論信息化管理對精細化管理的助推作用

◎ 中航工業北京航空材料研究院信息中心 鄭詩建

一、概述

對于現代企業而言，精細化發展模式已經成為了所有企業改革轉型的目標。企業的精細化管理要求企業在專業化的基礎上還應該注重企業的系統化、數據化和信息化。當前是一個信息化的時代，企業的精細化管理要求企業必須信息化，信息化程度較低的企業是無法做到精細化管理的。

在企業的精細化發展過程中，提升企業的信息化水平，有助于提升企業的溝通能力和企業的反應速度。比如說，當企業在生產經營過程中出現了一個亟須解決的問題，此時如果企業信息化水平太低，那么不論是上情下達還是下情上達都會浪費掉很多時間，解決問題的時機可能被延誤，給企業帶來的整體損失可能會成倍地放大。對于任何一個企業而言，企業信息化的速度過慢，毫無疑問會降低企業的發展速度，只有企業的信息化達到一定的水平，企業的發展才能夠快速而又穩健。

所以，企業要實現精細化管理的目標，就必須增強企業的信息化水平，讓企業的精細化管理水平在良好的溝通和快速的反應中得到大幅度的提升。

二、信息化與精細化管理的關系

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。

信息化管理是以信息化帶動工業化，實現企業管理現代化的過程，它是將現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變企業生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合企業內外部資源，提高企業效率和效益,增強企業競爭力的過程。

精細化管理是一種管理理念，一種管理文化，其以“精、準、細、嚴”為基本原則，通過提升改造員工素質，加強企業內部控制，強化鏈接協作管理，從而從整體上提升企業整體效益。

精細化不能單從字面來理解，其包含了以下四個方面特征：

精：精是做精，精益求精，追求最好，不僅把產品做精，也把服務和管理工作做到極致，挑戰極限。

準：準是準確的信息與決策，準確的數據與計量,準確的時間銜接和正確的工作方法。

細：工作細化、管理細化，特別是執行細化。

嚴：嚴是嚴格控制偏差，嚴格執行標準和制度。

隨著改革開放三十多年的不斷深入，對企業的管理要求也越來越高，企業在發展初期會采用粗獷式管理方式，因為粗獷式的管理方式容易帶動企業進步，它抓大放小。可這種管理方式與精細化管理方式是相違背的。精細化管理只有在企業運行到一定時候，才能節約企業成本。當開源和節流不再矛盾的時候，企業才能做精細化管理。運用精細化管理，企業必然要付出更多的人力成本和流程上的成本，可能就會效率降低。隨著影響成本因素的變化，企業追求信息化更趨于理智，就是要尋找先進的管理實踐和信息化技術，來降低成本，提高響應客戶的速度。一些先進的管理理念如精益生產，六西格瑪，優化流程等，其目的就是幫助客戶實現低成本、高質量等目標。那么，對于信息化這個被證明能提升管理的技術，也必須支持業已證明的管理實踐。這個時候實施信息化能夠彌補精細化管理帶來的效率降低的問題。

信息化為整個企業的管理提供了一個平臺。信息化可以挖掘使管理提升精細化的潛能，并能夠鞏固和監控先進管理實踐的結果，如果信息化被融于先進的管理思想和實踐，那么信息化就能更好的服務客戶，給客戶帶來更大的價值。

精細化和信息化的關系，我認為兩者是相輔相成的關系，精細化是信息化的目標，信息化是精細化的手段。信息化是對精細化的加強和鞏固，是把相對成熟、合理、準確的管理思想進行固化并強制執行。其目的是提高管理水平，提升競爭力。

精細化管理方法就是：

復雜的事情→簡單化

簡單的事情→流程化

流程的事情→定量化

定量的事情→信息化

要實現精細化管理，最終的落腳點還是在信息化。

三、信息化助推我院的精細化管理

為推進我院管理信息化技術的應用與發展，傳播先進的管理模式和管理方法，有效推進信息化管理信息系統的普及與深化應用，實現企業財務、物流、生產制造和業務流程的一體化和精細化管理，管理信息化是一條非走不可的道路。

信息化管理是我院為了達到經營目標，以適量投入獲取最佳效益，借助一些重要的工具和手段而有效利用人力、物力和財力等資源的過程。信息化是手段，業務流程的優化或重組是核心，增強我院的核心競爭力、實現我院價值的最大化是最終目的。

信息化管理不是簡單地用IT工具來實現已經陳舊的管理邏輯，而是通過信息化帶動我院管理的創新，站在我院戰略發展的高度，重新審視過去積淀的院文化、理念、管理制度、組織結構，將信息技術融入到新的管理模式和方法中。

運用信息技術對企業的商流、物流、資金流和信息流進行有效控制和管理，逐步實現商流、物流、資金流和信息流的同步發展，通過四流系統將原來管理金字塔體系打破，實現扁平化的流水線管理方式，通過這個主線條銜接并重建每個員工、每道工序、每個部門的數字化基礎，并達到規范化、標準化的要求，院領導和管理人員可隨時調用生產、采購、財務等部門所有數據，既實現資源共享，又實現實時監控，同時做到精、準、細、嚴。這樣，在新的管理思想基礎上建立起來的新的數字化管理才能成為我院走向網絡化、信息化的堅實基礎。

