淺談高校檔案管理工作

孔淑卿

（東莞理工學(xué)院城市學(xué)院 廣東 東莞 523106）

淺談高校檔案管理工作

孔淑卿

（東莞理工學(xué)院城市學(xué)院 廣東 東莞 523106）

隨著高校檔案事業(yè)不斷的發(fā)展和改革，對高校檔案管理工作也提出了新的要求。為使檔案管理工作得到更好的發(fā)展，那就必須認(rèn)清檔案管理工作中存在的問題，并提出針對性地改進(jìn)對策，加以實現(xiàn)。

高校；檔案管理；工作

高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，它是高校在教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的原始記錄，是高校發(fā)展的歷史產(chǎn)物，它具有較強的參考、憑證作用。隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校各項工作不斷地深入，所產(chǎn)生的檔案也日益增多。為了能更好地為高校發(fā)展服務(wù)，必須要加大高校檔案管理工作的力度，使其步入規(guī)范化、法制化、現(xiàn)代化的軌道。

1 高校檔案管理工作現(xiàn)階段存在的問題

1.1 對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識

長期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)、師生對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識，并不把檔案工作看作為學(xué)校重點工作之一，認(rèn)為它只不過是一項保管的事務(wù)性工作，不如高校的教育培訓(xùn)機構(gòu)能帶來即時性的經(jīng)濟效益，也不如教學(xué)、科研能給學(xué)校更好更快地出效果、出成績。甚至有些檔案形成者認(rèn)為，檔案工作只是檔案部門的事，跟他本人和學(xué)校其他工作沒有什么關(guān)系，最終使一些重要的文件材料不能及時的歸檔保存，出現(xiàn)投置閑散的現(xiàn)象，最終影響檔案的系統(tǒng)性與安全性。這些都是由于對檔案管理工作缺乏的正確認(rèn)識所導(dǎo)致的，并嚴(yán)重制約著高校檔案工作的發(fā)展。

1.2 檔案管理人員的素質(zhì)沒有得到保證

由于高校檔案管理工作沒有得到高校足夠的重視與支持，對于檔案管理人員隊伍沒有給予科學(xué)合理的配備。其一，檔案管理人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員比例太少，沒有較高的專業(yè)水平隊伍；其二，檔案管理人員大多數(shù)是由兼職檔案員來充當(dāng)而成的，而這些兼職檔案員一般都是身兼數(shù)職，常常出現(xiàn)分身乏術(shù)的現(xiàn)象，更不可能去接受檔案專業(yè)培訓(xùn)。在缺乏良好穩(wěn)定的檔案管理人員的情況下，檔案管理工作的連貫性難以得到保證，并嚴(yán)重阻礙檔案管理工作規(guī)范化的實現(xiàn)。

1.3 對檔案管理工作沒有給予足夠的重視與支持

高校普遍對檔案管理工作重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在潛意識中存在重教學(xué)科研、輕檔案的思想，把辦學(xué)資金都投入到教學(xué)科研中去，對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的更新、添置不予以支持，造成檔案管理現(xiàn)代化水平低，檔案工作效率低下的現(xiàn)象，完全不能符合新時期對檔案工作建設(shè)的要求。

1.4 檔案管理現(xiàn)代化程度低，信息資源難以實現(xiàn)共享

目前還有許多高校的檔案材料從收集、整理到保管、利用等環(huán)節(jié)仍是采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案工作缺乏效率和質(zhì)量，而且這種傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化的要求。高校檔案管理缺少現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作中，高校信息資源的共享需求也難以實現(xiàn)。

2 做好高校檔案管理工作的對策

2.1 增強對檔案管理工作的認(rèn)識，重視檔案管理工作

高校領(lǐng)導(dǎo)只有充分認(rèn)識高校檔案在學(xué)校建設(shè)中的價值、地位、作用和意義，才會重視檔案管理工作，對檔案管理工作給予大力的支持。繼而把檔案管理工作納入到高校各部門整體的工作中，做到有計劃、有檢查、有總結(jié)。讓全校師生一起重視檔案工作，共同參與檔案工作建設(shè)，搞好檔案工作基礎(chǔ)，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2.2 加強隊伍建設(shè)，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

