檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

孫 婧

（虎林市檔案局 黑龍江 雞西 158400）

在經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的時(shí)代背景下，研究信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用問(wèn)題，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及如何提高檔案工作的管理水平談幾點(diǎn)看法：

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

3.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

二、檔案管理工作的對(duì)策

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.實(shí)施科技興檔，提高檔案工作的整體水平。要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)配備檔案密集柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備。建立起一個(gè)門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)，為社會(huì)提供有效服務(wù)的檔案館。檔案館不僅要收集本地檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編，還要廣泛收集其它地區(qū)的信息資源進(jìn)行加工利用。要加強(qiáng)與其它地區(qū)檔案館之間的溝通，在圖書(shū)、情報(bào)等信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的社會(huì)功能。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化，實(shí)行文件自動(dòng)收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

3.加強(qiáng)檔案館的安全與防護(hù)。首先，加強(qiáng)檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識(shí)。要時(shí)時(shí)進(jìn)行防火安全教育,警鐘長(zhǎng)鳴，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度,每庫(kù)必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長(zhǎng)期有效。其次、科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化。科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。檔案庫(kù)房應(yīng)采用密封的檔案密集架或檔案柜來(lái)存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調(diào)來(lái)調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個(gè)庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕傳感器，通過(guò)區(qū)域網(wǎng)與總控制主計(jì)算機(jī)相連，對(duì)庫(kù)房溫濕度實(shí)施二十四小時(shí)監(jiān)控。雨季，在庫(kù)房?jī)?nèi)放置除濕機(jī)以降低庫(kù)內(nèi)空氣中水分的含量，保證庫(kù)房?jī)?nèi)的相對(duì)濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫(kù)內(nèi)霉菌孢子，達(dá)到凈化空氣的目的。總之，要求檔案館在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國(guó)內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫(kù)房的溫濕度，凈化庫(kù)房的空氣(包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體)，保證檔案的完整與安全。

綜上所述，實(shí)行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無(wú)論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新。使檔案工作始終順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，符合時(shí)代要求，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。