淺論工程施工資料的管理

孫振勇 趙世偉

（1.濟(jì)南市黃河工程局 山東 濟(jì)南 250032；2.濰坊市奎文區(qū)奎南房地產(chǎn)管理所 山東 濰坊 2610413）

1 施工資料管理的重要性

1.1 施工資料管理的意義

施工資料管理工作是企業(yè)施工管理工作的基本組成部分，對(duì)施工單位有著非常重要的意義。 做好施工資料管理工作，有利于施工單位順利開(kāi)展計(jì)量支付、質(zhì)量評(píng)定、竣工驗(yàn)收等各項(xiàng)工作；有利于施工單位對(duì)工程的質(zhì)量與安全進(jìn)行監(jiān)督和檢查，一旦出現(xiàn)質(zhì)量安全事故，有助于及時(shí)補(bǔ)救并分清責(zé)任；有利于施工單位提高施工管理水平，增強(qiáng)企業(yè)軟實(shí)力。

1.2 施工資料管理的基本要求

1.2.1 及時(shí)如實(shí)

施工資料應(yīng)是施工全過(guò)程的原始記錄，是工程質(zhì)量狀況的真實(shí)反映，這就要求施工單位在施工過(guò)程中及時(shí)地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)，并將數(shù)據(jù)如實(shí)記錄在工程表格上，而不能通過(guò)事后回憶編制資料或是肆意地編造資料。

1.2.2 準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)

施工資料表格是在施工技術(shù)規(guī)范的基礎(chǔ)上制定的，其對(duì)填寫(xiě)內(nèi)容和填寫(xiě)用詞都有嚴(yán)格的要求， 這就要求施工單位了解表格的填制要求，嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄。 尤其是主控項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫(xiě)應(yīng)詳細(xì)具體,不能以“符合要求”、“滿(mǎn)足規(guī)范”來(lái)一概而論。

1.2.3 規(guī)范統(tǒng)一

施工資料使用的各種表格大小要基本一致且進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，按照施工工序和施工部位的劃分都有專(zhuān)門(mén)的表格與其對(duì)應(yīng)；表格中所有欄目均應(yīng)填滿(mǎn)，空缺項(xiàng)目用“”劃掉，表中可繼續(xù)填寫(xiě)內(nèi)容的空白處用波浪線劃掉。

1.2.4 明確責(zé)任

施工資料應(yīng)由相關(guān)人員簽字確認(rèn)， 未經(jīng)簽字確認(rèn)的資料是無(wú)效的；簽字人應(yīng)使用不易褪色的簽字筆或碳素鋼筆進(jìn)行簽字，且字跡應(yīng)清晰、工整；簽字蓋章手續(xù)應(yīng)齊全，不得漏簽漏蓋；簽認(rèn)日期應(yīng)使用全數(shù)字法表示，不準(zhǔn)只簽月、日而不簽?zāi)攴莸取?/p>

1.3 施工資料管理工作中存在的問(wèn)題及后果

1.3.1 未配置專(zhuān)門(mén)人員

施工單位沒(méi)有為工程配備專(zhuān)職的資料管理人員，而是由項(xiàng)目部各科室及各專(zhuān)業(yè)班組分別進(jìn)行資料收集保存，施工資料要等竣工驗(yàn)收階段一起整理，這會(huì)造成資料收集混亂或資料遺失損毀等現(xiàn)象。

1.3.2 根據(jù)規(guī)范肆意編造資料

施工單位不是根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)情況如實(shí)編制資料，而是根據(jù)規(guī)范肆意編造資料，這種編造的資料不能為工程質(zhì)量的監(jiān)督檢查以及竣工后建筑物的運(yùn)行管理、檢查維護(hù)提高任何幫助。

1.3.3 盲目地選用施工資料表格

施工單位編制資料時(shí)盲目地選用資料表格，從而使得資料表格在表格樣式、字體大小、紙張類(lèi)型等各個(gè)方面，不符合相關(guān)的技術(shù)規(guī)范，這為資料整理工作和組卷裝訂工作造成了不便。

