淺談高校檔案管理工作

孔淑卿

（東莞理工學院城市學院 廣東 東莞 523106）

淺談高校檔案管理工作

孔淑卿

（東莞理工學院城市學院 廣東 東莞 523106）

隨著高校檔案事業不斷的發展和改革，對高校檔案管理工作也提出了新的要求。為使檔案管理工作得到更好的發展，那就必須認清檔案管理工作中存在的問題，并提出針對性地改進對策，加以實現。

高校；檔案管理；工作

高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，它是高校在教學、科研、管理等活動中直接形成的原始記錄，是高校發展的歷史產物，它具有較強的參考、憑證作用。隨著高校教育事業的不斷發展，高校各項工作不斷地深入，所產生的檔案也日益增多。為了能更好地為高校發展服務，必須要加大高校檔案管理工作的力度，使其步入規范化、法制化、現代化的軌道。

1 高校檔案管理工作現階段存在的問題

1.1 對檔案管理工作缺乏正確的認識

長期以來，高校領導、師生對檔案工作缺乏足夠的了解和認識，并不把檔案工作看作為學校重點工作之一，認為它只不過是一項保管的事務性工作，不如高校的教育培訓機構能帶來即時性的經濟效益，也不如教學、科研能給學校更好更快地出效果、出成績。甚至有些檔案形成者認為，檔案工作只是檔案部門的事，跟他本人和學校其他工作沒有什么關系，最終使一些重要的文件材料不能及時的歸檔保存，出現投置閑散的現象，最終影響檔案的系統性與安全性。這些都是由于對檔案管理工作缺乏的正確認識所導致的，并嚴重制約著高校檔案工作的發展。

1.2 檔案管理人員的素質沒有得到保證

由于高校檔案管理工作沒有得到高校足夠的重視與支持，對于檔案管理人員隊伍沒有給予科學合理的配備。其一，檔案管理人員數量不足，檔案專業技術人員比例太少，沒有較高的專業水平隊伍；其二，檔案管理人員大多數是由兼職檔案員來充當而成的，而這些兼職檔案員一般都是身兼數職，常常出現分身乏術的現象，更不可能去接受檔案專業培訓。在缺乏良好穩定的檔案管理人員的情況下，檔案管理工作的連貫性難以得到保證，并嚴重阻礙檔案管理工作規范化的實現。

1.3 對檔案管理工作沒有給予足夠的重視與支持

高校普遍對檔案管理工作重視程度遠遠不夠，在潛意識中存在重教學科研、輕檔案的思想，把辦學資金都投入到教學科研中去，對檔案管理的基礎設施、設備的更新、添置不予以支持，造成檔案管理現代化水平低，檔案工作效率低下的現象，完全不能符合新時期對檔案工作建設的要求。

1.4 檔案管理現代化程度低，信息資源難以實現共享

目前還有許多高校的檔案材料從收集、整理到保管、利用等環節仍是采用傳統的檔案管理方式，導致檔案工作缺乏效率和質量，而且這種傳統的檔案管理方式已經不能適應檔案信息化的要求。高校檔案管理缺少現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中，高校信息資源的共享需求也難以實現。

2 做好高校檔案管理工作的對策

2.1 增強對檔案管理工作的認識，重視檔案管理工作

高校領導只有充分認識高校檔案在學校建設中的價值、地位、作用和意義，才會重視檔案管理工作，對檔案管理工作給予大力的支持。繼而把檔案管理工作納入到高校各部門整體的工作中，做到有計劃、有檢查、有總結。讓全校師生一起重視檔案工作，共同參與檔案工作建設，搞好檔案工作基礎，從而更好地為單位的發展服務。

