道有檔案刊物，對檔案開放有誤解。在我國，大多數公民，包括不少干部和檔案工作人員，既沒有樹立為國家和社會積累、保護檔案的強烈意識，有意無意的損毀應當歸檔的檔案材料，或將國家集體的檔案據為己有；同時檔案資源的到開發利用的很少，在開發利用中，方式粗放，效益低下；有些單位機關，長期不重視檔案工作，只是在碰了釘子，甚至在發生重大事故之后，才想到“亡羊補牢”，把檔案工作提到議事日程上來。因此面對這樣情況，我們高校檔案工作者有宣傳檔案、讓社會大眾了解檔案的義務，不僅是對國家、對社會，對每個人也將是大有裨益的事情。

3、為社會服務

隨著社會的不斷發展進步，以及大家檔案意識的不斷增強，各類經濟、社會組織以及公民個人都有檔案服務的需求。高校檔案館就是要抓住這樣的機遇為師生員工服務，為社區、為社會上需要查詢相關檔案的人員服務。例如學校周邊的工程建設可能會涉及到學校的檔案資料，還有大量的學籍、學歷認證，這些都是為校外人員提供服務的。高校檔案館要想拓展服務內容，除了校內資源，還應該大量借助社區、社會力量。

4、提供文化功能

檔案文化所涵蓋的內容是十分廣泛的，有關人生、家世、家庭、家族的檔案，個人學歷證明、工作經歷以及個人財富，有關城市歷史記憶、地方歷史風貌、社會重大事件方面的檔案，都是非常有利用價值的信息資源。檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民，連接過去、現在和未來，在發展先進生產力、建設先進文化、維護廣大人民群眾合法權益方面發揮著基礎性的作用，是黨和國家各項社會事業不可缺少的組成部分。[4]高校檔案館應該抓住這樣的機遇，大力發展檔案文化，即是為高校事業做一份貢獻，也是自身進一步發展的契機。

[1]李光銑，等.試論高校檔案在高校評估中的作用.贛南師范學院學報，2001（2）.

[2]來源互聯網山西省檔案局（館）加強檔案文化品牌建設初探，2012年2月14日.

[3]高勇.國外檔案展覽實踐及啟示.中國檔案，2004（5）.

[4]劉維榮檔案網絡管理在歐美.檔案天地，2003（1）.