談檔案管理現代化的內在機理

任 麗

（黑龍江省哈同公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

一、檔案管理現代化的必要性

從內因上考察，實現檔案管理現代化的根本目的是為了解決傳統的檔案管理手段和方式越來越不能適應日益發展的客觀需要的矛盾。具體表現為：

第一，傳統的檔案管理方式與檔案收藏量增加及載體形式多樣化之間的矛盾。檔案的數量隨著歷史的延續而增長，這種增長勢頭是多方面因素造成的。首先是人類對于檔案的積累總是保持著一個量的增加勢態，特別是進入現代社會后，人們越來越認識到檔案在政治、經濟、文化、教育等各方面活動中的重要性，更加注意檔案的形成和積累，因而造成了檔案數量上的持續增長；其次，辦公自動化技術在辦公和管理領域中的廣泛運用，使得文件的制作和形成變得快捷方便，這在手段上為檔案數量的飛速增長提供了技術保證。

科學技術的發展使檔案的載體、記錄方式出現了多樣化趨勢。越來越多的社會活動記錄不再采用傳統的紙張形態，而是以縮微型（諸如縮微膠卷、平片）、聲像型（諸如影片、照片、唱片、錄音帶、錄像帶）、機讀型（諸如磁盤、數字式磁帶、磁泡、光盤）等新型載體和記錄方式而存在。這些新型文件具有體積小，存儲量大，圖、文、聲、像并茂等特點，因此其形成量和轉化為檔案的數量在不斷增加。這些新型載體的檔案需要特定的保管條件、保管技術和利用手段，這都是傳統的檔案管理方式無法提供的。此外，在新型載體的檔案產生的同時，古老的歷史檔案則在逐步地自然老化，甚至形成“自毀”，急需采取先進的技術手段加以搶救。總之，檔案在數量、載體等方面的變化是傳統的管理手段、方式所難以適應的。

第二，傳統的檔案服務方式與檔案需求之間的矛盾。社會對檔案的需求是檔案工作存在和發展的根本原因，因而，社會需求的變化必然對檔案工作方式發生重大的影響。從20世紀80年代始，我國在檔案需求上發生了很大的變化，主要表現在以下四個方面：

首先，需求面的擴大。由原來主要為政治斗爭、行政管理服務，擴大為解決政治、經濟、科學、技術、文化、教育各方面的問題而提供檔案信息服務；由主要是查證性利用檔案，擴大為查證性、參考性、研究性利用并行；由少數專家、學者和黨政機關公務員利用檔案，擴大為整個社會各行各業、各個層次、各種身分的人都利用檔案。

其次，利用檔案的系統性要求提高。許多利用者要求系統查閱有關某一專題、某一地區的全部檔案，這些檔案有時分散在不同全宗以至不同檔案館內，需要進行館際互借利用。

再次，出現了利用時效性觀念。利用者不再滿足于緩慢、模糊的提供檔案信息的方式，而要求及時、準確地獲取所需檔案。檔案需求的這些變化，使檔案部門的檔案流通量大為增加，傳統的檔案信息服務方式低效的檢索能力，難以適應這些變化。

最后，出現了遠距離求索檔案信息的需要。隨著網絡技術的廣泛運用，供求關系上的空間阻隔被完全打破，利用者希望足不出戶就能獲得大量檔案信息。顯然，傳統上的檔案函調服務因其往復時間多、而且承載檔案信息數量有限而不再適應這種需要，必須借助于現代的遠距離傳輸手段來滿足這種需要。

以上幾方面的重大變化給檔案工作提出了許多新的要求。為了有效地解決上述矛盾，使檔案工作手段、方式與客觀需要相適應，就必須逐步采用現代化的技術設備和工作方式，以實現檔案管理的現代化。

二、檔案管理現代化的可能性

實現檔案管理現代化，必須借助先進的管理設備和技術手段，因而它與高科技的發展密切相關。自20世紀80年代以來，解決辦公與管理領域中分散數據業務處理問題的辦公自動化技術、計算機技術、通信技術與網絡技術的發展突飛猛進。這些技術的廣泛運用，極大地減輕了信息處理的工作量，把辦公人員與信息處理人員從繁瑣而復雜的勞動中解放出來，機器系統代替手工勞動已經顯示出很大的優越性。因此，運用高科技設備及技術手段，實現管理現代化是辦公和管理領域的必然趨勢。同樣，實現檔案管理現代化，在檔案管理領域中運用高科技設備和技術手段也是檔案工作發展的必然趨勢。實現檔案管理現代化的可能性具體表現在：