1.3.4 施工資料填寫(xiě)不規(guī)范

施工單位在編制施工資料時(shí)，不仔細(xì)研究表格的填制要求，從而出現(xiàn)填寫(xiě)內(nèi)容和填寫(xiě)用詞不符合規(guī)范的現(xiàn)象； 或是因工作粗心浮躁，而出現(xiàn)填寫(xiě)字體潦草、遺漏填寫(xiě)項(xiàng)目、缺少簽字蓋章等現(xiàn)象，這都會(huì)使施工單位為資料修改而付出時(shí)間精力和重復(fù)勞動(dòng)。

1.3.5 資料編制收集不及時(shí)

施工單位在原材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，未及時(shí)索要合格證和檢測(cè)報(bào)告；或是工序報(bào)驗(yàn)時(shí)不按規(guī)范要求填寫(xiě)報(bào)驗(yàn)單，而是口頭報(bào)驗(yàn)延后再補(bǔ)資料；這會(huì)造成資料編制滯后、收集不全、責(zé)任不清的現(xiàn)象。

2 施工資料管理的正確措施

2.1 施工準(zhǔn)備階段

2.1.1 制定資料管理制度

施工單位應(yīng)制定完備的施工資料管理制度， 針對(duì)施工資料的形成、積累、收集、歸檔等一系列工作制定詳細(xì)的技術(shù)要求。 同時(shí)施工單位應(yīng)在管理制度的基礎(chǔ)上建立與工資獎(jiǎng)金掛鉤的獎(jiǎng)懲制度。

2.1.2 建立資料管理組織機(jī)構(gòu)

施工單位應(yīng)組建以項(xiàng)目經(jīng)理為首，由項(xiàng)目部各科室組成的施工資料管理小組， 其中項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)施工資料的管理工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；施工單位應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)過(guò)硬、認(rèn)真負(fù)責(zé)的資料管理人員，按照資料員崗位責(zé)任制做好資料管理工作。

2.1.3 認(rèn)識(shí)資料管理的重要性

施工單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目部全體成員加強(qiáng)教育與培訓(xùn)，使全員能理解施工資料管理工作的重要性，熟悉資料管理工作的具體要求，使大家端正態(tài)度，提高認(rèn)識(shí)，熟悉方法，增強(qiáng)能力，杜絕輕視盲目、粗心浮躁的情緒。

2.1.4 明確歸檔范圍和編制要求

施工單位應(yīng)根據(jù)業(yè)主單位確定的歸檔要求，明確施工資料的歸檔范圍和具體要求；同時(shí)施工單位應(yīng)提前向監(jiān)理單位索要應(yīng)采用的工程技術(shù)表格，請(qǐng)教應(yīng)參考的相關(guān)規(guī)范，明確填表內(nèi)容與填表用詞。

2.1.5 及早收集資料

施工單位應(yīng)在工程中標(biāo)及簽訂合同后，就對(duì)招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、工程合同、設(shè)計(jì)圖紙等進(jìn)行歸檔管理；同時(shí)施工單位應(yīng)及時(shí)向監(jiān)理報(bào)批開(kāi)工申請(qǐng)、人員進(jìn)場(chǎng)、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)等開(kāi)工資料，并注意保存測(cè)量放線資料。

2.2 施工作業(yè)階段

2.2.1 加強(qiáng)與監(jiān)理單位溝通

施工單位應(yīng)加強(qiáng)同監(jiān)理單位的溝通與協(xié)調(diào)，應(yīng)尊重監(jiān)理單位的技術(shù)權(quán)威， 在施工資料管理工作中嚴(yán)格按照監(jiān)理單位的要求編制資料，凡是資料編制過(guò)程中有不明白或是不確定的地方應(yīng)請(qǐng)教監(jiān)理單位。

2.2.2 根據(jù)各自職責(zé)配合協(xié)調(diào)

項(xiàng)目部各科室及各專(zhuān)業(yè)班組應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)分工，認(rèn)真做好施工資料的編制收集工作；同時(shí)各科室及各專(zhuān)業(yè)班組應(yīng)注意相互間的配合協(xié)調(diào)，服從資料管理人員的統(tǒng)籌管理，共同做好資料管理工作。

