電子發(fā)票賦能FSSC

編譯/本刊記者 鄭偉

電子發(fā)票的出現(xiàn)與共享服務(wù)中心模式的結(jié)合堪稱(chēng)是完美組合。兩者都能夠幫助組織提升效率，同時(shí)使流程更加集中化、均衡化，增強(qiáng)可預(yù)見(jiàn)性。

早在18世紀(jì)，東印度公司（East India Company)允許世界各地的工廠(chǎng)實(shí)現(xiàn)本地經(jīng)營(yíng)并自行管理自己的事務(wù)。自此，這種分散式管理方法成為了跨國(guó)公司組織和運(yùn)營(yíng)旗下所有業(yè)務(wù)的主要結(jié)構(gòu)。事實(shí)證明，這種商業(yè)模式奏效了，茶葉也因此成為一種全球性商品。當(dāng)然，權(quán)力下放在很大程度上有其必要性。在互聯(lián)網(wǎng)誕生之前，甚至在電話(huà)都沒(méi)有的年代，當(dāng)新的機(jī)遇出現(xiàn)時(shí)，你想要充分把握機(jī)遇，必須當(dāng)場(chǎng)立即做出決定，除此之外，沒(méi)有其他選擇。

在技術(shù)能夠使協(xié)作和即時(shí)通訊成為可能之后，權(quán)力下放的做法持續(xù)存在了很長(zhǎng)時(shí)間。20世紀(jì)80年代，英國(guó)政府開(kāi)始制定措施，通過(guò)將公共部門(mén)企業(yè)私有化，打破經(jīng)濟(jì)的集中。大多數(shù)商業(yè)顧問(wèn)開(kāi)始支持分散的口號(hào)，企業(yè)也努力將其作為發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵一部分加以實(shí)施，這似乎與該國(guó)的政治氣候相一致。

直到20世紀(jì)90年代早期，企業(yè)組織才普遍開(kāi)始意識(shí)到，在很多情況下，權(quán)力的下放使他們多次錯(cuò)過(guò)了發(fā)展規(guī)模經(jīng)濟(jì)與實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的機(jī)會(huì)。同時(shí)，信息技術(shù)的高速發(fā)展開(kāi)始扭轉(zhuǎn)這種局面。互聯(lián)網(wǎng)和其他電子信息系統(tǒng)的快速發(fā)展使信息唾手可得，而且成本極低。很顯然，財(cái)務(wù)流程的集中處理，特別是跨境財(cái)務(wù)流程的集中，使規(guī)模經(jīng)濟(jì)成為可能，借此增強(qiáng)了企業(yè)控制，并為這些重要的流程提供了更高的可預(yù)見(jiàn)性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)運(yùn)而生。

今天，在財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)中，擁有共享服務(wù)機(jī)構(gòu)的企業(yè)占比已經(jīng)超過(guò)60%，而這一比例還在繼續(xù)增長(zhǎng)。流程的整合需要標(biāo)準(zhǔn)化，但是對(duì)于業(yè)務(wù)覆蓋范圍較廣的企業(yè)而言，業(yè)務(wù)中存在大量復(fù)雜的接觸點(diǎn)，既有內(nèi)部的也有面向客戶(hù)的，其中一個(gè)接觸點(diǎn)就是發(fā)票。要將這些業(yè)務(wù)進(jìn)行重新整合并實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，意味著企業(yè)將耗費(fèi)巨大的成本。單就發(fā)票信息的整合而言，電子發(fā)票的普及將使未來(lái)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效、便捷。

電子發(fā)票的出現(xiàn)與共享服務(wù)中心模式的結(jié)合堪稱(chēng)是完美組合。兩者都能夠幫助組織提升效率，同時(shí)使流程更加集中化、均衡化，增強(qiáng)可預(yù)見(jiàn)性。還有特別重要的一點(diǎn)，電子發(fā)票的出現(xiàn)可以幫助各方接收者從財(cái)務(wù)系統(tǒng)獲取單一的、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)票信息，并提供豐富多樣的發(fā)票格式和布局模板，體現(xiàn)本地化的細(xì)微差別，滿(mǎn)足不同的使用需求。

反之亦然。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以運(yùn)行幾個(gè)獨(dú)立的甚至是完全不同的既有系統(tǒng)，將不同地區(qū)、不同部門(mén)，甚至是并購(gòu)標(biāo)的信息納入其中。在這種情況下，電子發(fā)票解決方案就可以被視為一個(gè)聚合器，把整個(gè)流程統(tǒng)一為唯一的、穩(wěn)定的輸出，同時(shí)保證品牌的一致性。

無(wú)論財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)發(fā)票流程的要求是統(tǒng)一化還是多樣化，電子發(fā)票都可以在外觀、感覺(jué)和報(bào)告功能方面滿(mǎn)足其需求。

滿(mǎn)足多層次、多語(yǔ)言需求

一般而言，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的國(guó)際化程度較高，支持全球各地辦公室的使用。這也就意味著共享服務(wù)中心需要滿(mǎn)足多語(yǔ)言工作人員對(duì)信息共享的需求。通過(guò)電子方式把發(fā)票集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，可以確保發(fā)票訪(fǎng)問(wèn)和控制的靈活性。

此外，在電子環(huán)境中，可以建立起多層次的訪(fǎng)問(wèn)層，允許多個(gè)用戶(hù)角色同時(shí)訪(fǎng)問(wèn)同一數(shù)據(jù)的不同分組（例如，在多品牌企業(yè)集團(tuán)中，有時(shí)需要訪(fǎng)問(wèn)某個(gè)特定國(guó)家或品牌的發(fā)票數(shù)據(jù))。作為電子發(fā)票生成的一部分，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)票輸出可以很容易實(shí)現(xiàn)本地化，同時(shí)能夠體現(xiàn)出每個(gè)本地市場(chǎng)需要的全部細(xì)微差別。

