檔案的提供利用要求及途徑綜述

丁 紅

（杜爾伯特蒙古族自治縣房地產管理處 黑龍江 大慶 161200）

檔案提供利用工作是檔案館（室）通過一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為社會主義各項事業服務的工作，習慣上亦稱檔案利用工作。其內容基本上包括兩個部分:一是準備檔案檢索工具，介紹和報道檔案館（室）保存檔案的內容和成分，為提供利用做好準備。二是通過各種方式和手段提供檔案為社會各項工作服務，這是目前檔案利用工作的核心。

一、檔案利用工作的要求

1.有正確的服務觀念，良好的服務態度

服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發展的基本原因。因此，檔案工作者要樹立服務觀念，改變檔案服務的被動狀況。變過去你上門我服務的被動服務為積極尋找信息的主動服務，同時努力提高服務水平；端正服務態度，熱情、主動、負責，熟悉自已的服務對象，依據自己的服務市場，深入了解廣大利用者的需求，及時、準確、有效地為利用者提供有價值的檔案信息。

2.充分研究和了解社會需要，熟悉館(室)藏檔案

（1）職能機構辦事人員的利用需求

與其所承擔的業務工作任務相適應。他們經常需要利用具有業務指導作用的檔案，其利用需求往往以特定的某份文件為對象，具有較強的專指性。由于具體工作十分復雜，這類用戶的需求往往帶有較明顯的隨機性，并且對利用時間有著嚴格的要求。

（2）中樞秘書機構辦事人員的利用需求

具有較強的系統性、全面性特征。由于這類用戶要幫助領導者制訂計劃、做出決策、組織生產、協調工作，所以，他們必須掌握大量的、系統的回溯性檔案信息材料。

（3）領者導利用需求

表現出以下兩個突出的特點：①他們對檔案信息的利用需求具有濃縮性的特征。如向上級部門匯報工作時，他們需要查考歷年的基礎數字及某些重要問題的處理信息材料。這類需求不是直接用檔案原件就可以滿足的，它需要檔案工作者或文秘人員對檔案信息進行加工、提煉；②領導者的檔案需求，具有間接性的特征。多數領導者受到工作時間的限制和檔案相關信息分散性的影響，往往不能親自到檔案室查閱檔案，而是通過文秘人員間接地實現其需求。為此，檔案室工作人員應主動了解和掌握有關領導者的需求動向，結合單位的工作或生產計劃及工作任務，為這類用戶提供及時、準確、系統的檔案信息服務。

（4）基層管理者對檔案信息的需求

基層管理者主要從事業務管理、事務性工作。其利用特點是：①需要具體、詳細、實用性強的信息，能對具體工作給予幫助。檔案人應編制詳細的檢索工具，以方便查詢。②需要關于管理對象的有關信息，范圍相對固定，如會計人員利用會計檔案、銷售人員利用銷售檔案。③主要利用企業內部信息，且比較有規律，檔案人員應注意其利用規律，有針對性地開展工作。

（5）科研人員檔案需求

①愿意利用原始材料；②查全率要求比較高；③時間上相對較寬松。

（6）工程技術人員檔案需求

從檔案信息的性質來講，要求具有針對性強和內容具體的檔案，如查找某個具體的圖形、數據、報表等；從檔案信息的內容來講，比較注意專利文獻和標準化材料，需要同類課題、同類項目或同行業的最新信息；在利用時間上，要求迅速和及時。

熟悉館藏是檔案人員的基本功，更是開展好服務的前提。熟悉館藏，就是熟悉檔案館(室)保存檔案的內容、成分、數量以及存放的庫房位置；熟悉每一個全宗檔案的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機聯系；熟悉每一個全宗檔案的利用價值。尤其對那些重點全宗和珍貴檔案更需“如數家珍”。

3.正確處理基礎工作與利用工作的關系

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索等工作是整個檔案工作的基礎，利用工作是在此基礎上提供檔案為社會服務的環節?；A工作為利用工作提供物質保障，創造工作條件。沒有基層工作就無法開展利用工作。利用工作直接體現檔案工作的目的與方向。它反映了基礎工作的成果，也向基礎工作提出要求，沒有利用工作.基礎工作就失去了存在的意義和工作目標。因此，必須妥善處理好它們之間的關系，既要重視基礎工作，又要看視利用工作，既不能重管輕用，也不能重用輕管。

