淺析高職院校行政秘書工作現狀和存在的問題

許建功

（廣東科學技術職業學院黨辦 廣東 珠海 519090）

高職院校是注重培養實用型、技術性和技能型人才的地方，高職院校行政秘書是從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務以及日常事務， 并為決策以及實施提高服務的人員，因而工作多而廣，雜而鎖。

1 行政秘書的工作職責

1.1 日常行政工作

做好與學校各部門的日常聯系；負責傳文、印文、發文、信件和報刊雜志等工作；負責辦公用品、儀器設備等購置、保管和發放。

1.2 公文辦理工作

起草學校對內、對外文稿（如各種通知、請示、報告、會議紀要、信函等）；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦、督辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。

1.3 會務工作

協助領導做好會議安排的編制工作， 包括準備相關材料、發通知、會場會務等；做好公務接待、來人來訪、綜合協調等工作，包括食宿、交通等具體安排。

1.4 財務報賬工作

承擔本部門各項辦公用品、教師培訓、會務接待、集體活動等費用的支出報賬工作。

1.5 人力資源工作

負責各類津貼、 工會福利等待遇的登記造冊、 報批、領取、分發等手續；制假期值班安排、考勤考核、加班統計工作、職稱評定等；協助編制行政組織架構，如崗位設置、人才招聘、員工培訓等。

2 行政秘書在行政管理中的作用

2.1 協調作用

行政秘書的協調是領導工作的補充和延伸，是輔助領導化解矛盾、理順關系、提高工作效率、保持最優化的過程。 高職院校行政秘書處在校級行政管理部門、二級院系、教師、學生的信息交匯點，也是各種行政矛盾最集中的地方，所以行政秘書必須具備八面玲瓏的協調能力，善于分析和處理各種錯綜復雜的關系，形成和諧有序的工作氛圍。

2.2 參謀作用

行政秘書是連接學校領導和各部門的橋梁，他們熟悉與教師教學、學生管理、科研工作相關的各項政策和要求，熟悉教學資源的實際配置情況，熟悉教學行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環節，要積極收集整理教學管理工作中出現的問題，為領導修改和重新決策提供依據。

2.3 橋梁和紐帶作用

行政秘書是高職院校行政管理的中心和樞紐，是學校承上啟下、溝通上下、聯系左右、協調內外的橋梁和紐帶，也是各部門的信息的集聚地，成為下情上傳和上情下達的信息中心。 這就要求高職院校行政秘書要善于人際溝通，協調好各方面的工作關系。

3 行政秘書工作存在的問題

3.1 行政秘書工作得不到重視，收入待遇低

在高職院校，行政秘書是為教學科研服務。 很多領導和教師都認為，行政工作沒什么難的，不過是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重視甚至看不起行政秘書。近幾年來。高校分配制度的改革向教學大量傾斜, 在福利和補貼方面對教師有一個很大比例的傾斜, 而行政秘書的收入卻無明顯改善,遠低于教師的平均水平， 使行政秘書內心的平衡感被打破,并產生失落和迷茫, 以致產生對工作的厭煩的情緒, 從而影響高校內部管理的效率和質量。

3.2 行政秘書職稱評定難，外出培訓機會少

在專業技術職稱評聘上，高職院校行政秘書難于進行職稱評定，而且評聘的比例極低。 行政秘書平時大都忙于具體事務, 個人學習進修的時間少, 也少有機會外出參觀考察、學習和工作研討, 缺少接受系統性、 專業性再教育和職業再培訓的機會。

3.3 行政秘書職業前景渺茫

行政秘書的培養工作往往不受重視或缺少關愛，缺乏專業知識的培訓和交流，缺乏工作的職業規劃和指導，對于未來不知何去何從，前景渺茫！ 導致行政秘書大多思想不穩定，態度不積極。 造成整個行政秘書隊伍不穩定，流動性大。

3.4 累積性職業傷害帶來的健康問題

現代辦公設備的應用, 一方面提高了行政效率, 另一方面也給行政秘書帶來了累積性職業傷害。 行政秘書長時間保持坐姿、雙手頻繁敲打鍵盤,使他們的運動量減少, 改變姿勢、緩解疲勞的機會減少, 增加了他們患腰椎疾病和腕管綜合癥等累積性傷害造成的疾病的幾率。

4 高職院校行政秘書工作的建議

4.1 高職院校領導要轉變思想觀念，給行政秘書更多理解與關愛

高職院校領導應樹立“管理也是學問，優秀的行政秘書也是人才”的觀念，認識到行政秘書對提升高職院校行政管理的重要性，重視和評價行政秘書的工作業績，建立合理的評價機制。 重視行政秘書隊伍建設，并為行政秘書提供培訓與繼續教育的機會，提高個人業務能力培養、完善專業知識、發揮協調能力、強化服務意識，使行政秘書在高職院校能發揮出積極的作用。

4.2 適當提升行政秘書的職業地位和待遇

目前，高職院校許多的改革措施都是向教師和科研人員傾斜， 進一步拉大了與行政人員在收入與待遇方面的差距，在極大程度上影響了行政秘書對秘書工作的熱愛, 動搖了他們長期從事秘書工作的決心和信心, 誘發了他們對工作的倦怠情緒。 因此，高職院校應對現行的分配制度進行適度調整，建立完善合理的薪酬體系與激勵機制，將收入與獎勵向教學第一線傾斜的程度控制在合理、適當的范圍內，逐步縮小教學人員與行政秘書收入的差距，適當提高行政秘書的待遇水平，對優秀行政秘書進行物質獎勵。

4.3 行政秘書人力資源規劃問題

高職院校在對行政秘書實施人力資源規劃時，要與自身的發展目標相適應。 制定完善的行政秘書教育培訓計劃，確定培訓流程，明確培訓方式和內容，將行政秘書職業發展納入到高職院校人力資源規劃之中，讓符合高職院校價值理念的行政秘書得到長足發展，為行政秘書營造良好的職業發展環境和多元化的職業發展路徑，建立高職院校和行政秘書相互促進、相互發展的互動機制和伙伴關系。 將行政秘書群體作為一個整體來考慮, 將行政秘書隊伍建設納入學校管理隊伍建設, 構建科學合理的行政秘書隊伍, 加強對他們的管理,并適當進行崗位輪換,以提高行政秘書對工作的積極性。

4.4 提升行政秘書的服務意識

高職院校行政秘書必須樹立科學發展觀， 解放思想，刻苦學習，勤奮敬業，認真履行高職院校行政秘書的工作職責，把握好自己的角色定位，不斷錘煉業務素質，切實提高工作質量和工作效率，積極適應高職院校發展的需要，更好地服務院系行政管理層與廣大師生員工。

高職院校行政管理工作是高職院校各項工作正常運行的保證，行政秘書應該以服務為宗旨，努力辦事、辦好事，同時學校也應該給予相應的支持和激勵，充分調動高職院校行政秘書的工作積極性。

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