企業(yè)檔案的系統(tǒng)化管理與綜合利用對策建議

楊玉俠

（江蘇省徐州市城用客運(yùn)場站建設(shè)管理有限公司，江蘇 徐州221000）

1 引言

檔案系統(tǒng)化包含著檔案系統(tǒng)化管理和檔案工作程序系統(tǒng)化兩個(gè)方面的內(nèi)容。目前一些企業(yè)綜合檔案室所存在的非科學(xué)化序列、主觀隨意性取代客觀規(guī)律性等現(xiàn)象，皆因綜合管理中沒有落實(shí)檔案系統(tǒng)化、工作程序化有關(guān)。系統(tǒng)即“集合體”，“集合體”就其各部分來說是互相關(guān)聯(lián)、互相制約的，就其整體而言是非靜止的、處在變化和發(fā)展的某一階段、某一過程之中。系統(tǒng)就是“過程的集合體”。企業(yè)綜合檔案部門的工作序列和眾多的檔案正是這樣一個(gè)動(dòng)態(tài)的“過程集合體”。因此，探討企業(yè)綜合檔案系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)規(guī)律就成為企業(yè)檔案綜合管理工作十分迫切和具有現(xiàn)實(shí)意義的重要課題了。

2 企業(yè)綜合檔案室的系統(tǒng)化管理

2.1 系統(tǒng)的整體性

現(xiàn)代管理學(xué)經(jīng)典《系統(tǒng)論》有一個(gè)著名的定理，叫做“整體大于部分之和”，就是說整體功能大于部分功能相加總和，合作效率大于分散效率相加總和。這一定理有三層含義：一是告訴我們世界是普遍聯(lián)系，相互依存的整體，事物總是在相互聯(lián)結(jié)、相互依賴、相互滲透的統(tǒng)一體中發(fā)展。因此，在指導(dǎo)思想上首先應(yīng)樹立全局觀念、整體觀念和集體觀念。在實(shí)際工作中，就要求講原則，以整體利益為重，克服個(gè)人主義和小團(tuán)體主義。二是揭示了現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)的基本特征：分工協(xié)作。分工日益精細(xì)，協(xié)作日益加強(qiáng)；現(xiàn)代生產(chǎn)是社會化大生產(chǎn)，部門與部門之間，企業(yè)與企業(yè)之間，經(jīng)濟(jì)集團(tuán)與經(jīng)濟(jì)集團(tuán)之間，聯(lián)系日益頻繁，協(xié)作日益加深。因此，在實(shí)際工作中要牢固確立團(tuán)結(jié)意識、協(xié)作意識、合群意識。講團(tuán)結(jié)就是講大局，也是講效益。盡管能力有大小，分工有差異，但目標(biāo)是一致的。三是提出了現(xiàn)代管理的根本要求，要么減少內(nèi)耗，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，提高整體效率；要么單純增大個(gè)人、部分的效率，而整體效率低下。所以，在各自的崗位上要提倡奉獻(xiàn)精神、自我犧牲精神和實(shí)干創(chuàng)業(yè)精神。

“整體大于部分之和”原理也適用于企業(yè)檔案管理工作。某個(gè)企業(yè)綜合檔案室工作程序的組合好壞、科學(xué)不科學(xué)，與其將要發(fā)揮的整體功效密切相關(guān)。不同的組合方案，可能出現(xiàn)大小不同的整體效果。檔案整理一環(huán)也是如此。檔案的分類、組立保管單位及編目、排架都可能因人而異，如果出現(xiàn)各自分割，非科學(xué)的分類與排列，其整體的有機(jī)性必然出現(xiàn)障礙，其結(jié)果顯然將影響作為綜合檔案系統(tǒng)應(yīng)有功效的發(fā)揮。所以說，不同的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生不同的功能。

