淺析人事檔案的特點及其收集

丁 紅

（杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 166200）

人事檔案工作的主要內(nèi)容有收集、鑒定和整理人事檔案、充實人事檔案內(nèi)容，為國家積累檔案史料；保管人事檔案，保證人事檔案的完整與安全；辦理人事檔案的提供利用和咨詢工作；登記人員職務(wù)變動、工資變動情況；轉(zhuǎn)遞人事檔案，對下屬單位人事檔案管理工作管理、業(yè)務(wù)指導等。

一、人事檔案的特點

在市場經(jīng)濟條件下，我國的政治體制和人事制度已有較大改革，與此相關(guān)的人事檔案也發(fā)生了相應(yīng)變化，形成了一些特點。認真總結(jié)、分析并針對其特點開展工作，可以取得事半功倍的效果。現(xiàn)代人事檔案具有哪些特點呢？歸納起來主要有以下幾點：

（一）人事檔案內(nèi)容更加豐富全面

傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容較貧乏、片面，結(jié)構(gòu)單一，主要是關(guān)于個人思想品德、政治歷史結(jié)論、家庭社會關(guān)系方面的記載。這與過去對人的使用上較重政治、輕業(yè)績，重抽象歷史定論、輕個人現(xiàn)實表現(xiàn)等政治環(huán)境密切相關(guān)。而市場經(jīng)濟環(huán)境下，社會對人員的使用不僅要求政治素質(zhì)好，而且特別重視人員的業(yè)績、專長及現(xiàn)實表現(xiàn)，反映到人事檔案的內(nèi)容上比較豐富全面，當然結(jié)構(gòu)也較復雜，既包括個人學習、工作經(jīng)歷、政治表現(xiàn)，也包括工作實績、技能優(yōu)勢、專業(yè)特長、職務(wù)職稱考核材料、創(chuàng)造發(fā)明、能力素質(zhì)、群眾評議等。人事檔案管理工作必須結(jié)合市場經(jīng)濟和現(xiàn)代人事制度的要求開展工作，注意擴大歸檔范圍，將反映個人業(yè)績和能力的人事檔案材料及時歸檔，才能使人事檔案材料全面、真實地反映個人面貌，為人才開發(fā)使用打下良好基礎(chǔ)。

（二）國家公務(wù)員人事檔案成為干部人事檔案的主體

由于我國傳統(tǒng)上“干部”一詞的含混模糊和廣泛使用，干部的涵蓋面不僅包括黨政機構(gòu)，也運用到工廠、農(nóng)村、學校、醫(yī)院及科研單位，以至于凡是大專以上畢業(yè)生無論從事什么工作，都統(tǒng)稱為國家干部，所以，過去的人事檔案主要是干部檔案這一類。但是，隨著我國公務(wù)員制度的推行，已經(jīng)打破了傳統(tǒng)的“干部”一詞的含混模糊界限，使干部隊伍分化：有黨政機關(guān)干部、企業(yè)干部、事業(yè)單位干部，特別是現(xiàn)代社會的教師、律師、醫(yī)生、科技人員等已不再劃歸“干部”行列，而是具有明確和恰如其份的稱謂。實際上，現(xiàn)在的干部主要是指在黨政機關(guān)工作的國家公務(wù)員，他們是我國干部隊伍的主體，因此，他們的檔案自然也成為我國干部人事檔案的主體，必須根據(jù)國家公務(wù)員政策、用人制度等方面來開展人事檔案工作，而不能完全沿用過去的方法。同時，只有做好國家公務(wù)員檔案的制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理工作，其他干部人事檔案都可以參照執(zhí)行。

（三）流動人員人事檔案已經(jīng)形成一定規(guī)模

在計劃經(jīng)濟體制下，人作為一種特殊的資源被有計劃地使用著，人們的工作、學習、擇業(yè)都沒有多大自主權(quán)，學什么專業(yè)、做什么工作、在哪里工作，主要由領(lǐng)導、組織安排，加之戶籍和人事制度的限制，使得人才很難流動。因此，計劃經(jīng)濟時代人才流動很少，即使少數(shù)人流動了，那么其檔案必須隨人轉(zhuǎn)走或存放原單位，這種環(huán)境下，很少有流動人員檔案存在，更沒有保管這種檔案的專門機構(gòu)。

市場經(jīng)濟建立之后，為適應(yīng)以公平競爭為主要特征的市場體制發(fā)展需要，國家在人事制度、戶籍制度等方面作了相應(yīng)改革，使人才流動日益頻繁。全國各級政府下設(shè)的人才流動服務(wù)機構(gòu)中，正式登記在冊的流動人員已達一千多萬，今后還會增多。這些流動人員形成了大量檔案，成為各類企業(yè)、機關(guān)招聘使用新的管理人才、技術(shù)人才時，考察了解個人以往工作能力、品行、工作實績、經(jīng)歷、創(chuàng)造發(fā)明等方面情況的重要依據(jù)。這些流動人員檔案無論從數(shù)量上還是規(guī)模上都比計劃經(jīng)濟時代大得多，而且已形成自己的特點。專門管理流動人員人事檔案的機構(gòu)和人員，必須充分認識到這類檔案的特點、難點以及將逐步增多的趨勢，認真做好流動人員人事檔案管理與利用工作。

