加強婚姻登記檔案管理提升檔案館公共服務功能

孫連鑫

（鶴崗市檔案局 黑龍江 鶴崗 154100）

婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。它是婚姻登記工作的原始記錄，是證明當事人婚姻狀況的真實憑證，具有重要的憑證作用。作為記錄婚姻關系的婚姻登記檔案，不僅記錄著婚姻當事人的相關信息，與個人生活諸環節密切相關，而且由于婚姻關系與財產關系的密切聯系使其在公民辦理財產分割、繼承、申報登記等諸多事務中發揮著不可或缺的憑證作用。近年來，各地檔案館不斷提出公共服務的理念，將公共服務作為檔案館主要的工作宗旨。因此，我市檔案館應切實轉變思維方式，創新服務理念，樹立以人為本，為公眾服務的思想理念，堅持一切為了人民大眾的利益，為社會公眾的信息需求所服務，大力加強婚姻登記檔案的管理，提升檔案館的公共服務功能。

一、我市檔案利用工作呈現新趨勢

隨著經濟建設、城市建設步伐的加快，人民生活水平的不斷提高，檔案館的進一步開放及公眾檔案意識的不斷增強，我市的檔案利用工作呈現出新的趨向。一是個人利用檔案數量迅速增長。2005年市檔案館共接待查閱檔案378人次，其中個人查閱147人次，占45%；2006年，全年利用檔案1083人次，其中個人查閱783人次，占72%；而今年1～5月份，在498人次檔案利用中，個人查閱的就有410人次，占82%，所占比例迅速提高。二是個人利用檔案內容相對集中。僅以今年5月份為例，市檔案館共接待查檔116人次，其中查閱利用婚姻登記檔案的112人次，占95.5%。三是利用的目的有新變化。如以前查閱婚姻檔案的目的主要是為離婚，而近期利用婚姻檔案不僅僅是為此目的，很大一部分人是為了購房貸款、外出務工、租房、孩子上學、辦理戶口轉移登記等等。

這次檔案館人氣的大幅上升，與八十年代我市編史修志引起檔案利用高潮有很大不同，它并不是某一項具體工作的帶動，從總體上說，這是經濟社會發展的必然結果。檔案館的利用者越來越多元化，公民個人開始成為檔案館利用者的主體。近幾年來，我市檔案館積極拓展收集渠道，注意收集與人民生活密切相關的檔案信息，提高檔案館檔案信息的實用性。自2005年末市檔案館開始陸續接收民政局移交的婚姻登記檔案，截至目前已接收了4400卷婚姻登記檔案。婚姻登記檔案的移交進館，進一步改善了館藏結構，使檔案館對外開放有了資源基礎，檔案資料能實實在在地為老百姓排憂解難，上門查檔的人自然也就多起來了。檔案館利用工作的新趨勢告訴我們，在全面建設小康社會、加快基本實現現代化進程中，人民群眾的檔案利用需求增長迅猛，作為檔案館，要努力塑造親民、為民、便民、利民的檔案館新形象，真正做到“館為民所開，檔為民所用”。

二、婚姻登記檔案管理現狀

市檔案館在接收婚姻登記檔案后，在對其進行整理、利用時發現，目前我市的婚姻登記檔案管理存在很多問題。一是婚姻登記檔案普遍遺失、損毀嚴重。以東山區為例，市檔案館接收該區民政局移交的婚姻登記檔案時間跨度為1963年至2004年，其中，東山區紅旗鄉婚姻登記檔案1963年僅有一卷，而1964年至1967年四年的婚姻登記檔案全部遺失。在我市六區民政局移交的婚姻登記檔案中，市區的大多是1982年以后的檔案，并且各區不同年代仍存在著丟失現象。很多檔案都有蟲蛀、水浸、破損甚至缺頁現象。究其原因，主要是婚姻登記檔案管理不規范，歸檔不及時甚至不歸檔，整理不規范甚至不整理，無專人、固定地點保管造成的。二是婚姻登記檔案自身不規范。有的登記人姓名出現多個版本；有的與身份證不符；有的沒有登記時間；還有的婚姻登記編號順序混亂，甚至出現重號、漏號現象，而且很大一部分婚姻登記檔案沒有卷內目錄，這些都給提供利用增加了難度。三是在提供服務利用上，檢索效率偏低。近兩年來，婚姻登記檔案的利用率逐年提高，來檔案館查閱利用的人數不斷增加，由于種種原因，一些利用者對原登記的時間和地點記憶模糊。大家知道，婚姻登記檔案數量大，而我市檔案館目前還是傳統的手工檢索，這就造成查閱的范圍很大，難度也很大，傳統的檢索手段，既費時、費力，還可能出現查不到的情況。

三、加強婚姻登記檔案管理的幾項措施

2006年1月23日，國家民政局、國家檔案局聯合頒布《婚姻登記檔案管理辦法》，標志著我國婚姻登記檔案工作開始步入規范化、法制化軌道。因此，檔案部門必須遵照《檔案法》和《婚姻登記檔案管理辦法》的規定，加強婚姻登記檔案的管理，切實提升檔案館公共服務的功能。

一是廣泛宣傳切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，嚴格依法辦事。《婚姻登記檔案管理辦法》是我國第一部關于婚姻登記檔案管理的法規性文件，標志著我國婚姻登記檔案工作開始步入規范化、法制化軌道。檔案行政管理部門應當抓住這一契機，廣泛宣傳并切實貫徹執行，推動婚姻登記檔案的規范管理。充分利用各種途徑廣泛宣傳《婚姻登記檔案管理辦法》，讓廣大市民了解《辦法》，讓婚姻登記檔案管理人員掌握《辦法》，強化他們的科學管理意識和依法利用意識；及時組織婚姻登記檔案管理人員認真學習《辦法》，逐條領會要求，掌握技術規范，重點是婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務的具體規定，確保婚姻登記檔案收集完整、整理規范、安全保管、合理利用。

二是要突破法規限制，提前接收檔案，提高館藏的“新鮮”度。婚姻檔案是百姓常用的檔案，可以提前進館。同時對所有進館檔案進行規范整理，對進館的婚姻登記檔案全部擬寫標題，重新編號，編制目錄，確保檔案規范。

三是嚴格依照《辦法》規定，開展婚姻登記檔案的查檔服務工作。《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條對婚姻登記檔案的利用作出了明確規定：要求婚姻登記檔案管理部門應當建立檔案利用規章制度，明確辦事程序；對婚姻登記機關、婚姻當事人及其委托人、司法部門、律師及其他訴訟代理人、其他單位組織和個利用婚姻登記檔案，分別作出實體性和程序性要求，并規定利用婚姻登記檔案的單位、組織和個人不得公開登記內容，不得損害婚姻當事人的合法權益；婚姻登記檔案不得外借，復印時應加蓋檔案保管部門印章。因此，我們在開展查檔服務時，必須嚴格遵守上述規定。

四是實行微機管理。為簡化調檔程序，為利用者提供更加方便、快捷、有效的服務，檔案館應組織人員，集中時間對所有進館的婚姻登記檔案全部進行數字化處理，全面實現婚姻登記檔案的微機檢索和管理。只要利用者能提供登記人姓名，并確定檔案的形成單位已將這部分檔案移交檔案館，就能迅速查到需要查找的信息，從而能大大減少查閱時間，提高工作效率，查全率、查準率可達100%。