新聞單位新聞照片檔案管理之淺見

□ 胡小燕

（慈溪日報社，浙江 慈溪315300）

新聞的本源是事實，今天的新聞是明天的歷史。新聞照片檔案以其特殊的載體形式，直觀形象地反映出政治、經(jīng)濟、文化和社會環(huán)境發(fā)展的歷史，重大事件發(fā)生以及重要人物重大活動等，它是不可再生的檔案財富。因此，如何加強縣（市）級報社新聞照片檔案收集、整理與利用，使其更好地發(fā)揮作用，是值得我們?nèi)ド罹康膯栴}。

落實工作責任 建立收集體系

做好新聞照片檔案工作，收集是基礎。首先要統(tǒng)一認識、落實責任，把這項工作與報社新聞報道工作一起部署，一起落實，適時召開專題會議，加強對本單位新聞從業(yè)人員的檔案法律、法規(guī)宣傳。提高新聞照片檔案收集的思想認識，使他們充分認識到新聞照片檔案是新聞單位重要的檔案來源，是國家和社會的寶貴財富，對以后的新聞報道、工作查考、歷史憑證等方面有著不可估量的價值。其次，健全網(wǎng)絡、建立制度。建立一個總編輯領導，總編辦負責，各職能部門負責人和專（兼）職檔案員為成員的檔案三級管理網(wǎng)絡，并建立收集制度，對報社各部門、各攝影記者拍攝的新聞照片進行收集、匯總。再次，是對照片檔案上交情況與新聞記者的目標責任制考核掛鉤。考核部門對攝影記者進行月度考核時，對攝影記者上交的月度考核表（一月見報圖片統(tǒng)計表），先由新聞照片檔案管理員對攝影記者見報的新聞照片數(shù)量與上交到綜合檔案室的照片數(shù)量、歸檔情況進行對照審核，把新聞照片檔案的收集歸檔情況與攝影記者的目標責任制、經(jīng)濟考核結(jié)合起來，把新聞照片檔案的收集歸檔工作落到實處。

明確歸檔范圍 做好收集整理

一是我們報社參照國家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》的要求，結(jié)合中共中央宣傳部、國家檔案局《新聞單位宣傳報道暫行辦法》，制定出單位新聞照片檔案的歸檔范圍。凡是本單位記者拍攝的市級以上主要領導及先進模范人物重要活動的照片；重要外賓、國內(nèi)知名學者專家、港澳臺同胞中的知名人士在本市重要活動的照片；反映本市重大活動、重大事件的照片；名勝古跡、自然風光以及民間風俗的照片等都應在歸檔范圍。

二是新聞照片檔案員在新聞照片檔案收集過程中變被動為主動。利用網(wǎng)絡，主動介入單位攝影人員和通訊員新聞照片上傳平臺，從中捕捉照片信息；從報道計劃中提前了解將產(chǎn)生的新聞照片；從報道內(nèi)容中確定照片檔案收集目標和要求。

傳統(tǒng)的做法，檔案員只把在報紙上發(fā)表的圖片按歸檔范圍收集存檔，這樣就會導致部分未見報但又有保存價值的照片白白流失。如果上傳的新聞照片對照新聞報道紀律不宜公開報道，新聞照片檔案員則可在上傳平臺里發(fā)現(xiàn)后將該組照片作為歷史記錄照片存檔。

新聞圖片檔案員從新聞報道計劃中了解新聞動態(tài)，確保檔案內(nèi)容完整。例如，新聞照片檔案員從報道計劃中獲悉本市將對三北大街拓寬改造工程進行宣傳的消息后，就會從新聞檔案員的角度與攝影記者溝通，建議攝影記者，對改造前的三北大街進行記錄性拍攝保存，再將工程竣工后的報道照片結(jié)合起來歸檔，使新聞照片檔案反映的歷史內(nèi)容系統(tǒng)化。