4.正確處理利用與保密的關系

從根本上講，檔案的提供利用和保密是—致的，都是為了更好地發揮檔案對學位與社會的積極作用。保密的目的，也是為了更好的利用檔案信息資源。保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍內，而且隨著社會的發展和環境條件的變化，檔案保密的等級、范圍、對象等也在不斷地發生變化；為了合理地處理好兩者間的關系，首先，必須澄清思想，肅清長期流行的“左”的“利用危險，保密保險”的錯誤思想；相反，檔案開放后出現的“檔案無密可保”的思想傾向，也是非常有害的。其次，要適時地研究、審查檔案的內容，依法開展檔案的解密、降密工作，減少繁瑣的利用、審核手續，方便廣大檔案用戶的正常利用。檔案在什么情況下可以提供利用，在什么情況下需要保密和控制使用，都必須服從黨和國家及人民的根本利益，在這個大前提下，將兩者有機地統一起來。

二、檔案提供利用的途徑

1.通過提供檔案原件，滿足檔案用戶的利用需要

開辟閱覽室，讓檔案用戶查閱所需的檔案原件，但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，則不宜通過這種途徑直接提供給有關的檔案用戶使用。

檔案一般不借出館外使用。但在某些特殊情況下，為了照顧黨政領導工作上的方便或必須使用原件作證時，也可以暫時借出使用。檔案的外借使用，要有嚴格的制度，必須經過一定的批準手續，借出的期限不宜過長，數量也應有必要的控制。出借檔案應認真清點，借用單位要對檔案的保密和安全負責，保證按時交回。檔案收回時要認真細致的清點檢查，借還檔案要有記錄和簽收手續。

2.制發檔案復本服務

制發檔案復本服務，是指檔案館根據檔案用戶的合理需要，以檔案原件或已有的檔案副本為依據，通過復制、摘錄等手段，提供檔案復制品的一種服務方式。

制發檔案復制品時，對復制珍貴及易損檔案應嚴格控制；復制應履行一定的審批手續，復制后應對照原件認真校對；必要時還應注明檔案復制件的出處，并加蓋檔案館的印章。此外，檔案館應對制發復制本的范圍、審批權限等作出明確規定。

3.通過提供檔案信息加工品，滿足檔案用戶的利用需求

編寫大事記、組織沿革、基礎數字匯集、會議簡介、專題概要、年鑒、圖冊、圖集、科技成果簡介，制發檔案證明，編纂各種檔案史料書籍等。

4.檔案展覽與陳列

檔案展覽與陳列服務，是指檔案收藏部門按照一定的主題，以展出檔案原件或其復制品的方式系統地揭示和介紹檔案館藏中有關檔案的內容與成分的一種具體服務方式。

5.制發檔案證明服務

檔案證明是指檔案館根據有關檔案用戶的詢問和申請，為核查某種事實在館藏檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面證明材料。制發檔案證明，是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務的方式之一。

有些單位和公民，為了解決、處理或研究實際工作中的某些問題，常常需要檔案館為之提供有關的檔案信息，以便證實和核查有關事項在檔案中的原始記錄情況。在這種情況下，檔案館（室）就可以依據檔案用戶的合法申請或詢問，為他們提供制發檔案的證明服務。

6.檔案目錄信息服務

檔案目錄是聯系檔案用戶與檔案館（室）的一個重要橋梁。檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利地實現其利用需要。由于檔案信息的特殊性，許多館藏在檔案館（室）必須采取一定的服務方式，消除檔案用戶的需求障礙，促進其利用需求的產生與實現。實踐表明，印發、出版、交換檔案目錄，是一種有效地解決問題，提高庫藏檔案利用率的服務方式。

在檔案館工作中，檔案工作者可在了解社會利用需求的特點、發展趨勢的基礎上，有計劃地出版檔案目錄、索引、指南等檔案信息材料、有效地幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況，引導檔案用戶順利地查找檔案。

[1]張菊蘭.檔案利用的“二次革命”[J].檔案學通訊，2005年01期.