2.2 系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性

系統(tǒng)的整體性由系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性來保證。所謂系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性，主要是指系統(tǒng)內(nèi)部諸因素之間以及系統(tǒng)與環(huán)境之間的有機(jī)聯(lián)系。企業(yè)檔案分類要求把企業(yè)全部實(shí)踐活動(dòng)，從總體到局部，在保持文件材料有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上逐級包容，其中不僅要考慮縱向（隸屬關(guān)系）與橫向（并列關(guān)系）分類排列中各個(gè)因素之間的有機(jī)聯(lián)系。同時(shí)，還要注意系統(tǒng)與環(huán)境也處在有機(jī)聯(lián)系之中。有機(jī)關(guān)聯(lián)性使一般系統(tǒng)論的整體性進(jìn)一步具體化、深刻化，它指出了系統(tǒng)中諸部分之間的聯(lián)系是不可分割的這一特點(diǎn)。當(dāng)具備了這種認(rèn)識時(shí)，在系統(tǒng)化的實(shí)踐中就不會以主觀隨意性代替科學(xué)的序列。

2.3 系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)性

世界上萬事萬物都在不斷地運(yùn)動(dòng)、變化和發(fā)展。動(dòng)態(tài)性是客觀事物發(fā)展變化的基本特征。任何系統(tǒng)都不是孤立封閉的，而是處在與其他系統(tǒng)的相互作用之中的，這種相互作用的過程，就是不同系統(tǒng)之間進(jìn)行物質(zhì)、能量以及信息交換的過程。檔案系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系性也一樣，隨著時(shí)間的推移也在不斷地變化發(fā)展。檔案的系統(tǒng)化、工作程序化，也不能僵化不變。它必須執(zhí)行原則性與靈活性相結(jié)合的方針。比如保管單位的編目，就是一個(gè)可以根據(jù)不同環(huán)境、場合而適當(dāng)轉(zhuǎn)換的因素。

2.4 系統(tǒng)的有序性

有序性是客觀事物存在和運(yùn)動(dòng)中表現(xiàn)出來的穩(wěn)定性、規(guī)則性、重復(fù)性和相互的因果關(guān)聯(lián)性，而無序性則表現(xiàn)為不穩(wěn)定性、不規(guī)則性、隨機(jī)性和彼此間的相互獨(dú)立性。人類理性的功能主要是掌握對于世界中的有序性以形成關(guān)于世界的規(guī)律性的認(rèn)識。經(jīng)典科學(xué)的世界觀認(rèn)為有序性（體現(xiàn)為必然規(guī)律）構(gòu)成世界的本質(zhì)。有序性使人們易于實(shí)行追求既定目標(biāo)的工作，它也給予人們可遵循的規(guī)律性；無序性會干擾工作計(jì)劃的實(shí)行。系統(tǒng)的有機(jī)關(guān)聯(lián)性所表現(xiàn)出的結(jié)構(gòu)層次以及系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)性所表現(xiàn)的漸進(jìn)分異的方向性，都使系統(tǒng)具備了有序性的特點(diǎn)。企業(yè)綜合檔案室的檔案工作，核心就是從無序到有序，它標(biāo)志著系統(tǒng)的組織性或組織度的增長。

檔案工作人員通過自己的工作，使無序或組織度不高的檔案變成有序的或組織度較高的檔案，他們工作的內(nèi)容就是調(diào)整諸因素（環(huán)節(jié)）的關(guān)系，使其保持有機(jī)關(guān)聯(lián)性，而且保持其一定的靈活性，向著整體目標(biāo)前進(jìn)。

2.5 系統(tǒng)的目的性

一般系統(tǒng)論提出，在一定的條件下，只有有序的結(jié)構(gòu)才能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，而系統(tǒng)最終形成穩(wěn)定的有序結(jié)構(gòu)則是其行為目的性的體現(xiàn)，有序性的形成和目的性是聯(lián)結(jié)在一起的。檔案工作系統(tǒng)化是有明確目標(biāo)的，其最終目標(biāo)是為了高效率地提供利用。因此，當(dāng)開始對一個(gè)企業(yè)包括各類在內(nèi)的綜合檔案進(jìn)行系統(tǒng)化工作時(shí)，就要緊盯住這一目標(biāo)。

3 綜合利用對策建議

3.1 擴(kuò)大收集工作的覆蓋面

從總體和長遠(yuǎn)的角度來看，收集工作是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是開發(fā)利用的一個(gè)有機(jī)組成部分。綜合檔案室的性質(zhì)決定了它的收集工作必須是廣角度、多層次的。為此可制定具體辦法，把收集工作的起點(diǎn)向前延伸到形成領(lǐng)域，建立各類檔案的預(yù)立卷制度，建立縱向與橫向的收集工作網(wǎng)絡(luò)，建立定向跟蹤制度。開展單位內(nèi)外、同行業(yè)、不同行業(yè)、各類科技市場及信息交流中心的全方位的收集、消化吸收工作。