對于流程優化，我們現在在實施科研生產管理系統時，已經有一些比較好的模式，這些先進的模式與業務管理相結合，然后再去實施，達到一定的管理目標。但業務有時候可能是變化的，一方面要調整系統，對管理軟件的靈活性要求越來越高；另一方面對管理軟件的開發性和支撐業務，在上面去搭建自己的業務流程，這充分體現了“精”的作用。若流程經過優化，加上信息化的放大作用，把流程固化在科研生產管理系統中實施，PDM系統可幫助實現對文件資料從編制到分發應用的全過程的有效控制，減少人為操作，降低工作量，減少出錯率。MES系統通過對WBS雙向同步，可針對個人制定二級計劃，實現項目的精細化管理。

利用支付控制系統的上線，用信息化的手段使報銷流程和審批流程規范化和簡單化，再輔以嚴格完善的規章制度，使財務管理更加高效，這體現了信息化的“細”和“嚴”。支付控制系統具有統一標準數據規范流程，利用信息化手段做到數據共享，各級別、各部門的不同人員，通過授權管理，可以方便地查詢到與本人工作相關的財務信息，提高管理效率。支付控制系統與資金計劃、合同管理、預算管理和帳務系統的結合，使支付結算能夠在事前進行控制，同時為各管理者提供更加詳細的財務信息。支付控制系統的上線，加強資金監控，保障資金使用的安全、高效。通過將財務管理精細化、事項具體化，最大限度地挖掘財務活動的內在價值，也是實現財務精細化管理目標的一個基礎。

從精細化管理角度看，我院就像一臺精確運轉的機器，每一名員工就是組成機器的一個零件，確保合適的零件在合適的位置發揮應有作用，關鍵就在于人力資源管理的精細化。而人力資源管理要做到精細化必然少不了信息化的輔助支持。原因在于，精細化管理的成功，依賴于大量、準確、及時的數據，而這正是信息化所能帶來的。

事實上，我院人力資源信息管理系統的建立和靈活運用，將人力資源管理系統化、程序化、標準化、數據化，使得人力資源管理各分支精確、高效、協同的持續運行，讓簡單重復的工作交給系統干，能讓系統自動完成的工作最好不要手工干，解決了事務性工作花費大量精力、占用了部門大量人員的問題。另外，各專責能更好的共享利用各自管理的人員信息，避免重復工作和可能帶來的數據不一致問題，使各種報表和統計信息能全面準確地反映出我院目前人力資源的現狀，為領導決策提供支持，節省了大量的人工成本，為全院精細化管理創造更有價值的東西。

物資管理系統的建設對我院的物流精細化管理起到了重要作用，在建設《航材院新物資管理系統》之前，我院物資供應中心有一個庫房管理軟件、一個采購管理軟件、一個通用物資采購軟件。這三個軟件功能較簡單，尤其是這三個軟件之間彼此毫無關聯，三個軟件的數據之間沒有任何聯系，其結果就是在物資供應中心內部形成了三個典型的信息孤島，每當采購計劃生成以后，其執行情況無法跟蹤監控，一旦某個采購計劃出現了問題，為了查找出現問題的原因往往要花費大量的人力和時間。建設《航材院新物資管理系統》之后，將采購、庫房以及通用物資采購這三部分業務的相關信息全部由一個統一的軟件系統來進行管理，不僅消除了物資供應中心內部的信息孤島，而且還打通了與財務入庫報銷業務與出庫核銷業務的關聯，使我院物資管理的精細化水平得到很大的提高，尤其是設計了一張貫穿物資采購全過程的跟蹤查詢大報表，使每一個采購計劃的后續執行情況在系統中一目了然，推進了物資需求申報、采購計劃編制、到貨驗收入庫、出庫財務結算等全流程精細化管理，實現了向管理要效益的目標，這體現了信息化“準”的作用。該系統自2010年9月初正式上線以來，一直運行平穩，并在物資管理工作中發揮著核心作用。以往每年底物資與財務對帳需要近一周時間，而且還需多人進行加班，自從物資管理系統上線運行后，2010年和2011年連續兩年年底物資與財務對帳僅需一天時間，既準確又快捷。

《航材院新物資管理系統》在對整個采購過程、倉儲業務以及財務業務的管理過程中強調對資金流和信息流的控制，同時通過物資供應中心員工和財務部員工的工作和業務流程，促進了資金、物料的流動和價值的增值，對物資采購及財務結算全過程實現了實時監控，提高了物資供應中心原材料采購工作對全院科研生產原材料采購需求的響應速度，適應了企業在知識經濟時代市場競爭的需要。

目前，我院的信息化系統還處于建設階段，各個系統之間還未完成集成，信息化的作用還不能充分體現，信息化系統集成之時便是我們精細化管理全面提升之日。

四、結束語

企業的信息化并不能一蹴而就，而是漸次漸高的。企業內外部環境是一個動態的系統，企業管理的信息化系統軟件也要與之相適應，管理信息系統的選型、采購、實施、應用是一個循環的動態過程。這一動態過程是與企業的戰略目標和業務流程緊密聯系在一起的。

企業信息化管理的精髓是信息集成，其核心要素是數據平臺的建設和數據的深度挖掘，通過信息管理系統把企業的設計、采購、生產、制造、財務、營銷、經營、管理等各個環節集成起來，共享信息和資源，有效地支撐企業的決策系統，達到降低庫存、提高生產效能和質量、快速應變的目的，提升管理軟實力，真正做到管理“精”、“準”、“細”、“嚴”，增強企業的市場競爭力。