企業檔案管理的制度建設

劉玉紅

（黑龍江省濃江農場辦公室 黑龍江 富錦 156335）

企業檔案資料是長期在生產經營、科技活動、黨政工作等活動中，不斷積累的原始記錄，也是企業的寶貴財富，應該通過科學檔案管理制度和檔案工作者的辛勤勞動認真保管好。因此，健立有效的檔案制度，防止由于人為因素等多方面的原因，致使企業檔案管理制度在某些方面失去了應有的效力，造成了檔案工作滑坡，甚至出現不應有的損失，是促進檔案事業穩定健康發展的需要，也是企業檔案部門面對的現實問題。

一、企業檔案管理制度建設存在的問題與原因

首先，檔案管理制度難以奏效的直接原因是企業領導與檔案部門工作人員思想認識不到位。雖然檔案部門對加強制度建設，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認識，但還沒有真正從思想深處得以轉變，并貫徹到每一個崗位、每一個工作環節中去。在領導方面在管理中自律意識較差，往往把規章制度只作為制約其下級而非對自身的制約。有時只看到眼前的短期利益，未把檔案工作作為加強單位基礎管理工作的一件大事長期落實下去。在檔案人員方面，缺乏工作的積極性和責任感，加之制度制定時不夠完善，執行難以配套、銜接，導致制度不能較好執行或執行困難。從檔案部門出現的問題和發生的事件看，絕大多數并非偶然，與制度中的漏洞不無關系。同時檔案管理監督作用疲軟也是造成管理制度執行難的一個重要原因，即使是發現問題，由于怕曝光，怕影響單位榮譽，怕影響關系，最終是不了了之。其次，企業單位內部管理機制不健全、不合理是檔案制度難以實施的內在因素，導致文件材料收集歸檔不及時。有的單位雖然建立了檔案管理制度，但由于與檔案工作相配套的制度沒有建立，致使檔案工作的各項制度難以落到實處，直接影響檔案工作的質量和效益。有的單位檔案管理制度自成體系，但是在企業各部門中不能執行，形成只有檔案部門執行檔案制度的局面，直接影響制度效力的發揮。還有的監督考核體系不健全。相當數量的基層部門沒有監督考核制度，一些單位雖已納入經濟責任制，但由于所占比例太小，有的與個人利益不掛鉤，使檔案管理制度形同虛設。第三，企業有章不循，違章操作，管理不嚴，是當前檔案管理制度難以奏效的主要因素。各級檔案部門已制定了不少管理制度，但往往把檔案管理機制簡單理解為多少項業務管理制度的相加和匯總，并沒有真正認識到管理制度是一種機制，因此出現了制度制定是一回事，執行監督檢查和考核又是另一回事的現象。如檔案鑒定不及時現象就普遍存在，但對不及時進行鑒定造成檔案保管費用的增加怎樣處理就無具體限定，致使責、權、利脫節，使檔案管理的最終目標無法得到較好實現。同時檔案管理制度雖多，但未體現內部管理上相互制約的原則，總認為違反了制度沒有造成惡劣后果，更沒有構成犯罪，沒有必要嚴厲懲戒，甚至片面地認為對違反管理制作的人和事進行懲戒，打擊了工作積極性，面子上過不去，只要下不為例就行，或者給一點經濟處罰了事。這種行為的結果只能使潛在的隱患越來越大。

二、加強企業檔案管理制度建設的思考和建議

一是進一步建立健全規章制度。企業要根據國家檔案局下發的有關規范、條例，必須制定一個周密可行的制度，對企業單位檔案的目標和原則、管理制度的主要內容作出了比較全面的規定，同時對企業單位建立健全檔案管理制度提出基本要求。《企業檔案管理規定》指出，企業檔案部門是具有雙重職能的機構，也是對企業檔案工作進行指導、監督和檢查的機構，企業檔案部門要按照這一原則和要求，督促企業單位全面落實。另一方面，全面評價企業單位檔案管理的總體有效性，對企業檔案管理、制度完善和落實環節上存在的問題和漏洞，有針對性地提出解決辦法和措施，要進一步加強對單位檔案部門監督指導工作。二是改變重制度建設、輕落實執行的狀況。從檔案管理制度與單位各項制度相互銜接方面再度進行體系重構，對檔案各項規章制度進行全面清理補充，保證檔案制度之間、檔案管理與單位制度之間的有機連接。在落實檔案管理制度的同時，加強檔案監督體系，強化監督執行力度，真正發揮監督管理的作用。加強自身建設，搞好職工的思想教育，增強執行管理制度的自覺性。對企業單位全體職工進行檔案工作重要性教育，增強檔案意識。在加強教育的同時，檔案人員要與有關人員多交流，掌握工作動態，使之牢固樹立“重檔建檔”意識，自覺糾正工作中的偏差，克服有法不依、有章不循的不良陋習。另外，要努力提高檔案干部隊伍的素質。把好用人關，把德才兼備的人放到檔案崗位上，保持檔案人員的穩定；加強新業務、新規范、新技能的學習，促進業務知識、業務修養、業務技能的提高，確保業務操作的順利進行；提高檔案工作人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發揮人的主觀能動性，為基層檔案管理制度的貫徹和工作的順利開展奠定基礎。