（四）人事檔案的作用范圍更廣

傳統(tǒng)的人事檔案，主要是黨政組織機構(gòu)使用，范圍較狹窄，大多是為政治方面服務(wù)，如查閱個人在政治運動中的表現(xiàn)、歷史結(jié)論和社會關(guān)系等。

在現(xiàn)代社會，不僅黨政組織機構(gòu)，企業(yè)、公司招聘使用人才時也需要查閱利用人事檔案；不僅需要查閱個人經(jīng)歷、政治生活方面的情況，還要查閱個人業(yè)務(wù)、專長、工資、獎懲等方面的材料。因為，在市場經(jīng)濟條件下，人事檔案是個人各方面情況的綜合反映，是體現(xiàn)自身價值的證據(jù)，它與個人生活和切身利益密不可分，如在本單位的工資晉級、職稱評定等方面都離不開人事檔案作憑證；而對于離開原單位尋求新的發(fā)展機遇的人們，更需要人事檔案作依據(jù)。

二、人事檔案管理原則

（一）根據(jù)人事管理權(quán)限，集中統(tǒng)一、歸口管理人事檔案

人事核實的管理體制是實行集中統(tǒng)一的分級、歸口管理。一個單位的人事檔案管理部門必須把本單位管理的人員的人事檔案全部集中起來，按照有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一管理。單位人事部門和其他部門形成的人事檔案，都要由單位人事檔案管理部門集中起來，按照統(tǒng)一要求進行鑒別、立卷歸檔(補充檔案)。根據(jù)這個原則，不允許在一級人事管理權(quán)限內(nèi)的人事檔案分多處保管；也不允許非單位人事部門或非檔案管理部門管理人事檔案；任何個人都不得私自保存人事檔案。

目前，縣以下單位(不含縣級)由于人事檔案數(shù)量很少、條件差，不具備保管條件，允許超越人事管理權(quán)限的范圍，實行由上級部門集中或相對集中管理人事檔案。

（二）維護人事檔案的真實、完整與安全

這是人事檔案管理工作的生命線。人事檔案的真實與完整，是其使用價值和保存價值的關(guān)鍵所在。因此，在收集、鑒別人事檔案時，應(yīng)認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定的要求，嚴格把關(guān)，保證歸檔材料真實、完整；在管理工作中必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度，嚴密保管。同時，加強技術(shù)保護，防止人為和自然因素對檔案的損毀，確保人事檔案的秘密與安全。

（三）便于人事工作和其他有關(guān)工作的利用

保障利用是人事檔案工作全部活動的宗旨，也是人事檔案工作價值的體現(xiàn)，人事檔案工作必須遵循這一原則，把它作為整個工作的基本指導思想，貫穿管理工作的全部過程，使人事檔案工作收到較好的社會效益。

三、人事檔案的收集

人事檔案的收集，是人事檔案管理的起點。人事檔案管理部門必須經(jīng)常、及時和全面地收集人事檔案，充實檔案內(nèi)容，才能形成比較完整、全面地反映每個人全貌的檔案。做好收集工作，搞好人事檔案的內(nèi)容建設(shè)，對于組織上正確地“用人以治學”有極為重要的意義。

人事檔案收集工作的指導思想，是和人事工作的指導思想相一致的，即按照“德才兼?zhèn)洹钡姆结樦笇占ぷ鳎娴厥占从骋粋€人的德、能、勤、績各方面情況的材料，為人事部門正確選拔、使用人才，進行社會主義建設(shè)提供依據(jù)。

四、人事檔案收集工作的方法

（一）人事檔案的歸類

人事檔案材料分為十大類后，應(yīng)當把每份材料歸入相應(yīng)的類別中。歸類的方法主要有兩種：

1.按文件材料的名稱歸類。凡是文件材料上有準確名稱的，就可以按名稱歸入所屬的類別。比如履歷表、簡歷表歸入第一類，自傳歸入第二類，鑒定表歸入第三類。

2.按內(nèi)容分類。對于只看名稱而無法確定類目歸屬的材料，應(yīng)當根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別。如果材料內(nèi)容涉及幾個類目時，應(yīng)當根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。

（二）人事檔案材料的排列

在人事檔案歸類后，每類中的檔案材料應(yīng)當按一定的順序排列起來；常見的排列順序有三種：

1.按問題結(jié)合重要程度排列。將該類檔案材料按其內(nèi)容所反映的不同問題分開，同一問題的有關(guān)材料，再按重要程度排列。例如，對于入黨入團材料，先按入黨、入團的不同問題分開，入黨的材料按入黨志愿書、組織轉(zhuǎn)正意見、組織談話登記表、入黨申請書、入黨調(diào)查材料這一順序排列。

2.按時間順序排列。依照人事檔案形成時間的先后順序，從遠到近，依次排列。采用這種方法，可以比較詳細地了解事物的來龍去脈，掌握員工的成長和發(fā)展變化情況，同時也有利于新材料的繼續(xù)補充。運用這種方法排列的有履歷類、自傳類、鑒定考核類和其他類。

3.按問題結(jié)合時間順序排列。先將這類材料按其內(nèi)容反映的不同問題分開，在將同一問題的有關(guān)材料按時間順序排列。這種方法適用于反映職務(wù)、工資等方向的材料。排列時分為職務(wù)、職稱、工資、離退休、退職等問題，每一問題按材料形成時間由遠到近排列。

[1]郭靜.現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的問題與對策[A].陜西省第七次檔案學術(shù)討論會論文匯編（下冊）[C].2000年.