淺議檔案利用過程中的保密工作

周義敏

（四川理工學院 四川 自貢 643000）

檔案是一種重要的社會信息資源。對于檔案信息資源,既要重視其載體的保管保護,更要重視其所含信息的開發利用,以實現信息資源共享。但由于在傳統的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效合理地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效益中展現出來。因而，既充分合理利用檔案，又確保檔案的完整安全，是我們每一位檔案管理人員應深思熟慮的課題。筆者在學院從事檔案管理工作二十余年，從自身的工

作實踐，就檔案利用過程中的保密工作談幾點初淺的認識。

一、正確處理檔案保密與利用的關系

保守國家秘密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理人員的神圣職責；利用檔案是人類社會發展的客觀要求,也是服務人類社會實踐的現實需要。檔案保密與利用是“雙刃劍”，是檔案管理工作中十分重要的工作,這項工作做得好與壞,直接影響黨和國家及單位的安全和利益。檔案管理人員既要高度重視檔案保密工作，又要積極探索合理利用檔案的有效途徑。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了合理利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的現實意義，失去檔案珍藏的價值取向。檔案管理人員應當牢固樹立恪盡職守的工作理念，嚴格做好保密工作，切實完善工作職能，使檔案得到充分的利用。做到既能合理利用檔案，又能確保檔案的完整與安全。譬如，在工作中我們遇到用人單位核實畢業證書的真偽，檔案管理人員稍有疏忽，泄漏畢業生的個人信息（姓名、畢業證號等），容易被別有用心之人利用辦假證，造成社會危害?？傊瑱n案管理人員要正確處理好利用與保密的關系,堅決杜絕失密、泄密等現象的發生。

二、加強檔案利用中的監督工作

在檔案保管和利用中,保密工作是其中最重要的環節,也是保證檔案安全的基本要求。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。檔案利用中監督應著力從三個方面實施。

（一）完善檔案利用制度。檔案利用規章制度一般有閱覽、外借、復制等制度。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，確保提供利用工作有章可循，在開展檔案利用的同時，確保不涉密、不泄密及文件的完好無損。檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于操作執行，并在工作實踐中認真加以總結，針對新情況，研究新問題，不斷充實和完善檔案利用規章制度。日趨完美的管理制度是檔案管理工作有序推進的法寶。

（二）加強檔案隊伍建設。擔負檔案利用服務工作的檔案管理人員，是檔案利用制度的直接執行者，對檔案的安全負有不可推卸的直接責任，必須具備較高的素質。檔案管理人員應當具備四個方面的素質和能力：一要具備一定的政治素質。檔案工作是一項機密性、嚴謹性的科學管理工作,檔案管理人員要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業，在工作中樹立良好的保密意識和保密習慣,不該說的絕對不說,不該看的絕對不看,不準記錄的絕對不記錄。二要具備較強的業務素質。要具備檔案專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法律法規和規章制度。三要具備較高的文化素質。要有較高的文化知識，能總結和分析檔案利用工作中的經驗與問題，從中掌握檔案利用工作的規律。四要具備敏銳的工作能力和洞察能力。善于做檔案利用者的工作，通過交流和觀察，能洞察檔案利用者的心理和思想動機，能獨立處理檔案利用中出現的一般問題。

（三）強化查閱監督措施。在檔案利用中，要根據不同的檔案利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監督。有條件的檔案館還應當安裝較為系統的攝像監視設施。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好檔案利用監督，還要做到“四勤”：一要嘴勤，勤宣傳檔案利用的法律法規和規章制度，勤與檔案利用者交談，掌握其檔案利用目的與動機。二要眼勤，勤觀察動態，置每個檔案利用者于視覺之中。三要腦勤，勤分析檔案利用者的情況和檔案利用效果。四要手勤，勤檢查被利用的案卷，落實檔案利用登記。要在檔案利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷，發現問題及時查處，并在檔案利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、積極做好檔案開放中的保密工作

檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的?；咀兓巧?、降密、解密。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。檔案管理人員應當認真做好檔案密級的調整工作，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

（一）嚴格檔案審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。要重點解決好兩個問題:一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準,做到有法必依,執法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導,齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放。

（二）做好檔案解密工作。保密檔案是有等級的，其等級劃分是根據《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，劃分為“絕密”、“機密”“、秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是密級不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按保密文件來管理，而應當按公開文件來管理。檔案保密是有時效性的，向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，通過劃密解密，向社會各界開放。依照《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規定，國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。對應當定期解密的檔案，沒能及時解密，就會影響檔案的開放利用。

（三）細化開放基礎工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作。一要提高開放檔案案卷的內在質量，利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二要建立健全檔號，要適應開放后檔案檢索與管理的要求。三要編制檢索工具，包括基礎性檢索工具，如開放檔案目錄；骨干性檢索工具，如開放檔案卡片目錄；文字敘述性檢索工具，如開放檔案的全宗卷等。使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四要準備好副本，對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

總之，檔案工作的最終目的就是開發和利用檔案信息資源，滿足社會各界和學院的教學、科研、黨政管理、后勤服務等工作需要。

[1]中華人民共和國保守國家秘密法.

[2]包世同，主編.學校檔案管理基礎.南京大學出版社出版.