從報道內(nèi)容中確定歸檔數(shù)量。一件重大活動的報道，編輯基本操作方法，一篇報道配一張照片。例如2011年10月29日《慈溪日報》第一版題為《首屆中國（慈溪）上林湖越窯青瓷文化節(jié)盛大開幕》的報道中，編輯只配發(fā)一張《越·瓷風》專場演出的照片，新聞照片檔案員根據(jù)文字報道內(nèi)容收集了著名學者余秋雨為開幕式揭幕，文化部、浙江省文化廳等上級各部門領導在這次活動中的珍貴照片共計7張。

三是縣（市）級報社檔案員對新聞照片檔案歸檔、整理方法嚴格按國家檔案局《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。相紙照片進行掃描，形成一定格式的圖像文件，數(shù)碼照片在歸檔時應統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為JPEG格式。將數(shù)碼照片按檔案局統(tǒng)一制定的照片檔案規(guī)格尺寸印出相紙照片，沖印出的相紙照片插入檔案相冊中，單張新聞照片文字說明要注明拍攝時間、地點、人物、事由、拍攝者，其中主要人物要注明所處的位置。成組的照片要增加總說明和該組照片所包含張數(shù)等內(nèi)容，見報的照片同時要注明刊載刊物名稱、時間、版次①。案卷目錄歸檔方法：全宗號-目錄號-案卷號（冊號）-年代，卷內(nèi)目錄歸檔方法：本卷內(nèi)紙質(zhì)照片流水號/全宗號-數(shù)碼照片大流水號。再把每張數(shù)碼照片進行編碼，方法：全宗號-數(shù)碼照片大流水號，以卷（冊）為單位制成文件夾，一份存電腦硬盤，一份刻錄到不可擦寫的光盤上，光盤上用記號筆注明全宗號-目錄號-案卷號-該盤內(nèi)數(shù)碼照片的大流水起止號及數(shù)碼照片形成年代，使電腦硬盤、刻錄盤中數(shù)碼照片和沖印出的相紙照片一一對應。為了便檢索，將新聞照片檔案卷內(nèi)目錄和案卷目錄全部按規(guī)范錄入市檔案局開發(fā)的規(guī)范化檔案電子管理系統(tǒng)。現(xiàn)代化的管理大大簡化了工作程序，提高了工作效率，保護了照片檔案的安全和完整②。

積極做好新聞照片檔案的開發(fā)利用

新聞照片檔案的保存價值在于利用，只有積極開發(fā)新聞照片檔案的利用，才能充分體現(xiàn)照片檔案的珍貴和檔案本身所具有的歷史價值。縣（市）級報社檔案室的新聞照片在社會發(fā)展的進程中，要不斷宣傳介紹本單位新聞照片檔案信息，將豐富的新聞照片檔案在藏品和展品的角色中不斷轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)資源共享。例如，慈溪市郵政局出版的《改革開放30年，撤縣設市20年》紀念郵冊和慈溪市檔案局成功舉辦的《慶祝建國60周年》大型圖片展中近三分之二圖片由本報檔案室提供，我們還為慈溪市城市展覽館提供大量照片，成為《城市展覽館》的主要照片來源，報社檔案員還被吸收為城市展覽館籌建組人員。一個單位的新聞照片檔案管理是否規(guī)范，檢索是否科學往往也在利用中得到體現(xiàn)。為了紀念報社復刊20周年，我們報社新聞照片檔案員作為編委會成員之一，利用近二個月的時間就編輯出版了一本《影記二十年》畫冊，畫冊內(nèi)容由報社綜合檔案室提供，畫冊充分展示了魅力慈溪、活力慈溪和文明慈溪。總而言之，縣（市）級報社要努力做好新聞照片檔案的收集、整理與利用工作，為人民群眾需要和社會進步服務，只有這樣才能實現(xiàn)新聞照片檔案的自身價值。

注釋：

①尹買娣.數(shù)碼照片的檔案管理[J].檔案管理，2003（1）：37.

②許力紅.談照片檔案信息化[J].中國檔案，2012（3）:59-60.