醫院電子檔案的管理工作探討

周 泉

吉林省梅河口市友誼醫院，吉林梅河口 135000

伴隨醫療技術以及電子信息技術的迅猛發展，信息技術在醫療領域也獲得了快速發展，醫院檔案的管理模式也由傳統的文書文檔管理模式逐步轉變為多層次、多形式的管理模式，對于醫院檔案的管理而言，運用電子文檔管理模式是一個全新的事物，怎樣進一步提升醫院的電子檔案的管理水平與管理質量，是當前醫院檔案管理過程當中首先需要解決的一個重要問題。本文針對電子文件管理所面臨的問題進行了分析與探討，并提出了提升電子檔案管理質量的相應對策。

1 醫院電子檔案管理過程中出現的主要問題

1.1 檔案管理不到位、責任不明確

醫院檔案管理通常由醫院行政辦公室所屬的綜合檔案室進行負責，一般僅僅負責管理各種文書、科技、會計以及人事檔案等。醫療病歷檔案的管理工作則由專門的病案室負責管理，而那些X線、檢驗檢查、病理切片、影像檢查圖文檔案以及日常網絡辦公的電子資料檔案則由各自的業務科室自行負責，部分醫療電子網絡信息以及電子病歷方面的資料則由信息科負責，造成檔案管理部門不少，管理比較混亂，職責無法明確的問題。

1.2 醫院電子檔案管理制度不完善，管理意識有待提高

部分醫院盡管建立了檔案管理制度，然而運行效果卻很不理想，檔案管理意識比較差，很多檔案資料經常堆放在醫生辦公室，沒有及時進行歸檔，造成檔案資料丟失現象比較嚴重。醫院比較重視專業技術的教育與培訓工作，而對檔案管理方面的教育與培訓工作不太重視，對檔案管理的宣傳工作也有待進一步加強。此外，醫院電子檔案管理的要求與標準并不明確，造成電子檔案管理制度的制定難以及時跟上，無法滿足現代信息化的檔案管理要求。

1.3 電子檔案管理有待進一步規范，檔案缺失、損壞問題比較嚴重

當前大部分醫院的電子檔案資料多由各個科室自行負責，并沒有進行統一規范的管理，再加上電子檔案必須保存在電腦中，各個科室對于網絡安全、預防病毒、管理權限、資料保存等方面都難以確保不出現紕漏。此外，醫院對電子檔案如何規范地收集、鑒定、整理等方面的知識非常缺乏，造成檔案缺失、損壞問題比較嚴重。

2 提升醫院電子檔案管理水平與管理質量的措施

2.1 建立健全檔案管理網絡系統

建立并完善醫院、檔案室以及各個科室的三級檔案管理網絡系統。對于電子檔案管理的權限、職責必須進一步明確，建立統一的管理機構、管理制度以及操作保管實施細則。這對有關部門監督與管理電子檔案工作非常有利，并且還能使得各部門的職責更加明確，同時也能使得電子檔案的管理更加安全可靠、系統而規范。利用網絡系統還可以使電子檔案管理過程中最大限度地實現資源共享。醫院的電子檔案管理工作能夠實現與其余信息管理平行進行，醫院的信息科對病案統計、圖書資料以及計算機等方面的資料進行管理，而醫院的綜合檔案室則對各類載體的檔案實施統一管理，并且負責對醫院的檔案工作進行全面監督、指導以及檢查，從而使得醫院的檔案管理職責更加明確，管理更加到位。

2.2 制定并完善醫院的電子檔案管理制度

制定完善的制度對于搞好醫院電子檔案的管理工作發揮了至關重要的作用，其主要內容有制定并完善電子檔案收集以及相應的歸檔制度、醫院電子檔案的有效利用、電子檔案保管制度，保管的有效期限、歸檔范圍等相關內容，同時應當將其納入到醫院的綜合考評中去，制定并完善醫院電子檔案的動態管理制度，從而使得電子檔案管理工作更加科學規范。

2.4 加大醫院電子檔案管理的資金投入

醫院電子檔案管理工作的成功與否，直接影響到醫療安全以及檔案信息的準確可靠性，同時也對醫院的科研、教學以及檔案的有效利用產生巨大的影響。醫院必須高度重視檔案管理的軟、硬件的資金投入，配置先進的設備、設施（如計算機、刻錄儀器等）、高性能的軟件（如維護網絡安全的軟件、防火墻、信息加密等），從而確保醫院電子檔案的有效運行。

3 結語

伴隨醫療技術、電子信息技術的迅猛發展，使得醫院電子檔案的管理也獲得了突飛猛進的發展，因此，醫院必須與時俱進，盡快轉變電子檔案的管理手段、管理方法和管理理念等，不斷對電子檔案管理工作進行創新，醫院的檔案管理工作人員也應當不斷加強相關業務知識的學習，進一步提升自己的綜合素質，以符合醫院電子檔案管理工作的全新要求，以便為搞好電子檔案管理工作做出新的更大的貢獻。

[1] 陸芳. 試論電子檔案的管理[J].科技情報開發與經濟，2009，19（20）：102-104，108.

[2] 霍金龍.談電子檔案管理問題[J].山西檔案，2009（7）：6-7.