和諧社會環境下的人事檔案安全管理

唐書怡

（樂山師范學院檔案館 四川 樂山 614000）

作為具有中國特色的人事檔案，在我國人事管理工作中發揮著重要的作用。人事檔案忠實記錄著一個人的各種經歷（包括學習、工作、繼續教育等等）、思想狀況、所取得的業績成果、參加黨團歷史等，在個人轉正定級、申報職務、職稱、辦理社保、醫保等等關鍵時刻起著憑證、依據和參考的作用。因此人事檔案的安全問題對每個人而言非常重要，加強人事檔案的安全管理是建設和諧社會的重要環節。

一、人事檔案的特點

1、機密性。人事檔案的內容大多涉及個人的隱私以及一些重大歷史事件的鑒定材料，因此具有機密的特點，任何人嚴禁私自保管他人檔案，查閱和借用本人及其直系親屬的檔案也是不被允許的。要調閱、查閱檔案，必須通過組織的審批、同意。

2、流動性。人員的流動性導致了人事檔案的流動性。特別是在當前人員密集流動的大背景下，人員常常從一個地方遷移到另外一個地方，身份也在不斷發生著變化，伴隨個人的人事檔案也就隨時處于一個流動狀態中。

3、復雜性。人事檔案包含了一個人一生當中的重要材料，由許多不同門類的材料組成。包括個人經歷、各種考察考核、職稱職務評審、培訓、獎懲等工作、學習中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，這么多不同門類的材料決定了人事檔案的復雜性。

4、真實性。人事檔案真實記錄了人員的各種基本信息，是經過組織嚴格審查、鑒定過的反映個人德、能、勤、績的真實材料，真實、客觀反映了個人在工作調動、干部任免、考察考核、職稱職務評審、培訓、獎勵等各項具體工作，能夠給組織提供真實、有效的參考。

5、動態性。人事檔案一旦形成并不是一成不變，伴隨工作學習的過程還將產生各種各樣新的材料，新產生的材料也需要及時歸入個人檔案，及時分類整理。只有處于動態性的人事檔案才能給組織提供真實、有效的參考。

二、人事檔案安全管理現狀

目前，我國人事檔案載體是以紙質材料為主體，加以計算機輔助管理。關于人事檔案的管理已經形成了一個比較完整的體系。相應地建立了一套規章制度。先后發布了《干部檔案工作條例》、((關于干部檔案材料收集、歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》、《關于加強流動人員檔案管理工作通知》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《企業職工檔案管理工作規定》等等。[1]人事檔案管理基本做到有章可依，在制度化、規范化方面正在逐步完善。但是隨著現代社會的不斷發展，傳統的人事檔案管理方法已經出現了很多問題，檔案丟失、棄檔現象，檔案造假、擅自帶檔、無頭檔案、檔案內容陳舊等現象時有發生，阻礙了檔案工作的進一步發展。以四川樂山地區為例，2011年7月，樂山市人力資源和社會保障局發布的權威數據表明，該中心保管的人事檔案共約3萬份，其中，有兩萬余份檔案無人認領，其主人大部分都是高校畢業生，年齡最大的檔案“孤兒”已有14歲了。除了這些無人認領的檔案之外，在人事檔案的運行過程中，人事檔案的完整性、真實性、安全性面臨著困惑與挑戰。

由于人事檔案涉及每個人的切身利益，屬于民生問題，人事檔案的安全一旦得不到保障，會給當事人帶來極大的損失，有的甚至無法挽回，但是另一方面我們也看到在各級檔案館內查詢最多的就是跟個人相關的人事檔案，包括學籍、職稱、工資定級等等和個人密切相關的原始材料。幸運的話可能能查到相關信息，但很多時候我們會看到當事人滿懷希望而來卻最終失望而去，檔案管理人員絞盡腦汁、翻箱倒柜也查不到當事人的任何信息。由于查不到檔案這些當事人可能會失去轉正定級、職務晉升等等寶貴機會，給當事人帶去很大的損失。因此人事檔案的安全問題在建設和諧和會的進程中顯得尤為重要。

三、加強人事檔案安全管理的必要性

1、人事檔案自身性質決定安全管理的重要性。人事檔案具有現實性、真實性、動態性、專門性、集合性、機密性、認可性等特點。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據，是管理流動人員的憑據，也是編寫人物傳記、進行歷史研究的寶貴資料，更是人力資源開發的信息來源。同時，人事檔案與職稱申報、職務定級、政審、戶口等緊密相連，養老、醫療、失業保險等國家推行的福利政策也與人事檔案相關聯。[2]因此如此重要的人事檔案要求我們必須保證其安全。這也是開展此項研究的原始動力。

2、現實的緊迫性。人事檔案對國家、對單位、對個人都具有非常重要的作者用，但當前人事檔案的安全卻出現了許多重大問題，棄檔、死檔、無頭檔案、檔案丟失、篡改檔案現象時有發生，對個人、國家帶來非常重大的損失，因此必須加強人事檔案的安全管理。