2.2 加強隊伍建設，提升檔案工作人員的業務水平

檔案工作是高校的基礎性工作之一，做好這項工作可以為學校的建設發展積累巨大的寶貴信息資源。而檔案工作也是是一項非常重要的服務性工作，它的服務對象是全校師生員工。從組織和管理人員的角度來看，高校必須擁有完善的檔案管理組織和高素質的檔案管理人員，才能把檔案工作做好。因此，我們必須抓好幾方面：

1）建立全院檔案工作管理網絡。高校必須成立職能部門負責檔案管理工作，建立院領導分管、部門領導主管、檔案員具體管、各處室協管的檔案工作網絡。按照學校辦學規模情況，配備數量合適的專、兼職檔案員。

2）檔案工作人員業務員水平直接影響著檔案管理工作的質量。所以檔案工作人員不僅要具備高度的工作責任心、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，還要有過硬的檔案管理理論知識和技能，同時還需要有適應新時代對檔案管理工作提出的新要求能力，如計算機知識、網絡技術應用能力等。

3）隨著檔案事業的不斷發展和改革，對檔案工作人員的專業理論知識、管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。為此，對于高校檔案管理，必須制定合理科學的教育培訓計劃，按計劃對檔案工作人員進行培訓，只有通過一系列的繼續教育和專業培訓，才能吸收新的檔案專業知識、現代化科技手段以及先進操作管理技術，提高檔案工作人員的綜合素質。

2.3 建立完善的高校檔案管理工作制度

檔案管理工作要有序地開展，必須依賴完善的檔案管理制度，否則檔案管理工作只會一塌糊涂。因此，建立一套立竿見影的管理制度是非常重要的，如檔案工作崗位責任制度、檔案工作人員考核也懲罰辦法、檔案保管規定、檔案借閱制度、檔案保密、鑒定銷毀制度等。其次，負責檔案工作的院級領導應定期或不定期檢查對各部門檔案工作完成情況，并把各個部門的檔案工作情況作為部門年終考核的一項硬指標，嚴格執行。這樣，高校檔案工作便可形成一個高效有序局面。

2.4 確保對檔案管理工作必要的資金投入

隨著高校檔案管理現代化的要求不斷增強，意味著高校檔案管理所花費的資金必定有所增長，高校應該在編制年度財務預算時，列出專項經費用于檔案管理現代化建設。逐步為檔案管理部門配備必要的硬件設施，如：服務器、計算機、掃描儀、刻錄機、照相機、復印機等；還有加大對檔案管理軟件升級、查詢系統開發等的投入。使得檔案管理工作更好地開展，檔案的使用更便利、更有效率，更好為高校的發展與建設提供優質的服務。

2.5 積極加強檔案工作宣傳教育

積極地加強檔案工作的宣傳教育。只要檔案工作的宣傳教育到位了、教職工的檔案意識增強了，檔案的收集、管理才能順利開展，檔案的利用率才能提高。高校檔案部門要充分利用學校內在的資源，對檔案工作進行大力宣傳教育，如在學校的新聞中心、宣傳部等宣傳窗口以文字、圖片、視頻等方式宣傳學校檔案管理的重要工作和活動；另一方面，主動向校展覽部提供實物和組織沿革等編研材料，使大家充分意識到檔案的利用價值，進一步提高檔案的利用率，使得檔案工作在學校全體師生心中樹立全新的形象。

隨著我國高等教育事業不斷深化改革，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，所以高校檔案管理工作必須要適應新形勢發展的要求，堅持科學發展觀，開拓創新，加強現代化建設，認清檔案管理工作中存在的問題，并提出針對性地改進對策，加以實現，使高校檔案管理工作更好為高校及社會服務。

［1］劉漢英.淺談高校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].黑河學刊，2006,5.

［2］陳翠琴.淺談加強高校檔案管理工作的對策[J].鎮江高專學報，2009,1.

［3］李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進對策[J].吉林農業科技學院學報，2009,9.

［4］賀文婷.高校檔案管理工作存在的問題及對策初探[J].廣東輕工職業技術學院學報，2011,6.

王靜］