通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中化處理，納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的電子發(fā)票解決方案可以使用符合稅收標(biāo)準(zhǔn)的軟件，根據(jù)區(qū)域需求不斷進(jìn)行優(yōu)化，提高效率，使發(fā)票數(shù)據(jù)滿(mǎn)足審計(jì)的要求。

成本、效率、靈活性

在最初構(gòu)想時(shí)，共享服務(wù)中心（SSCs）建設(shè)的重點(diǎn)主要是通過(guò)規(guī)模經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)，以及紙質(zhì)事務(wù)性文檔的集中創(chuàng)建和處理來(lái)實(shí)現(xiàn)成本的降低，發(fā)票就是其中一個(gè)關(guān)鍵組成部分。因?yàn)楣蚕矸?wù)中心通常也是成本中心，在勞動(dòng)力成本和位置選擇標(biāo)準(zhǔn)方面比較敏感。

近幾年，共享服務(wù)中心的建設(shè)重點(diǎn)轉(zhuǎn)向了行政流程的協(xié)調(diào)，以及通過(guò)流程改進(jìn)措施減少人員數(shù)量。在某些情況下，人力成本削減幅度高達(dá)35%。但更多的情況下，最大化利用現(xiàn)有的員工資源與降低員工人數(shù)并沒(méi)有直接關(guān)系，而主要是為了減少招聘工作產(chǎn)生的高成本和時(shí)間投入。

另一方面，印刷版和紙質(zhì)發(fā)票的減少能夠進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)工作效率，也使得信貸控制和信息收集人員能夠在同樣的時(shí)間內(nèi)獲取更多的財(cái)務(wù)信息。

但是，在流程集中化過(guò)程當(dāng)中，紙質(zhì)發(fā)票的傳遞，特別是跨國(guó)郵政傳遞無(wú)論是成本還是交付速度都存在極大的弊端。事實(shí)上，這兩個(gè)問(wèn)題都可以通過(guò)電子交付方法的使用和推廣來(lái)避免。即便在仍然需要紙制版發(fā)票和其他財(cái)務(wù)文件的地方，有電子發(fā)票和文件管理解決方案的存在，利用當(dāng)?shù)剜]政進(jìn)行傳遞也更容易實(shí)現(xiàn)。顯然，這種方式這有助于重新拉低郵資成本，這部分成本一般很難與財(cái)務(wù)集中處理相掛鉤。

其實(shí)，電子發(fā)票影響的不僅僅是流程的效率，還尤其適用于提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的經(jīng)濟(jì)效益。電子發(fā)票極有可能使發(fā)票格式具備更高的靈活性，甚至能夠影響到通信協(xié)議和媒體。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠明顯幫助企業(yè)組織減輕財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，其中一部分負(fù)擔(dān)就是來(lái)自于客戶(hù)對(duì)于電子發(fā)票格式的要求越來(lái)越復(fù)雜。適用的電子發(fā)票解決方案能夠根據(jù)需要對(duì)輸出的信息進(jìn)行調(diào)整，可以是特定的EDI格式，也可以是PDF格式，支持通過(guò)電子郵件進(jìn)行發(fā)送，或者甚至可以根據(jù)需要為打印版和郵寄提供系統(tǒng)支持。

做FSSC的價(jià)值創(chuàng)造者

今天，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已經(jīng)不僅僅是改進(jìn)財(cái)務(wù)和流程效率的重要驅(qū)動(dòng)力量，它的存在還能夠優(yōu)化業(yè)務(wù)和客戶(hù)服務(wù)的支持，提高服務(wù)的專(zhuān)業(yè)水平。從這兩個(gè)角度看，電子發(fā)票都應(yīng)該被作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的重要組成部分，因?yàn)殡娮影l(fā)票恰恰能夠推動(dòng)這兩個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在沒(méi)有電子發(fā)票的情況下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可能會(huì)在許多方面創(chuàng)造效率，但同時(shí)卻無(wú)法意識(shí)到，正是手工開(kāi)發(fā)票過(guò)程中存在的瓶頸帶來(lái)了這些方面的問(wèn)題。同時(shí)，電子發(fā)票還提供了一個(gè)平臺(tái)，借助更強(qiáng)大的分析洞察力和更高的業(yè)績(jī)數(shù)的可訪(fǎng)問(wèn)性，企業(yè)組織能夠更直接地識(shí)別出瓶頸所在。

正是因?yàn)閷?duì)發(fā)票流程實(shí)現(xiàn)了更高的可視性和可控性，對(duì)客戶(hù)發(fā)票格式要求的可伸縮性和支持性，以及電子發(fā)票流程的高效率，都為財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)造價(jià)值提供了支持，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的功能超越了簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)服務(wù)集中化和節(jié)約成本。

東印度公司最終沒(méi)有再次迎來(lái)管理集中化的那一天。這家公司陷入了財(cái)務(wù)困境，并且至少為兩大洲的革命提供了催化劑，最終于1874年解散。最具有諷刺意味的是，他們?cè)诜稚⒔?jīng)營(yíng)模式下創(chuàng)造過(guò)卓越和成功，而如今印度擁有世界上最多的共享服務(wù)中心。從2014年最后一個(gè)季度開(kāi)始，印度經(jīng)濟(jì)成長(zhǎng)為全球經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)最快的經(jīng)濟(jì)體。雖然目前尚不去確定這兩個(gè)事實(shí)之間是否存在直接關(guān)系，但這一定是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。