檔案工作是高校的基礎(chǔ)性工作之一，做好這項工作可以為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展積累巨大的寶貴信息資源。而檔案工作也是是一項非常重要的服務(wù)性工作，它的服務(wù)對象是全校師生員工。從組織和管理人員的角度來看，高校必須擁有完善的檔案管理組織和高素質(zhì)的檔案管理人員，才能把檔案工作做好。因此，我們必須抓好幾方面：

1）建立全院檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。高校必須成立職能部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立院領(lǐng)導(dǎo)分管、部門領(lǐng)導(dǎo)主管、檔案員具體管、各處室協(xié)管的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。按照學(xué)校辦學(xué)規(guī)模情況，配備數(shù)量合適的專、兼職檔案員。

2）檔案工作人員業(yè)務(wù)員水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。所以檔案工作人員不僅要具備高度的工作責(zé)任心、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，還要有過硬的檔案管理理論知識和技能，同時還需要有適應(yīng)新時代對檔案管理工作提出的新要求能力，如計算機知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力等。

3）隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和改革，對檔案工作人員的專業(yè)理論知識、管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。為此，對于高校檔案管理，必須制定合理科學(xué)的教育培訓(xùn)計劃，按計劃對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，只有通過一系列的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，才能吸收新的檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代化科技手段以及先進(jìn)操作管理技術(shù)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

2.3 建立完善的高校檔案管理工作制度

檔案管理工作要有序地開展，必須依賴完善的檔案管理制度，否則檔案管理工作只會一塌糊涂。因此，建立一套立竿見影的管理制度是非常重要的，如檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案工作人員考核也懲罰辦法、檔案保管規(guī)定、檔案借閱制度、檔案保密、鑒定銷毀制度等。其次，負(fù)責(zé)檔案工作的院級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期或不定期檢查對各部門檔案工作完成情況，并把各個部門的檔案工作情況作為部門年終考核的一項硬指標(biāo)，嚴(yán)格執(zhí)行。這樣，高校檔案工作便可形成一個高效有序局面。

2.4 確保對檔案管理工作必要的資金投入

隨著高校檔案管理現(xiàn)代化的要求不斷增強，意味著高校檔案管理所花費的資金必定有所增長，高校應(yīng)該在編制年度財務(wù)預(yù)算時，列出專項經(jīng)費用于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。逐步為檔案管理部門配備必要的硬件設(shè)施，如：服務(wù)器、計算機、掃描儀、刻錄機、照相機、復(fù)印機等；還有加大對檔案管理軟件升級、查詢系統(tǒng)開發(fā)等的投入。使得檔案管理工作更好地開展，檔案的使用更便利、更有效率，更好為高校的發(fā)展與建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.5 積極加強檔案工作宣傳教育

積極地加強檔案工作的宣傳教育。只要檔案工作的宣傳教育到位了、教職工的檔案意識增強了，檔案的收集、管理才能順利開展，檔案的利用率才能提高。高校檔案部門要充分利用學(xué)校內(nèi)在的資源，對檔案工作進(jìn)行大力宣傳教育，如在學(xué)校的新聞中心、宣傳部等宣傳窗口以文字、圖片、視頻等方式宣傳學(xué)校檔案管理的重要工作和活動；另一方面，主動向校展覽部提供實物和組織沿革等編研材料，使大家充分意識到檔案的利用價值，進(jìn)一步提高檔案的利用率，使得檔案工作在學(xué)校全體師生心中樹立全新的形象。

隨著我國高等教育事業(yè)不斷深化改革，高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分，所以高校檔案管理工作必須要適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求，堅持科學(xué)發(fā)展觀，開拓創(chuàng)新，加強現(xiàn)代化建設(shè)，認(rèn)清檔案管理工作中存在的問題，并提出針對性地改進(jìn)對策，加以實現(xiàn)，使高校檔案管理工作更好為高校及社會服務(wù)。

［1］劉漢英.淺談高校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].黑河學(xué)刊，2006,5.

［2］陳翠琴.淺談加強高校檔案管理工作的對策[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報，2009,1.

［3］李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)對策[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報，2009,9.

［4］賀文婷.高校檔案管理工作存在的問題及對策初探[J].廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011,6.

王靜］