首先，技術運用和設備配置已越來越智能化、綜合化和高效化，使得在檔案管理這一方面的投入也能產生經濟效益；同時，高性能的設備尤其是與大規模集成電路有關的電子設備價格平均每年下降10%-20%，如近五年來，個人計算機的價格平均每年下降26%；其次，檔案部門對于檔案管理現代化的研究越來越重視，相關的現代化管理實踐也越來越普遍，建立和積累起了理論與實踐兩方面的模式和經驗；另外，發達國家的檔案管理現代化進程和模式，以及國際檔案理事會的努力提倡，也為我國檔案管理現代化的建設和發展提供了良好的主客觀條件和基礎。

三、檔案管理現代化的現實意義

檔案管理現代化的意義是重大而深遠的，它能提高檔案工作的質量和效率，促進檔案信息資源的開發，發展我國的檔案事業，為檔案事業適應社會主義現代化建設服務。具體地說，其意義從以下幾個方面體現出來。

1.檔案管理現代化與社會發展需求的適應

基于知識經濟的特點，社會對信息服務的需求，以及信息技術的發展給予信息部門的沖擊，呈現出兩方面的影響：其一是社會要求專門的信息部門能夠以較高的存儲、處理和控制信息的能力，以知識和有效信息的形式，高質量、高速度地為社會提供服務；其二是信息技術的飛速發展，正在勢不可擋地推動著整個信息產業的變革和發展，向每一個信息部門提出了嚴峻的挑戰。檔案部門作為社會信息產業的組成部分，也必須采取相應的措施，以現代化的管理手段，把檔案信息以數字化、網絡化、智能化以及個性化的形式，轉化為知識和真正有效的信息，服務于知識經濟，服務于這個對于有效信息有著強烈渴求的時代。否則，檔案工作就不能適應社會的發展，就不能在這個變革的時代中發揮應有的作用。

2.檔案管理現代化與檔案事業可持續發展動力

可持續發展是人類關于發展的新的戰略思想，是近年來人類鑒于現代工業文明的歷史性困境，在環境意識、生態意識新覺醒的基礎上誕生的。它把整體觀念、持續觀念和新的道德觀念注入到發展的思想中去。它的目的是要滿足當代的需要而不損害后代，滿足其需要的能力，它強調環境與經濟的協調，追求人與自然的和諧，爭取現實與未來的統一，是人類一種新的發展觀、價值觀和道德觀。檔案事業的可持續發展是可持續發展觀念在檔案工作領域中的延伸。就檔案事業可持續發展的必要性上考察，是基于兩個原因：一是檔案事業的可持續發展本身是人類新的發展的組成部分，它取決于人類總體可持續發展的水平，又以源源不斷的有效檔案信息服務于人類整個可持續發展本身。二是從我國檔案事業發展本身看，檔案事業的生存主體——檔案館、檔案室，目前存在著比較嚴重的問題，如館（室）藏結構單一、有效檔案內容信息匱乏與社會對檔案信息多元需求之間的矛盾問題、建立高水平的計算機網絡系統與基礎工作支持能力低下的矛盾問題，量大質次的檔案收藏過多給檔案庫房造成的壓力問題，諸如此類，都是制約檔案事業繼續發展的瓶頸問題。因此，如果不運用先進的科技設備和技術手段進行現代化管理，采取有效措施，借鑒國外同行或者國內其他部門的模式和經驗，實現跨越式發展，就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。

3.檔案管理現代化與國民經濟、社會協調同步發展的適應

國民經濟和社會發展是一個整體的社會系統工程，在這個工程中，各個環節相互影響、相互制約、密不可分，組成一個有機的整體。檔案事業是國民經濟、社會發展中必不可少的環節，它的發展，必然要受到社會整體工程和各個環節的制約；反之，檔案事業也將對這個整體工程和各個部分產生影響。因此，《中華人民共和國檔案法》第四條規定：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃。”這是我國檔案事業發展的根本保證，也是我國檔案事業不斷與國民經濟、社會協調發展的法律依據。

改革開放以來，我國現代化得到了長足的發展，國民經濟和社會狀態也隨之而進步。因而，國民經濟和社會的發展，將隨著我國現代化建設步伐的加快而快速發展。作為與現代化建設各項事業協同發展的檔案事業，如果不注重自身現代化的建設，就可能失去發展的動力，也就不能更好地適應社會的發展。

[1]徐義全.談檔案管理現代化問題[J].黑龍江檔案，1996（4）.

[2]鄧其開.信息系統保護是實現檔案管理現代化的關鍵[J].秘書之友，2004（12）.