2.2.3 嚴(yán)格執(zhí)行原材料和工序的報(bào)驗(yàn)工作

施工單位在原材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)確保合格證和檢測(cè)報(bào)告等質(zhì)量保證資料齊全且符合規(guī)范；施工單位應(yīng)在工序報(bào)驗(yàn)時(shí)，準(zhǔn)備好相關(guān)的報(bào)驗(yàn)資料，及時(shí)向監(jiān)理進(jìn)行報(bào)驗(yàn)，并注意做好隱蔽工程的報(bào)驗(yàn)工作。

2.2.4 資料管理人員應(yīng)深入現(xiàn)場(chǎng)

資料管理人員應(yīng)深入現(xiàn)場(chǎng)了解工程實(shí)際， 并落實(shí)專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)方案，以便于加深對(duì)每一工序的理解，提高資料編制水平，從而使施工資料與工程實(shí)際能夠更好地對(duì)應(yīng)匹配起來(lái)，起到資料管理與現(xiàn)場(chǎng)管理互為促進(jìn)的局面。

2.2.5 資料管理人員對(duì)資料上交進(jìn)行督促檢查

資料管理人員應(yīng)督促項(xiàng)目部各科室及各專(zhuān)業(yè)班組及時(shí)上交資料，并記錄好資料上交情況；同時(shí)資料管理人員應(yīng)檢查上交的資料是否出現(xiàn)表格不完整、格式不規(guī)范、填寫(xiě)不準(zhǔn)確、缺少簽字蓋章、字跡不清晰等錯(cuò)誤，如出現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)督促相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)齊或修改。

3 竣工驗(yàn)收階段

3.1 通過(guò)施工管理工作報(bào)告進(jìn)行施工總結(jié)

施工單位應(yīng)在施工管理工作報(bào)告中對(duì)進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)、文明施工、合同管理等各項(xiàng)管理工作加以總結(jié)，以便起到從成績(jī)中積累經(jīng)驗(yàn)，從不足中吸取教訓(xùn)的目的。

3.2 根據(jù)施工實(shí)際情況編制竣工圖

施工單位應(yīng)在施工現(xiàn)場(chǎng)記錄及設(shè)計(jì)變更文件的基礎(chǔ)上，根據(jù)工程建筑物的實(shí)際情況及時(shí)編制竣工圖；編制后應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處使用不易褪色的紅印泥加蓋竣工圖章，并履行簽字程序；圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，并按規(guī)定統(tǒng)一折疊成A4 幅面，圖標(biāo)欄露在外面。

3.3 精選照片進(jìn)行歸檔

施工單位應(yīng)從日常收集的影像資料中精選出能清晰反映施工過(guò)程的數(shù)碼照片加以沖洗，并用照片檔案盒進(jìn)行歸檔，盒中應(yīng)附工程位置、部位、內(nèi)容、現(xiàn)場(chǎng)人員、攝影者及攝影時(shí)間的簡(jiǎn)要說(shuō)明。

3.4 根據(jù)業(yè)主要求進(jìn)行組卷

施工單位應(yīng)按照施工資料之間的有機(jī)聯(lián)系， 科學(xué)地整理組卷，每卷資料厚度應(yīng)控制2-4cm，但不同項(xiàng)目、不同內(nèi)容的文件資料不可裝訂在一起，文件數(shù)量過(guò)多或案卷過(guò)厚的可以分訂數(shù)卷，每卷檔號(hào)應(yīng)獨(dú)立編寫(xiě)。

3.5 按照統(tǒng)一格式進(jìn)行案卷編目

施工單位應(yīng)對(duì)每一卷資料都單獨(dú)編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)碼。施工單位應(yīng)按照業(yè)主確定的案卷編目式樣編制案卷封面、案卷目錄、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表。

3.6 規(guī)范裝訂以便于保管和使用

施工單位應(yīng)在裝訂前，去掉資料上的金屬物以免銹蝕文件，殘破文件應(yīng)當(dāng)修補(bǔ)，大張文件須要折疊成手風(fēng)琴式；裝訂時(shí)在案卷左側(cè)留出裝訂部分，用棉線繩勒緊結(jié)牢，采用“三孔一線”法裝訂，注意不要倒置或脫漏紙張；裝訂后應(yīng)放入檔案館指定的無(wú)酸牛皮紙檔案盒中。