3、人事檔案整理方法的落后性與社會不斷向前發展的矛盾性。傳統的人事檔案整理方法“成套裝訂”，不斷打孔，消耗了大量的人力和財力，取消人事檔案成套裝訂，以歸檔材料件為單位進行裝訂、分類、編號、排列、編目、裝盒。有效避免裁邊、打孔等直接破壞檔案原貌的操作，節省資金，且保障檔案的安全性和查找的便捷性。

4、技術可行性。現代社會已經是一個信息時代，現代信息技術滲透到我們工作、學習、生活的方方面面。但人事檔案處于安全、保密的原則一直還在采用紙質載體，這與現代信息社會的發展顯然不相適應。在保證安全與保密的前提下，適當引入計算機技術加以輔助管理，兩條腿走路，既保證了檔案的安全，又為檔案的快速、方便利用帶來可能。因此現代信息技術的發展一方面呼喚現有人事檔案管理的改革，另一方面又為現有人事檔案管理改革提供技術支撐與改革方向。

四、技術指標

1、建議完善并執行人事檔案安全管理法規。在現有的檔案法、相關檔案管理條例中，對人事檔案安全管理方面的規定并不完善，對可能發生的失誤沒有估計，對違反規定的行為也沒有具體的懲罰措施。由于沒有硬性的、強制性的措施，例如檔案丟失、檔案篡改、檔案不及時更新這些明顯違背人事檔案管理的行為沒有懲戒措施，后果完全由檔案所有人承擔，對檔案管理機構、檔案管理人員形不成強力的約束性機制，因此，關于人事檔案一再受到安全威脅的可能不斷發生，給社會和個人帶來無法估量的損失，這些問題必須引起我們高度的關注。在我們后續的管理中在檔案法、檔案管理條例實施過程中增加人事檔案安全管理方面的內容，明確違反規定者的懲治方法，加大懲罰力度，從而使檔案安全法規制度不僅在紙上完整制定，也在實際中完整執行，能夠真正發揮實效。

2、制定人事檔案流通過程中的一系列操作規范，一切流通以此為依據，用條例來規范我們的行為。人事檔案的收集必須經過認真的鑒別，屬于歸檔材料應真實、完整、齊全、文字清楚、對象明確、手續完備，需經組織審查蓋章或本人簽字，應在蓋章簽字后才能歸入人事檔案。[3]人事檔案的傳遞要通過機要交通渠道或派專人傳送，不得郵寄或交本人自帶。檔案在傳遞后一定要見到回執，一個月后沒收到回執的應寫信催回，以防丟失。人事檔案的傳遞需要人事部門、檔案管理部門以及相關部門的通力配合，以高度的責任心做好每個人事檔案的管理。

3、改革人事檔案的整理方法、對人事檔案管理中的保管單位、裝訂、歸檔章、編號等實際操作進行總結與研究，創新人事檔案整理方法，以“件”為單位整理，使其管理更為科學、規范，適應檔案管理現代化發展的需要，改變以往人事檔案保管、裝訂對檔案的傷害。傳統人事檔案的整理方法還在沿用幾十年前的標準，裁邊、打孔、裱糊、加邊，不僅增加了檔案工作者的工作量，同時也增大了破損檔案材料的危險。改變這一局面，采用以“件”為單位整理人事檔案，不僅能有效保護好人事檔案，為快速方便利用檔案提供條件，也積極適應了人事檔案動態性的特點，即動態歸檔、及時整理----實現對歸檔材料及時進行裝訂、分類、編號、排列、編目、裝盒（插件），為通過掃描、縮微等方式實現人事檔案的數字化、信息化打好基礎工作，為優化人力資源做好人才信息管理。[4]

檔案安全管理體系的建立涉及各類管理體制的改革，涉及到很多部門的切身利益以及既有管理模式的改革，必然遭遇因循守舊者的阻礙。這就需要行政管理部門從宏觀上給予引導，從大方向上給予指引。人事檔案的安全管理還涉及到全社會檔案觀念的建立。人事檔案的安全問題很大部分是觀念問題。包括管理者以及社會公眾，只有觀念改變了，人事檔案的安全問題才能得到保證。但是觀念的改變也是最困難的，需要全社會的共同努力，需要我們檔案工作者的大力宣傳，積極做好輿論引導，這需要我們長時間的努力。

[1]金波.人事檔案制度的社會功能.上海大學，2006年學位論文.

[2]黃曉良.高校人事檔案的現狀與改革.長沙大學學報，1999（3）.

[3]葛荷英.檔案鑒定知識（五）——專門檔案的鑒定.機電兵船檔案，2003（5）.

[4]秦蓉.以“件”為單位整理高校人事檔案研究.內江師范學院學報，2011，26（1）.