淺議檔案利用過程中的保密工作

周義敏

（四川理工學院 四川 自貢 643000）

檔案是一種重要的社會信息資源。對于檔案信息資源,既要重視其載體的保管保護,更要重視其所含信息的開發(fā)利用,以實現(xiàn)信息資源共享。但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效合理地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效益中展現(xiàn)出來。因而，既充分合理利用檔案，又確保檔案的完整安全，是我們每一位檔案管理人員應深思熟慮的課題。筆者在學院從事檔案管理工作二十余年，從自身的工

作實踐，就檔案利用過程中的保密工作談幾點初淺的認識。

一、正確處理檔案保密與利用的關系

保守國家秘密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理人員的神圣職責；利用檔案是人類社會發(fā)展的客觀要求,也是服務人類社會實踐的現(xiàn)實需要。檔案保密與利用是“雙刃劍”，是檔案管理工作中十分重要的工作,這項工作做得好與壞,直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案管理人員既要高度重視檔案保密工作，又要積極探索合理利用檔案的有效途徑。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了合理利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的現(xiàn)實意義，失去檔案珍藏的價值取向。檔案管理人員應當牢固樹立恪盡職守的工作理念，嚴格做好保密工作，切實完善工作職能，使檔案得到充分的利用。做到既能合理利用檔案，又能確保檔案的完整與安全。譬如，在工作中我們遇到用人單位核實畢業(yè)證書的真?zhèn)危瑱n案管理人員稍有疏忽，泄漏畢業(yè)生的個人信息（姓名、畢業(yè)證號等），容易被別有用心之人利用辦假證，造成社會危害。總之，檔案管理人員要正確處理好利用與保密的關系,堅決杜絕失密、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。

二、加強檔案利用中的監(jiān)督工作

在檔案保管和利用中,保密工作是其中最重要的環(huán)節(jié),也是保證檔案安全的基本要求。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用中監(jiān)督應著力從三個方面實施。

（一）完善檔案利用制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽、外借、復制等制度。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保提供利用工作有章可循，在開展檔案利用的同時，確保不涉密、不泄密及文件的完好無損。檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于操作執(zhí)行，并在工作實踐中認真加以總結，針對新情況，研究新問題，不斷充實和完善檔案利用規(guī)章制度。日趨完美的管理制度是檔案管理工作有序推進的法寶。

（二）加強檔案隊伍建設。擔負檔案利用服務工作的檔案管理人員，是檔案利用制度的直接執(zhí)行者，對檔案的安全負有不可推卸的直接責任，必須具備較高的素質。檔案管理人員應當具備四個方面的素質和能力：一要具備一定的政治素質。檔案工作是一項機密性、嚴謹性的科學管理工作,檔案管理人員要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業(yè)，在工作中樹立良好的保密意識和保密習慣,不該說的絕對不說,不該看的絕對不看,不準記錄的絕對不記錄。二要具備較強的業(yè)務素質。要具備檔案專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度。三要具備較高的文化素質。要有較高的文化知識，能總結和分析檔案利用工作中的經驗與問題，從中掌握檔案利用工作的規(guī)律。四要具備敏銳的工作能力和洞察能力。善于做檔案利用者的工作，通過交流和觀察，能洞察檔案利用者的心理和思想動機，能獨立處理檔案利用中出現(xiàn)的一般問題。

（三）強化查閱監(jiān)督措施。在檔案利用中，要根據(jù)不同的檔案利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)督。有條件的檔案館還應當安裝較為系統(tǒng)的攝像監(jiān)視設施。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好檔案利用監(jiān)督，還要做到“四勤”：一要嘴勤，勤宣傳檔案利用的法律法規(guī)和規(guī)章制度，勤與檔案利用者交談，掌握其檔案利用目的與動機。二要眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個檔案利用者于視覺之中。三要腦勤，勤分析檔案利用者的情況和檔案利用效果。四要手勤，勤檢查被利用的案卷，落實檔案利用登記。要在檔案利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在檔案利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、積極做好檔案開放中的保密工作

檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。檔案管理人員應當認真做好檔案密級的調整工作，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

（一）嚴格檔案審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。要重點解決好兩個問題:一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導,齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放。

（二）做好檔案解密工作。保密檔案是有等級的，其等級劃分是根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”“、秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是密級不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按保密文件來管理，而應當按公開文件來管理。檔案保密是有時效性的，向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，通過劃密解密，向社會各界開放。依照《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規(guī)定，國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。對應當定期解密的檔案，沒能及時解密，就會影響檔案的開放利用。

（三）細化開放基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作。一要提高開放檔案案卷的內在質量，利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二要建立健全檔號，要適應開放后檔案檢索與管理的要求。三要編制檢索工具，包括基礎性檢索工具，如開放檔案目錄；骨干性檢索工具，如開放檔案卡片目錄；文字敘述性檢索工具，如開放檔案的全宗卷等。使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現(xiàn)檢索途徑的多元化。四要準備好副本，對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

總之，檔案工作的最終目的就是開發(fā)和利用檔案信息資源，滿足社會各界和學院的教學、科研、黨政管理、后勤服務等工作需要。

[1]中華人民共和國保守國家秘密法.

[2]包世同，主編.學校檔案管理基礎.南京大學出版社出版.