3.2 實(shí)施優(yōu)化管理

綜合檔案部門工作人員在管理實(shí)踐過程中應(yīng)不斷強(qiáng)化系統(tǒng)思想，運(yùn)用系統(tǒng)工作的控制調(diào)整的方法，使檔案工作序列和各類檔案整理、排列始終保持系統(tǒng)化。這種有序狀態(tài)的優(yōu)化管理將給開發(fā)利用工作打下良好基礎(chǔ)。

3.3 開發(fā)有效信息

3.3.1 信息篩選與加工

在科技發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息會通過各種途徑出現(xiàn)。這時(shí)，檔案工作人員應(yīng)運(yùn)用思維和分析能力，仔細(xì)篩選這些信息，去粗取精，去偽存真，并將其重新加工整合成企業(yè)所需要的信息。一是要辨別信息的真?zhèn)危欢且獏^(qū)別信息的共同點(diǎn)與不同點(diǎn)。篩選與加工方法盡管是多種多樣的，但經(jīng)過篩選后的檔案信息是精煉、簡化、針對性強(qiáng)、效率高，能滿足實(shí)踐中所提出的對各類檔案信息的需求。

3.3.2 多渠道多方式地提供利用

實(shí)施主動(dòng)的多元化利用，可分為內(nèi)部與外部兩大形式。內(nèi)部主要要了解本企業(yè)各部門、各方面對各種類檔案信息需求狀況，并及時(shí)給予提供。外部主要應(yīng)隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步深化，掌握商品市場、科技市場、橫向聯(lián)系的同行企業(yè)及有關(guān)部門這些客觀環(huán)境對檔案信息的需求態(tài)勢，及時(shí)聯(lián)系、主動(dòng)輸送與交換各類檔案信息。實(shí)踐證明，企業(yè)檔案室加強(qiáng)檔案信息的綜合開發(fā)利用，把自身系統(tǒng)與大小環(huán)境緊密聯(lián)結(jié)起來，就能從中得到全面發(fā)展并不斷地為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供高效的服務(wù)。

3.3.3 調(diào)整與控制

檔案利用效果信息收集工作，決不是一項(xiàng)可有可無的工作，它是利用工作的重要一環(huán)，是檔案發(fā)揮作用的真實(shí)記錄，是檔案價(jià)值的具體體現(xiàn)。檔案利用效果的信息收集、整理是了解和掌握檔案社會價(jià)值的客觀依據(jù)。檔案價(jià)值的體現(xiàn)在于檔案的利用。檔案收集、保管及利用，最終價(jià)值都要體現(xiàn)在對社會提供利用的“有用”性上；缺乏社會認(rèn)同的“有用”性，檔案的價(jià)值就無從談起。而社會認(rèn)同的“有用”性是通過反饋回來的檔案利用效果信息來了解和掌握的，檔案部門經(jīng)過對檔案利用效果的收集、評估，從而更好地了解和掌握社會對檔案需求的方向，提前做好檔案利用的準(zhǔn)備工作，改變被動(dòng)服務(wù)的局面，提高檔案為企業(yè)、為社會服務(wù)的工作效率，使檔案更好地發(fā)揮其“有用”性。這是企業(yè)綜合檔案室必不可少的工作，它可以保障綜合開發(fā)利用各類檔案的工作長期健康地向前發(fā)展。對此，檔案部門應(yīng)當(dāng)做到認(rèn)識到位、措施到位、工作到位，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對待它，把這項(xiàng)工作做好。

4 結(jié)語

做好檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。做好檔案的綜合利用工作，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，是為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)提供有效服務(wù)的前提。隨著檔案事業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、檔案數(shù)量增多、檔案內(nèi)容豐富、檔案信息載體多樣化、檔案管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾更加突出。檔案工作者應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識和責(zé)任感，要做到想利用者之所想，急利用者之所急，滿腔熱情地為利用者和社會服務(wù)。以此來實(shí)現(xiàn)檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策、為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)提供全面、主動(dòng)、及時(shí)、有效服務(wù)的目的。同時(shí)要具有超前的創(chuàng)新意識和思維方式，使檔案工作不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，以適應(yīng)不斷變化發(fā)展的形勢。

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